7.

1: THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ

7.1.1 Khái niệm – yêu cầu đối với thông tin

Là quá trình trao đổi giữa người gởi và người nhận. - Thông tin trong quản trị: Là
những tin tức mới được thu nhận, được hiểu hiểu và đánh giá có ích trong việc ra
uyết định về hoạt động ủa tổ chức. Diễn trình thông tin được phản ảnh qua sơ đồ 7
phần như sau: bảng trang 96

7.1.2: Vai trò của thông tin trong quản trị

 Vai trò của thông tin trong quản trị -Vai trò điều phối và thay đổi

 Phương tiện thống nhất mọi hoạt

 Phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức

 Phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức để đạt mục tiêu chung

-Vai trò phục vụ cho việc thực giện các chức năng quản trị -

-Vai trò phục vụ cho việc ra quyết định quản trị

-Tác động tổ chức thành một hệ thống mở tương hỗ với môi trường bên ngoài

7.1.3: Thông tin trong tổ chức

- Thông tin chính thức và thông tin không chính thức

• Thông tin chính thức: là những thông tin theo cấp hệ, chẳng hạn nhà quản trị ra
lệnh cho nhân viên cấp dưới hay nhân viên thuộc cấp báo cáo kết quả lên cho nhà
quản trị.

VD:

• Thông tin không chính thức: Là những thông tin do nhân viên tạo ra bởi những
cuộc giao lưu, trò chuyện rồi tạo thành những nhóm, phe. Và những thông tin ấy
thường không được quản trị chấp nhận những vẫn phải chú ý vì nó luôn tồn tại
trong tổ chức do hững nhu cầu của nhân viên
VD: những cuộc đi chơi, cà phê, xem phim,… -

Chiều thông tin:

• Thông tin chiều trên xuống: thông tin từ cấp trên xuống, có thể bằng lời, giáp
mặt, bút lệnh hoặc thư

• Thông tin chiều dưới lên: Thường là báo cáo của cấp dưới hoặc sáng kiến, đề
xuất của 1 ai đó trong công việc

. • Thông tin chiều ngang: Là giữa các thành viên, bộ phận bằng cấp nhau.

- Các mạng thông tin thông dụng:

• Mạng dây chuyền: Biểu thị các cấp của hệ cấp dọc, trong đó chỉ có thông tin từ
trên xuống hay từ dưới lên và không có sự lệch hướng.

• Mạng chữ Y: Biểu cthị 2 cáp dưới báo cáo cho cùng 1 nhà quản trị cấp trên và
treen nhà quản trị này có nhiều cấp quản trị cao hơn

• Mạng bánh xe: Hệ thống có nhiều thuộc cấp không có thông tin ngang hang. Mọi
thông tin đều thông qua nhà quản trị.

• Mạch vòng tròn: Một quản trị với nhiều thuộc cấp, mỗi thuộc cấp chỉ trực tiếp
quan hệ với 2 thuộc cấp khác kế cận.

• Mạch đủ mạch: Mỗi thành viên đều tự do thông tin với những thànhphần khác
trong mạch, các thành phần khác đều ngang nhau

7.1.4: Những trở ngại trong thông tin

1. Thông tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung: nội dung sai làm
cho người nhận tin không hiểu hoặc hiểu sai, từ đó không thể ra quyết định
hoặc quyết định sai lầm.

2. Thiếu kế hoạch đối với thông tin: là một thông tin ít xảy ra ngẫu nhiên mà
cần có sự suy nghĩ, chuẩn bị, kế hoạch trước.

3. Những giả thuyết không được làm rõ: giả thuyết rất quan trọng, là cơ sở cho
việc thông báo nhưng thường bị bỏ qua và không làm rỏ, dẫn đến người
nhận và người gửi hiểu lầm nhau.
 4. Các thông tin diễn tả kém về ý tưỡng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu,
không rạch ròi ý nghĩa.

5. Ngữ nghĩa không rỏ ràng một cách cố ý hay ngẫu nhiên.

6. Sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém.

7. Ít lắng nghe và đanh giá vội vả.

8. Sự không tin cậy, đe dọa và sợ hãi sẽ phá hoại

9. Thời gian không đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích cuả thông tin là
phản ánh các thay đổi xảy ra.

7.1.5) QUẢN TRỊ THÔNG TIN VƯỢT QUA NHỮNG TRỞ NGẠI

Điều chỉnh dòng tin tức: Nhà quản trị phải thiết lập một hệ thống lọc thông tin theo
các cách sau:

Cách 1: Giao thông tin cho cấp dưới, chỉ những thông tin không đứng mục
tiêu mới trình lên nhà quản trị.

Cách 2: Thông tin đến nhà quản trị phải cô đọng, súc tích.

Cách 3: Phân loại thông tin thành những tên, hành động theo thứ tự ưu tiên.

Mục đích “điều chỉnh dòng tin tức” là tránh cho nhà quản trị bị quá tải về thông
tin, cả về số lượng lẫn chất lượng thông tin.

 Sử dụng sự phản hồi: Trong tiến trình thông tin, để tránh sự hiểu sai
và không chính xác, nhà quản trị sử dụng vòng phản hồi để đánh giá
tác dụng của thông tin đến người nhận như thế nào?

