BÀI GIẢNG

MÔN:QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

 Nội dung chính
Chương 1: Tổng quan về quan hệ công chúng
Chương 2: Kỹ năng quan hệ công chúng
Chương 3: Hoạch định quan hệ công chúng
Chương 4: Quản lý khủng hoảng
Chương 5: Một số công cụ thực hiện quan hệ công
chúng
 Giới thiệu về học phần
Quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng là một nghề mới được hình
thành nhưng phát triển rất nhanh. Nhiều doanh
nghiệp thông qua quan hệ công chúng truyền đạt
thông tin, thuyết phục công chúng chú ý đến sản
phẩm và doanh nghiệp nhiều hơn.
 Mục tiêu môn học
- Kiến thức:
+ Trình bày được tổng quan về quan hệ công chúng
+ Thực hiện được công tác hoạch định quan hệ công chúng, quản
lý khủng hoảng
- Kỹ năng:
+ Có kỹ năng về viết TCBC, biên soạn và thuyết trình
+ Có kỹ năng tổ chức được một buổi họp báo, sự kiện và hoạt
động tài trợ.
- Thái độ: tích cực trong học tập
 Chương 1
Tổng quan về quan hệ công chúng
 Nội dung chính
1. Khái niệm

2. Phân biệt PR và quảng cáo

3. Lịch sử hình thành quan hệ công chúng

4. Cơ sở nền tảng của ngành quan hệ công chúng

5. Phân loại hoạt động quan hệ công chúng

6. Đặc điểm và vai trò của quan hệ công chúng

7. Tiêu chuẩn và yếu tố cần thiết của người làm

quan hệ công chúng

8. Công ty PR chuyên nghiệp

 Một số lầm tưởng về PR

PR là tạo PR là Quảng
scandal Cáo

PR là bỏ tiền
đăng báo
 Khái niệm
Công chúng là những thành phần bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp có những ảnh hưởng nhất
định đến hoạt động của doanh nghiệp.
 Khái niệm
Công chúng là những người liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp đến tổ chức. Họ là những người ảnh hưởng
đến quá trình hoạt động và sự phát triển của tổ chức.
11

Công chúng
Cơ quan công
quyền
Cơ quan truyền Tổ chức đoàn
thông thể

Nội bộ công ty Tổ chức hoạt

động xã hội
Doanh
Các trung gian,
nghiệp Tổ chức đầu tư,
nhà phân phối tài chính

Đối thủ cạnh

Khách hàng
tranh
Nhà cung cấp
 Khái niệm
Quan hệ công chúng là việc xây dựng quan hệ tốt
với các nhóm công chúng khác nhau của công ty
bằng cách chiếm được cảm tình của công chúng,
xây dựng hình ảnh tốt cho công ty, xử lý hoặc đánh
lạc hướng các tin đồn hoặc câu chuyện, sự kiện bất
lợi.
Trích: Philip Kotler và Gary Armstrong (2012)
Nguyên lý tiếp thị, TPHCM, NXB Lao Động Xã Hội
 Một số khái niệm cơ bản
“PR là người khác nói về mình còn quảng cáo là
mình nói về mình. PR mang tính khách quan
cao, thường dùng các phương tiện trung gian để
thông tin tuyên truyền, tạo dựng hình ảnh, cho
nên mọi thông điệp đến với các nhóm công
chúng dễ dàng được chấp nhận hơn, ít thể hiện
tính thương mại hơn. Công chúng khi tiếp nhận
thông tin về hàng hóa, dịch vụ thường cảm thấy
thoải mái và dễ tin hơn ”
PGS – TS Tạ Ngọc Tấn
Giám đốc Học Viện Báo Chí và Tuyên Truyền
 Cơ sở nền tảng của ngành
quan hệ công chúng
Giao tiếp
 Cơ sở nền tảng của ngành
quan hệ công chúng
Sơ đồ mô hình truyền thông
16

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Thông cáo báo chí
Xuất bản phẩm
Tổ chức sự kiện
Tài trợ
Họp báo
Tổ chức hội nghi
Hoạt động xã hội
Phương tiện nhận diện
17

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Thông cáo báo chí: là một thông tin truyền thông,
bài viết mang thông tin chính thức của doanh
nghiệp gửi đến các cơ quan thông tấn báo chí.
18

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Xuất bản phẩm: Bao gồm các tư liệu như báo chí
hàng năm, những cuốn sách nhỏ, những bài báo, từ
tiệu nghe nhìn, bản tin của công ty.
19

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Tổ chức sự kiện: tổ chức các buổi lễ khai trương,
động thổ, khánh thành, kỷ niệm… của doanh nghiệp
20

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Tài trợ: tài trợ từ thiện (học bổng, cứu trợ),
tài trợ thương mại (chương trình ca nhạc, thể
thao…gắn liền với tên sản phẩm hay công ty)
 Một số hình thức chủ yếu
của quan hệ công chúng
Họp báo: là hoạt động nhằm mục tiêu loan báo
các thông tin cần thiết từ một hoặc một số chủ thể
(cá nhân hoặc tổ chức) với các phương tiện truyền
thông đại chúng để thông tin đó đến được với công
chúng.
22
Một số hình thức chủ yếu
của quan hệ công chúng

Tổ chức hội nghị: các doanh nghiệp tổ chức các

buổi nói chuyện trình bày về tình hình hoạt động
của doanh nghiệp và trả lời thắc mắc.
23

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Hoạt động xã hội: Doanh nghiệp nâng cao uy tín
bằng cách đóng góp tiền bạc và thời gian cho những
sự nghiệp công ích.
24

Một số hình thức chủ yếu

của quan hệ công chúng
Phương tiện nhận diện: những phương tiện dùng
trong kinh doanh như logo, bảng hiệu, áo quần đồng
phục, văn phòng phẩm…
 Đặc điểm của quan hệ công chúng
 Có đối tượng cụ thể
 Chi phí thấp hơn quảng cáo
 Độ tin cậy cao
 Khó kiểm soát
 Vai trò của quan hệ công chúng
Tăng cường marketing nội bộ trong doanh nghiệp
 Vai trò của quan hệ công chúng
Làm cho công chúng biết đến doanh nghiệp
 Vai trò của quan hệ công chúng
Làm cho công chúng hiểu về doanh nghiệp
29

Mục tiêu của quan hệ công chúng

Xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp

30

Mục tiêu của quan hệ công chúng

Phòng chống, xử lý khủng hoảng truyền thông hoặc

khôi phục hình ảnh, uy tín cho DN sau những khủng
hoảng.
 Một số yêu cầu đối với người làm PR

Kiến thức: có hiểu biết sâu sắc về báo chí, về ngành nghề
quản lý
Khả năng: có khả năng giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định
Kỹ năng: khả năng viết tốt, điễn đạt bằng lới nói một cách
thuyết phục
Phẩm chất: điềm tĩnh, nhiệt tình, say mê công việc, ham học
hỏi, biết lắng nghe, có sức chịu đựng tốt và có phong cách.
 Một số yêu cầu đối với người làm PR

Kỹ năng biên soạn

Kỹ năng hiệu đính
Kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng làm việc nhóm
 Chương 2:
Kỹ năng quan hệ công chúng
 Nội dung chính

1. Kỹ năng tạo mối quan hệ giữa doanh

nghiệp và báo chí

2. Kỹ năng viết thông cáo báo chí

3. Kỹ năng thuyết trình

4.Kỹ năng trả lời phỏng vấn

Khái niệm báo chí
“Báo chí ở nước Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam là
phương tiện thông tin đại
chúng thiết yếu đối với đời
sống xã hội ; là cơ quan ngôn
luận của các tổ chức của
Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ
chức xã hội (dưới đây gọi
chung là tổ chức) ; là diễn đàn
của nhân dân.”
Điều 1, Luật Báo Chí 1989
Phân loại báo chí
 Mối quan hệ giữa
doanh nghiệp và báo chí

Doanh Tương hỗ
nghiệp
Báo chí
 Đặc điểm
của hoạt động báo chí
 Có khả năng thuyết phục công chúng bằng nội dung, tính
chất của thông tin
 Thông tin mang tính chính trị xã hội, có liên quan mật
thiết tới tư tưởng tình cảm của con người.
 Người làm báo luôn luôn bộc lộ cách nhìn, thái độ,
phương pháp tiếp cận và sự đánh giá nhận xét chủ quan
đối với những vấn đề, sự kiện, hiện tượng diễn ra hằng
ngày trong đời sống xã hôi.
 Nhà báo

Nhà báo phải là người có quốc tịch Việt

Nam, có địa chỉ thường trú tại Việt Nam, có
đủ các tiêu chuẩn chính trị, đạo đức và
nghiệp vụ báo chí do Nhà nước quy định,
đang hoạt động hoặc công tác thường
xuyên với một cơ quan báo chí Việt Nam và
được cấp thẻ nhà báo.
 Một số nguyên tắc
khi tiếp xúc với các nhà báo
 Chính danh
 Trung thực
 Chân thành và cởi mở
 Tự chủ trong giao tiếp
 Biết dừng đúng thời điểm
 Các chuyên gia PR không có quyền đề nghị báo
chí bỏ qua thông tin tiêu cực, bất lợi.
 Tạo dựng mối quan hệ với báo chí
Thu thập thông tin phóng viên
Tiếp cận với phóng viên
Duy trì mối quan hệ với phóng viên
 Khái niệm
Thông cáo báo chí: là một thông tin truyền thông,
bài viết mang thông tin chính thức của doanh
nghiệp gửi đến các cơ quan thông tấn báo chí.
 Vai trò
Là cầu nối giữa doanh nghiệp với công chúng.
-

- Là “tiếng nói” chính thức của doanh nghiệp.

Doanh Báo Công

Thông cáo báo chí Thông tin
Nghiệp chí chúng
 Mục đích
Cung cấp thông tin cho báo chí.
Giải đáp câu hỏi của dư luận.
Quảng bá hình ảnh công ty.
=> Công ty được đăng tin tốt
 Các hoạt động cần viết
thông cáo báo chí
 Giới thiệu sản phẩm mới

 Giới thiệu chương trình khuyến mãi

 Giới thiệu dự án đầu tư mới

 Công bố dự án tài trợ

 Động thổ/khánh thành nhà máy

 Các hoạt động cần viết
thông cáo báo chí
 Công bố dự án hợp tác

Công bố kết quả nghiên cứu/giải thưởng/kết quả kinh

doanh …

 Giới thiệu Giám đốc mới

 …
 Yêu cầu đối với người viết TCBC
Hiểu về báo chí tổng quan

Hiểu rõ doanh nghiệp mình đang công tác

Hiểu đặc thù của những báo được nhận thông cáo báo
chí (thậm chí là người nhận)

Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC

Công việc cần chuẩn bị của người viết thông cáo báo
chí
Tìm hiểu thông tin từ các bộ phận chuyên trách;
Xác định cốt lõi câu chuyện – định vị được hồn của
thông cáo;
Nắm bắt tính thời sự để nêu bật được tính chất của
thông cáo;
Khai thác các thông tin từ các tổ chức và các nguồn
có liên quan như internet…
 Trước khi viết TCBC
cần đặt ra các câu hỏi
Chủ đề của TCBC là gì?