 Đơn giản hóa ngôn ngữ: Ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu, ngôn ngữ phải
phù hợp với người nhận.

 Tích cực lắng nghe: Đòi hỏi tập trung cao độ khi nghe, phải đặt mình
trong vị trí của người phát biểu, để dễ hiểu đúng và hiểu hết vấn đề.

 Hạn chế cảm xúc: Hạn chế mọi cảm xúc trong việc tạo thông tin
  Sử dụng dư luận: Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của
mình mặc dù dư luận vốn chứa những nhân tố bất lợi cần loại bỏ

7.2 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

7.2.1 Khái niệm

Quyết định quản trị: Quyết định là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp nhằm
định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải
quyết một vấn đề có tính cấp bách trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách
quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ
thống.

Làm quyết định thành công bao gồm việc xác định:

1. Ai phải làm quyết định (Who)?

2. Quyết định cái gì (What)?

3. Quyết định khi nào (When)?

4. Ở đâu (Where)?

5. Ai thực hiện (Who)? và

6. thực hiện như thế nào thì tốt (How to decide)?

7.2.2 ĐẶc điểm của quyết định quản trị

Quyết định quản trị có những đặc điểm sau:

-Chỉ có chủ thể quản trị mới đề ra quyết định

-Quyết định quản trị chỉ được đề ra khi vấn đề đã chín mồi

-Quyết định quản trị có liên quan chặt chẽ đến thông tin và việc sử lí thông tin

-Quyết định quản trị chứa đựng những yếu tố tri thức khoa học và nghệ thuật sáng
tạo

7.2.3 Các yêu cầu đối với quyết định quản trị
Phải có căn cứ khoa học: có căn cứ, có cơ sở, lý giải được Bảo đảm tính pháp lý:
quyết định đúng thẩm quyền, hợp pháp Bảo đảm tính thống nhất:quyết định phù
hợp nhiệm vụ của mục tiêu tổ chức Bảo đảm tính cụ thể: ngắn gọn,dễ hiểu, cụ thể
chi tiết. Thời gian rõ ràng, cụ thể:bắt đầu, kết thúc khi nào Ý kiến đưa ra kịp
thời:giải quyết kịp thời những yêu cầu thực tiễn

Vd: Căn cứ vào Tết Trung Thu để có cơ sở tổ chức trung thu cho các em ở mái ấm
Ánh Sáng.

-Các mục tiêu và nhiệm vụ đưa ra đều phù hợp với các thành viên trong nhóm -
có tính thống nhata giữa mọi người vì mọi thành viên có cùng một mục tiêu

7.2.4 Phân loại quyết định 

-      Theo tính chất của các quyết định 
 Quyết định chiến lược : thường do nhà quản trị cấp cao thực hiện, có tầm
quan trọng đặc biệt, xác định phương hướng và đường lối hoạt động của tổ
chức. 
 Quyết định chiến thuật : thường do những nhà quản trị cấp giữa thực hiện,
giải quyết vấn đề bao quát  trong một lĩnh vực hoạt động, liên quan đến mục
bộ phận chức năng trong một thời kỳ nhất định và khai trển từ quyết định
chiến lược.
 Quyết định tác nghiệp : thường do các nhà quản trị ấp thấp thực hiện, liên
quan đến việc điều hành công việc hàng ngày, giải quyết vấn đề theo tính ,
chuyên môn nghiệp vụ  của các bộ phận cá nhân trong tổ chức.
Theo phạm vi thực hiện 
 Quyết định toàn cục : có tầm ảnh hửơng đến tất cả các bộ phận trong tổ chức
và thương được ra bởi nhà quản trị cấp cao. 
 Quyết định bộ phận: chỉ ảnh hưởng đến một hoặc một vài bộ phận trong tổ
chức và do nhà quản trị cấp thấp quyết định.
 Theo thời gian thực hiện :  
 Quyết định dài hạn : thường do nhà quản trị cấ cao đưa ra, được thực hiện
tong khoản thời gian dài 
 Quyết định trung hạn: thường do nhà quản trị cấp trung đưa ra , thực hiện
trong thời gian tương đối dài.
 Quyết định ngắn hạn : do quản trị cấp thấp đưa ra. Quyết định này được giải
quyết tức thì, nhanh chóng và thường mang tính chuyên môn nghiệp vụ
thuần túy.
Theo chức năng quản trị : 
 Quyết định theo kế hoạch : xây quanh vấn đề phân tích, xây dựng và laujw
chọn phương án hay kế hoạch hành động.
 Quyết định về tổ chức : liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức hay vấn đề
nhân sự  
 Quyết định điều hành : xây quanh những vấn đề như khen thưởng, động viên
hay cách thức, mệnh lệnh giải quyết vấn đề 
Theo cách soạn thảo: 
 Quyết định được lập trình trước : thương do nhà quản lí cáp thấp đưa ra, sử
dụng trong các thủ tục, thể lệ được triển khai và áp dụng thường xuyên. 
 Các quyết định không được lập trình trước : sáng tạo để giải quyết sao cho
phù hợp từng hoàn cảnh và thường là dạng quyết định của những nhà quản
trị cấp cao. Quyết định này được dùng trong những tình huống bất thường có
sự mới mẻ, không cấu trúc, không có phương pháp rỏ ràng và khác hẳn
những đều thường gặp.