Thông điệp được viết dành cho

ai?
Nội dung thông cáo báo chí
 Nội dung thông cáo báo chí
 Nguồn tin
 Thời gian
 Tên văn bản
 Tiêu đề
 Thời điểm ra thông báo
 Nội dung chính
 Thông tin về công ty
 Thông tin liên hệ
 Nguồn tin

Nguồn tin: tên,

Lo go
địa chỉ, thông Địa chỉ
tin liên lạc của
tổ chức, cá
nhân ra thông
=> Mục đích: Nhằm giúp cho
cáo báo chí phóng viên khi nhìn thấy TCBC,
có thể xác định được ngay
TCBC này viết về công ty nào.
 Thời gian, địa điểm
Phần này chỉ ra thời gian mà thông tin trong thông
cáo báo chí được các báo đăng tin, địa điểm thành
phố mà TCBC được phát hành.
Nếu TCBC đưa ra thời gian đăng tin có nghĩa
thông tin được các báo đăng ngay trong ngày TCBC
được gửi đi.
 Tên văn bản

• Cần ghi rõ thể loại văn bản là THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không để
chung chung là “Thông tin chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh
nghiệp”
• Chữ TCBC nên viết chữ in có gạch dưới, được in đậm và ở bên lề trái
THÔNG CÁO BÁO CHÍ
 Tiêu đề

Tiêu đề là phần mô tả ngắn gọn, rõ ràng và trọng tâm về

nội dung của thông cáo báo chí.
 Cách viết tiêu đề
Độ dài: 14 đến 16 từ, không nên viết tiêu đề quá
dài. Trình bày trong 2 dòng hoặc ít hơn.
Tránh dùng nghĩa bóng
Để viết đúng tiêu đề cần xác định chủ đề và nội
dung của TCBC là gì?
 Cách viết tiêu đề
Tiêu đề nên được viết sau khi hoàn thành các nội
dung của thông cáo báo chí.
Cách đơn giản nhất để viết tiêu đề là xác định các từ
khóa quan trọng trong thông cáo báo chí.
 Cách viết tiêu đề
Lưu ý: Không nên viết tiêu đề ở thể bị động khiến tiêu
đề không được mạnh mẽ. Tránh những từ như: do,
của…
Không nên viết: Chương trình khuyến mãi “Xuân
mobile nở rộ - Trải tài lộc khắp nơi” do Mobifone tổ
chức.
Nên viết: Mobifone tổ chức chương trình khuyến mãi
“Xuân mobile nở rộ - Trải tài lộc khắp nơi”
 Nội dung chính
Đoạn 1: Phần mở đầu, tóm tắt tất cả những thông tin
chính
Đoạn 2: Nêu các nội dung chi tiết của TCBC, phát
triển thêm ý của đoạn đầu
Đoạn 3: Trích dẫn câu nói của một cá nhân có liên
quan đến nội dung TCBC
Đoạn 4: Kết thúc TCBC
 Công thức 5W + 1H

• Who (Ai): Xác định rõ ai là chủ thể của TCBC

• What (Cái gì): Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và
công chúng nên biết. Thông tin này có thu hút họ không?
• Where (Ở đâu): Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu địa chỉ cụ thể
nơi diễn ra sự kiện.
• When (khi nào): Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian và địa điểm
phải thật sự rõ ràng, cụ thể.
• Why (Tại sao): Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà
các cơ quan truyền thông và công chúng phải quan tâm.
• How (Như thế nào): Sự kiện này diễn ra như thế nào? Sản
phẩm mới như thế nào? …
Cách viết thông cáo báo chí

Nguyên tắc: Ngắn gọn

và đi thẳng vào vấn đề
 Cách viết đoạn 1
 Đoạn 1: là đoạn đầu tiên, mô tả thông tin vắn tắt của
TCBC
 Nên áp dụng công thức 5W + 1H. 4 W nhất thiết phải có
là: Who, What, When, Where
 Nội dung đoạn 1 nên ngắn gọn, dài từ 50 đến 70 từ là
thích hợp
 Trước khi bắt đầu đoạn 1 phải có phần địa điểm và ngày
tháng năm.
 Đoạn 1 có thể lặp lại phần tiêu đề
 Cách viết đoạn 2
 Đoạn 2: Cung cấp thêm thông tin chi tiết cho đoạn 1
 Có thể dùng các liên từ để tạo sự liền mạch giữa
đoạn 1 và đoạn 2
 Nội dung đoạn 2 mô tả chi tiết về thông tin mà
TCBC muốn thông báo tới công chúng và giới
truyền thông.
 Đoạn 2 là đoạn dài nhất TCBC, tuy nhiên không nên
viết quá 200 từ.
 Cách viết đoạn 3
 Đoạn 3: là đoạn trích dẫn phát biểu của một cá
nhân (thường là của người có quyền thông tin
cao nhất, người phát ngôn về vấn đề đang được
đề cập trong buổi họp báo)
 Nội dung trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội
dung của TCBC, phù hợp với tiêu đề.
 Cách viết đoạn 4
Đoạn 4: là đoạn nhắc lại chủ đề của TCBC một cách
ngắn gọn trong khoảng 2 -3 dòng, giúp phóng viên
nhớ lại phần thông tin họ cần lưu ý và cần đưa tin
 Thông tin về công ty
Phần này đưa ra những thông tin cơ bản về công ty,
ngành nghề kinh doanh, doanh số, số lượng nhân
viên …. Nhằm giúp phóng viên hình dung ra được
qui mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
 Thông tin liên hệ
Là thông tin cụ thể về người chịu trách nhiệm về
truyền thông của công ty hoặc người nắm rõ các
thông tin trong thông cáo báo chí.
Yêu cầu: Tuyệt đối chính xác, phải chọn người có
nhiều thông tin nhất và được ủy quyền trả lời báo
chí, các thông tin liên lạc cần chính xác và đầy đủ.
 Kết thúc thông cáo báo chí
Báo hiệu sự kết thúc của một thông cáo báo chí

được thể hiện bằng ký hiệu: ###

 Trình bày TCBC
Giấy A4, cách dòng 1.5 hoặc 2, lề trái và phải ít
nhất là 1 inch;
Tiêu đề phải được viết đậm, viết chữ in hoa toàn bộ
tiêu đề
Độ dài: 1 mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 mặt, tất
nhiên có trường hợp đặc biệt;
 Lưu ý
Tránh dùng các từ ngữ chuyên ngành gây khó hiểu
trong thông cáo báo chí.
Nên soạn nhiều bản thông cáo báo chí khác nhau,
hướng đến từng báo chí cụ thể để tối đa hóa khả
năng được đăng tin.
 Lưu ý
Xác định những báo phù hợp để đưa tin
Email gửi đến nhà báo nên để tên chính là tiêu đề của bản
thông cáo báo chí.
Nội dung email: nên trình bày nội dung thông cáo báo chí ở
phần nội dung của email, nếu phải đính kèm thì dùng định
dạng .doc, tránh dùng định dạng .docx hoặc .pdf
Nên thực hiện 1 cuộc gọi để xác nhận gửi thư và cung cấp
thêm thông tin.
 Kỹ năng trả lời phỏng vấn

Phỏng vấn là một cuộc đối thoại có chủ đích.

Trong báo chí, đây là một dạng phóng viên hỏi và
người được phỏng vấn trả lời.
 Chuẩn bị trả lời phỏng vấn
Chủ đề của cuộc phỏng vấn là gì?

Ai là người tiến hành phỏng vấn?

Phỏng vấn trên phương tiện truyền thông nào?

 Trả lời phỏng vấn
 Bắt đầu phỏng vấn với những điểm chính
 Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề
 Luôn giữ được thế chủ động
 Tránh dùng thuật ngữ chuyên môn
 Chủ động cung cấp những thông tin mà công
chúng muốn biết khi phóng viên không hỏi.
Chương 3: Hoạch định
Quan hệ công chúng
 Yếu tố môi trường ảnh hưởng đến PR
Môi trường vĩ mô
Môi trường kinh tế


Môi trường văn hóa – xã hội



Môi trường chính trị - pháp luật



Môi trường tự nhiên



Môi trường công nghệ


Yếu tố môi trường ảnh hưởng đến PR
 Tại sao phải hoạch định/lập kế hoạch PR
 Thiết lập mục tiêu cho các hoạt động PR
 Nằm được các hoạt động PR sẽ được tiến hành
 Ngăn ngừa tính không hệ thống và kém hiệu quả
trong hoạt động PR
 Giúp giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình
thực hiện
 Giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách và nguồn lực
Những vấn đề cần xác định trước khi hoạch định
Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì? (Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?)
Doanh nghiệp muốn nói với ai? (Ai là đối tượng công chúng mà doanh
nghiệp muốn hướng tới?)
Doanh nghiệp muốn nói điều gì? (Doanh nghiệp muốn truyền đạt thông điệp
gì?)
Doanh nghiệp sẽ nói điều đó như thế nào? (Doanh nghiệp sẽ dùng cách nào
để truyền đạt thông điệp của mình)
Làm thế nào để biết doanh nghiệp đã làm đúng? (Tôi sẽ đánh giá công việc
của mình như thế nào?)
 Quy trình hoạch định PR
Phân tích tình hình Mục tiêu, mục đích

Công chúng

Thông điệp

Chiến lược

Chiến thuật

Lịch trình

Ngân sách

Đánh giá, kiểm tra

 Phân tích tình hình
 Doanh nghiệp cần phải tiến hành một
chương trình PR để khắc phục một vấn
đề hoặc tình huống xấu ảnh hưởng đến
Nhận dạng hình ảnh của tổ chức.
vấn đề/cơ  Doanh nghiệp muốn tăng cường hình
hội
ảnh và sự ủng hộ của công chúng
 Doanh nghiệp cần tiến hành một
chương trình PR cụ thể phù hợp với
tình hình thị trường.
 Phân tích tình hình
Làm sáng tỏ vấn đề/cơ hội
- Phân tích môi trường ảnh hưởng đến tổ chức: mô hình PEST
- Phân tích SWOT: xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và
thách thức của tổ chức
Nêu vấn đề/cơ hội: nêu vấn đề/cơ hội theo quy tắc 5W + 1H
bao gồm: cái gì (vấn đề/cơ hội), ở đâu, khi nào, ai liên quan/bị
ảnh hưởng, như thế nào, vì sao là vấn đề/cơ hội
Xác định được bối cảnh, mục tiêu và Insight Customer
 Mục tiêu
Mục tiêu có 3 loại:
 Mục tiêu về nhận thức: hướng suy nghĩ của công chúng đến một
điều cụ thể và cố gắng thúc đẩy một sự hiểu biết cao hơn ở họ.
 Mục tiêu về thái độ và ý kiến: kích thích công chúng hình thành
một tư tưởng hay thái độ nào đó về một chủ đề nhất định, tạo ra
sự ảnh hưởng lên thái độ và hành vi của họ.
 Mục tiêu về hành vi: làm cho công chúng làm theo hướng mong
muốn, đây là mục tiêu khiến công chúng hành động.
 Nguyên tắc xác lập mục tiêu
Specific: Rõ rệt chứ không mù mờ
Measurable: Đo lường được
Achievable: Có thể đạt được
Relevant: Có liên quan đến mục đích
Time-bound: Có giới hạn về thời gian
 Công chúng
Công chúng chính: là đối tượng mà mục tiêu hoạt
động PR nhắm tới.

Công chúng phụ: là những đối tượng có ảnh hưởng

đến công chúng chính.
 Thông điệp
Bốn bước xác định thông điệp như sau:
 Tập hợp những quan điểm hiện tại liên quan đến vấn đề/cơ
hội của công chúng.
 Xác định nội dung có thể thay đổi những quan điểm đó.
 Nhận diện những yếu tố thuyết phục.
 Lựa chọn thông điệp truyền thông: đảm bảo rằng các thông
điệp đều đáng tin cậy và có thể chuyển tải thông qua hoạt
động PR
 Chiến lược
 Chiến lược là cách tiếp cận tổng quát đối với
một chương trình hay chiến dịch PR.
 Chiến lược là yếu tố chi phối việc thực hiện, là
các “ý tưởng lớn”, nguyên nhân sâu xa của các
chiến thuật sau này.
 Chiến thuật
Chiến thuật là các hoạt động để cụ thể hóa nội dung của chiến lược. Khi
phát triển một chương trình chiến thuật, người làm PR cần vận dụng tất
cả những năng lực sáng tạo. Khi hoạch định chiến thuật cần lưu ý các
vấn đề sau:
 Sử dụng chiến lược để định hướng cho quá trình thảo luận, sáng tạo ý
tưởng.
 Loại bỏ những hoạt động không có tính chiến lược.
 Liên kết chiến thuật với chiến lược và chiến lược với mục tiêu.
 Thử nghiệm các chiến thuật bất cứ lúc nào có thể.
 Ví dụ
Mục tiêu: thiết lập nhận thức về người dẫn đầu thị trường của tổ chức
Chiến lược: định vị để trở thành tổ chức có tiếng nói giá trị trong ngành.
Chiến thuật:
- Báo cáo nghiên cứu
- Tài liệu quảng bá có chất lượng
- Quan hệ với truyền thông
- Họp báo
- Chương trình trao giải thưởng
- Hội thảo…..
 Lịch trình
Để xác định được lịch trình, cần quan tâm đến các
vấn đề sau:
Thời gian của chiến dịch
-

Trình tự thực hiện các hoạt động

-

Tổng hợp lịch trình các hoạt động.

-
 Ngân sách
Ngân sách được xác định dựa trên những chi phí
sau:
Chi phí thực hiện chương trình (chi phí trực tiếp)
-

Chi phí nhân sự và hành chính

-

Chi phí dự phòng (10%).

-
 Kiểm tra và đánh giá
Trong quá trình thực hiện chiến dịch PR cần phải
thường xuyên thực hiện kiểm tra và đánh giá để có
những điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Kiểm
tra việc thực hiện căn cứ vào kế hoach đã đề ra cũng
như yêu cầu đối với việc thực hiện công việc. Sau đó,
tiến hành đánh giá để xem xét hiệu quả của hoạt động
PR đã thực hiện so với mục tiêu đề ra ban đầu.
 Nội dung bản kế hoạch pr
Tóm tắt
Giới thiệu tổng quan
Phân tích tình hình
mục tiêu
Công chúng mục tiêu
Thông điệp
Chiến lược
Chiến thuật
Lịch trình
Ngân sách
Kiểm tra và đánh giá
 Chương 4
Quản lý khủng hoảng
 Nội dung

4.1. Khái niệm, mục đích của việc

quản lý khủng hoảng

4.2. Nguyên tắc giải quyết khủng

hoảng

4.3. Quy trình giải quyết khủng

hoảng
 Khái niệm
Khủng hoảng : là một sự cố bất thường, một tình
huống đã đạt tới giai đoạn nguy hiểm, gây cấn, có
tác động tiêu cực đến khách hàng, đến công ty và
các nhóm công chúng có liên quan, có thể đe dọa
đến hoạt động của doanh nghiệp và uy tín của
thương hiệu.
 Khái niệm
Xử lý khủng hoảng: là việc doanh nghiệp cố gắng
ngăn ngừa những rắc rối bất lợi mà doanh nghiệp
đang gặp phải và xây dựng một kế hoạch đối phó
với các tác động nhất định nếu khủng hoảng xảy ra.
Từ đó, giúp doanh nghiệp hành động một cách tự
chủ và có hiệu quả để đương đầu với tình huống
khủng hoảng.
 Mục đích
của xử lý khủng hoảng
 Ngăn chặn khủng hoảng xảy ra
 Giảm đến mức tối thiểu thiệt hại do khủng
hoảng gây ra
 Phục hồi uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp
sau khủng hoảng
 Nguyên tắc giải quyết khủng hoảng
Nguyên tắc củng cố các mối quan hệ hiện tại
Trong trường hợp khủng hoảng cần phải thông tin
-

ngay tới các nhóm công chúng có liên quan (nhân

viên, cổ đông, khách hàng, nhà tài trợ, chính quyền,
lãnh đạo, hiệp hội nghề nghiệp…).
Cần lên danh mục các hành động cần thực hiện và
-

các nhóm quan hệ có thể trợ giúp.

 Nguyên tắc giải quyết khủng hoảng
Nguyên tắc coi giới truyền thông là đồng minh
Khủng hoảng có thể tác động đến nhiều người, bởi
-

vậy nó luôn thu hút sự tò mò và sự tìm hiểu kỹ

lưỡng các cơ quan chức năng.
Hãy cố gắng giữ được mối quan hệ đồng minh với
-

giới truyền thông bởi họ là cầu nối trong quá trình

giao tiếp với các nhóm công chúng chiến lược.
 Nguyên tắc giải quyết khủng hoảng
Nguyên tắc đặt uy tín lên hàng đầu: uy tín là ưu
tiên số một đối với doanh nghiệp, nên coi khủng
hoảng là dịp để nâng cao hình ảnh trách nhiệm xã
hội của doanh nghiệp với nhóm công chúng.
 Nguyên tắc giải quyết khủng hoảng
Nguyên tắc phản ứng nhanh
-Hãy tiếp cận với các nhóm công chúng càng nhanh càng tốt.

-Đối với tình huống khủng hoảng nghiêm trọng, trong vòng 1

giờ đồng hồ, công ty phải gửi thông điệp đầu tiên tới công
chúng thông qua phương tiện truyền thông đại chúng.
-Giải quyết nhanh chóng, kịp thời, kèm theo nhiều thông tin

xác đáng và đánh giá của các cơ quan chức năng là hết sức
cần thiết trong giải quyết khủng hoảng.
 Nguyên tắc giải quyết khủng hoảng
Nguyên tắc đầy đủ thông tin.
-Im lặng là phản ứng không thể chấp nhận trong tình

huống khủng hoảng.

-Không bưng bít sự thật, tránh tình trạng nhà báo tung

tin lệch lạc tới công chúng, khiến khủng hoảng càng
thêm trầm trọng và vượt ra ngoài tầm kiểm soát.
-Đặc biệt đối với những tin đồn thất thiệt thì việc minh

bạch thông tin là giải pháp đối phó tốt nhất.

 Nguyên tắc giải quyết khủng hoảng
Nguyên tắc nhất quán.
Chỉ nên cử một người giỏi kỹ năng giao tiếp làm
-

nhiệm vụ phát ngôn và đại diện cho công ty.

Trong trường hợp có nhiều người làm nhiệm vụ này
-

thì cần có chương trình làm việc thống nhất về nội

dung và cách thức phản ứng với công chúng và giới
truyền thông.
 Quy trình giải quyết
khủng hoảng
Trước khủng
hoảng

Trong khủng
hoảng

Sau khủng hoảng

 Quy trình giải quyết
Trước khủng hoảng
khủng hoảng
• Đây là giai đoạn nhận biết và chuẩn bị để xử lý những khủng
hoảng có thể bất ngờ xảy ra
• Lập nhóm truyền thông giải quyết khủng hoảng: lên kế hoạch
kèm bản phân công công việc, trách nhiệm của từng thành
viên và số điện thoại liên lạc khi có trường hợp khẩn cấp.
• Chọn phát ngôn viên cho công ty: là những người am hiểu có
thể trả lời cho giới truyền thông khi nói về khủng hoảng.
 Quy trình giải quyết
khủng hoảng
Trong khủng hoảng- giai đoạn ngăn chặn tổn
thất
 Làm việc với các phương tiện truyền thông:
cung cấp thông tin, trả lời phỏng vấn.
 Chuẩn bị thông cáo báo chí
 Quy trình giải quyết
khủng hoảng
Khủng hoảng xảy ra do lỗi công ty
 Cần nhanh chóng nhận lỗi trước công chúng và
giới truyền thông
 Thực hiện ngay các hoạt động để khắc phục, sửa
chữa lỗi
 Quy trình giải quyết
khủng hoảng
Khủng hoảng xảy ra không do lỗi công ty mà do
tin đồn sai sự thật.
 Kết hợp với các cơ quan có chức năng để chứng
minh tin đồn là sai sự thật.
 Tổ chức họp báo hoặc gửi thông cáo báo chí để
đính chính tin đồn với đầy đủ chứng cứ.
 Quy trình giải quyết
khủng hoảng

Trong khủng hoảng, điều quan trọng là công ty phải kiểm

soát được truyền thông. Đặc biệt là truyền thông qua mạng
internet và mạng xã hội. Thông tin lan truyền một cách nhanh
chóng có thể tạo ra lợi thế hay bất lợi cho doanh nghiệp.
 Quy trình giải quyết khủng hoảng
Sau khủng hoảng- giai đoạn phục hồi và rút kinh nghiệm
Giai đoạn phục hồi:
 Ghi lại công tác đối phó khủng hoảng
 Lập bảng kiểm tra dữ liệu trên sản phẩm bị cho là gây hại
 Lưu lại bản sao các TCCB, các mẫu tin cắt ra từ báo chí
 Lưu lại danh sách thành viên trong nhóm xử lý khủng hoảng
 Liệt kê những chi phí phải trả cho thiệt hại phải gánh chịu do
khủng hoảng.
 Quy trình giải quyết khủng hoảng
Sau khủng hoảng- giai đoạn phục hồi và rút kinh nghiệm
Giai đoạn rút kinh nghiệm
 Các thành viên trong nhóm hoạt động có hiệu quả không
 TCCB đưa ra có phù hợp với từng đối tượng và đúng lúc
chưa
 Hoạt động PR của công ty còn yếu kém ở điểm nào, cần
hoàn thiện như thế nào để xử lý khủng hoảng tốt.
Chương 5: Một số công cụ thực
hiện quan hệ công chúng
 Nội dung chính
 Tổ chức họp báo
 Tổ chức sự kiện
 Tài trợ
Tổ chức họp báo

Khái niệm, mục đích và các hình

thức của tổ chức họp báo

Quy trình tổ chức họp báo

 Khái niệm tổ chức họp báo
Họp báo: là hoạt động nhằm mục tiêu loan báo
các thông tin cần thiết từ một hoặc một số chủ thể
(cá nhân hoặc tổ chức) với các phương tiện truyền
thông đại chúng để thông tin đó đến được với công
chúng.
 Khái niệm tổ chức họp báo
Thông qua họp báo, doanh nghiệp sẽ xây dựng, phát
triển mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với giới truyền
thông, tạo thiện cảm với công chúng.
 Mục đích của tổ chức họp báo
 Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu của
doanh nghiệp
 Củng cố và tạo niềm tin đối với đối tác & người
tiêu dùng.
 Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin ra
thị trường và mời gọi đầu tư, hợp tác
 Các hình thức tổ chức họp báo
 Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, dịch vụ mới,
khai trương, công bố một sự kiện sắp diễn ra.

 Tổ chức đính chính một tin đồn gây ảnh hưởng

xấu đến công ty
 Lập kế hoạch tổ chức họp báo
 Mục tiêu
 Đối tượng
 Thông điệp
 Chiến thuật
 Lịch trình
 Ngân sách
 Kiểm tra, đánh giá
Quy trình tổ chức họp báo

Chuẩn bị trước khi

họp báo

Trong khi họp báo

Sau khi họp báo

 Chuẩn bị trước khi họp báo
 Họp với khách hàng/ban lãnh đạo và họp ban tổ
chức thực hiện họp báo
 Kịch bản họp báo
 Nhân sự
 Khách mời
 Tư liệu họp báo
 Địa điểm tổ chức
 Xin cấp phép họp báo
 Họp với khách hàng/ban lãnh đạo

Ban tổ chức họp với khách hàng hoặc ban

lãnh đạo công ty để xác định các vấn đề:
 Mục đích của họp báo là gì?
 Thông điệp mà khách hàng/ban lãnh đạo muốn
gửi tới công chúng là gì?
 Họp ban tổ chức
thực hiện họp báo
Các bộ phận thực hiện họp báo (bộ phận Sự kiện,
truyền thông, thiết kế, hậu cần) tham gia buổi họp
để nắm được các thông tin từ khách hàng/ban lãnh
đạo và được phân công nhiệm vụ cụ thể.
 Kịch bản họp báo
Kịch bản họp báo: là phần phác họa toàn bộ hoạt
động của buổi họp báo.
 Kịch bản họp báo
Các hiệu
Các hoạt động, Hướng dẫn phần ứng trong
âm thanh, ánh sáng, Nhân sự
nội dung cụ thể phòng phụ
về những diễn ban nhạc sẽ chơi, họp, đặc
khu vực ánh sáng trách
biến trong buổi biệt là trên từng nội
họp báo. sẽ chiếu đến, mức màn hình
độ của ánh sáng dung
chiếu

Hoạt
STT Thời gian Nội dung chi tiết ATAS Hiệu ứng Nhân sự Ghi chú
động
 Nhân sự
Bộ phận sự Bộ phận truyền Bộ phận thiết Bộ phận hậu
kiện thông kế cần
-Khảo sát địa điểm -Lên danh sách báo Thiết kế sân khấu, -Soạn thảo hợp
- Lên kịch bản chương đài, phóng viên tham banner, áp phích … đồng
trình dự - Làm việc với bộ
- Phân công công việc - Soạn thư mời phận âm thanh, ánh
- Làm việc với MC, phóng viên, gửi mail sáng
nhóm múa, ca sỹ… và gọi điện. - In ấn các đồ dùng
- Dự trù chi phí - Soạn hồ sơ xin cấp cần thiết
phép - Triển khai và giám
- Viết thông cáo báo sát thực hiện
chí
- Viết lời dẫn cho
người dẫn chương
trình
- Chuẩn bị tư liệu họp
báo
 Nhân sự

Người dẫn chương

Người phát ngôn
trình
 Nhân sự
Người phát ngôn của buổi họp báo: là người có trách nhiệm chính
của DN đối với công chúng.
Người làm PR phải làm việc với người phát ngôn hết sức kỹ càng để
đảm bảo bài phát biểu của họ là hoàn chỉnh và đầy đủ.
 Nhân sự
Người dẫn chương trình: là người dẫn dắt các nội
dung của buổi họp báo. Cần lựa chọn người dẫn
chương trình có những đặc điểm phù hợp với nội
dung của buổi họp báo.

Người dẫn chương trình thường được gọi tắt là MC

 Nhân sự
Khi làm việc với MC cần lưu ý các vấn đề sau:
Kiểm tra lịch làm việc của MC
Ký hợp đồng với MC
Đặt ra yêu cầu về trang phục với MC
Gửi lời dẫn của MC ít nhất trước 1 ngày trước khi diễn ra
họp báo để MC nắm rõ nội dung chương trình
Cần hướng dẫn MC nhớ và đọc chính xác tên của các đại
biểu quan trọng người nước ngoài
Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC
 Nhân sự
Lưu ý: người làm PR sẽ chuẩn bị trước lời dẫn cho
MC gọi là MC cript.
Để viết được MC cript cần căn cứ vào nội dung kịch
bản chương trình , hình dung ra buổi họp báo để
biên soạn nội dung phù hợp.
 Kế hoạch thực hiện (Checklist)
Là bản mô tả chi tiết các hạng mục công việc cần
thực hiện cho buổi họp báo.
Bao gồm các hạng mục thực hiện, lịch trình thời
gian thực hiện và nhân sự phụ trách.
 Khách mời
Khách mời của một buổi họp báo bao gồm: phóng
viên báo, đài, đại diện cơ quan chức năng, khách mời
chuyên gia, đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, các
thành phần liên quan khác.
 Khách mời
Quy trình mời phóng viên tham dự họp báo:
Lập danh sách báo đài tham dự (căn cứ vào mục đích buổi họp báo, khu vực địa lý,
-

và đối tượng mà công ty hướng tới để chọn báo, đài phù hợp)
Danh sách báo chí dự kiến họp báo Moda Mundo

1. Doanh nhân SG 8. Thời trang trẻ 15. Tạp chí đẹp

2. Mốt và cuộc sống 9. Tạp chí đàn ông 16. Thế giới doanh nhân

3. Thế giới văn hóa 10. Sài Gòn tiếp thị 17. Phụ nữ thời đại

4. Phong cách doanh nhân 11. Thế giới phụ nữ 18. VTV9

5. Người lao động 12. Tiếp thị và gia đình 19. Đài TH HTV

6. VN Express.net 13. Thời báo KTSG 20. Hội nhà báo TP HCM

7. Tạp chí phong cách 14. Ngoisao.net 21. Đài TH BTV

 Khách mời
Từ danh sách báo, đài lên danh sách phóng viên cụ
-

thể. Danh sách báo đài tham dự họp báo

Báo - Đài Phóng viên Ghi chú

Doanh nhân SG Chị Trang

Mốt và cuộc sống Lữ Thị Lan Anh

Thế giới văn hóa Chị Thiên Hà

Phong cách DN Anh Hoàng Khải

Người lao động Chị Mai Vân

Đài TH HTV Chị Như Mai

…. ….
 Khách mời
Các bước mời phóng viên họp báo

Gửi thư mời qua email

Gọi điện thoại mời

Trước khi họp báo diễn ra một ngày cần gọi

điện thoại để nhắc nhở

Nhắn tin trước khi họp báo diễn ra 1 tiếng để

nhắc lại cho các nhà báo được mời tham dự.

Chương trình diễn ra mà phóng viên nào chưa

đến thì cần gọi điện hỏi lại.
 Tư liệu họp báo
Tư liệu họp báo là các tài liệu được dùng để nhà báo
theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các
thông tin đến chủ đề họp báo.
 Tư liệu họp báo
Tư liệu họp báo (press kit) có thể bao gồm:
• Chương trình họp báo (nội dung đi kèm thời
gian)
• Thông cáo báo chí
• Các bài phát biểu
• Lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các
nhân vật có bài phát biểu
• Hình ảnh, biểu đồ, bài phát biểu soạn trước
của nhân vật chính, thông tin về công ty,
thông tin về sản phẩm/dịch vụ.
Địa điểm tổ chức
 Địa điểm tổ chức
Các công việc cần thực hiện khi khảo sát địa
điểm họp báo:
Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm:
-Địa điểm ở trung tâm thành phố hay trụ sở chính

-Không khí phù hợp với nội dung họp báo

-Diện tích trang trí

-Bàn ghế, chỗ đỗ xe

-Số lượng người tham dự

 Địa điểm tổ chức
Lên danh sách địa điểm cần khảo sát
Lên kế hoạch khảo sát các địa điểm: Khi khảo sát cần
lưu ý các công việc:
 Chụp ảnh toàn bộ địa điểm
 Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm: vị trí lễ tân, lối
vào…
 Hình dung nhiều phương án bố trí mặt bằng khác
nhau trước khi quyết định chọn phương án tốt nhất.
 Xin cấp phép họp báo
Một buổi họp báo hợp pháp phải được sự cho phép tổ chức của Sở
Thông Tin và Truyền Thông. Hồ sơ xin phép họp báo bao gồm:
-Đơn xin họp báo

-Bản sao giấy phép kinh doanh có công chứng

-Thông cáo báo chí

-Nội dung buổi họp báo

Sở Thông Tin và Truyền Thông ra công văn cho phép họp báo
trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận được hồ sơ xin phép.
 Xin cấp phép họp báo
Lưu ý: nếu buổi họp báo có treo banner thì phải
soạn hồ sơ xin phép treo banner gửi lên Sở Văn
Hóa, Thể Thao và Du Lịch.
 Tiến hành họp báo
 Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ
đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu:
 Nên bắt đầu buổi họp báo đúng giờ dù có bao nhiêu khách
(không nên trễ quá 15 phút)
 Chỉ nên bố trí nhân sự vừa đủ trong phòng họp báo, những
người không liên quan nên đứng ở sảnh ngoài
 Cần bám sát nội dung kịch bản, hạn chế những thay đổi đột
xuất
 Có thời gian cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi, trả lời chính
xác, gãy gọn câu hỏi của phóng viên.
 Tiến hành họp báo
Người theo MC thường là người viết MC script.
Người này sẽ đứng cạnh MC để nhắc nhở và xử lý
một số tình huống thay đổi trong kịch bản chương
trình.
Khi kết thúc họp báo, ban tổ chức gửi lời cảm ơn,
bộ phận lễ tân sẽ tiễn khách và tặng quà (nếu có).
 Sau buổi họp báo
 Nhân viên PR cảm ơn phóng viên và theo dõi tin tức.
 Viết báo cáo
 Đánh giá và đúc kết
 Rút kinh nghiệm về các sự cố
 Đánh giá hiệu quả truyền thông đã thực hiện: tổng kết
số tin bài đã đăng, thống kê số tin bài đạt mục tiêu
truyền thông đề ra
Tổ chức sự kiện
 Nội dung

Khái niệm sự kiện và tổ chức sự

kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện

Các hình thức tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 Tổ chức sự kiện là gì
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm các công
việc lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố
cần thiết, tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện
trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền
đạt những thông điệp nhất định đến những người
tham gia sự kiện và xã hội nhằm đáp ứng các mục
đích khác nhau của chủ thể tham gia vào sự kiện.
 Mục đích của tổ chức sự kiện
 Góp phần “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm của
một doanh nghiệp thông qua những sự kiện.
 Gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh
nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ
đó tăng doanh số bán cho doanh nghiệp.
 Giúp cho doanh nghiệp có thể quảng bá được hình
ảnh của mình, hình ảnh của sản phẩm đến công
chúng mục tiêu một cách hiệu quả.
 Các hình thức
trong tổ chức sự kiện

 Tổ chức hội nghị, hội thảo

 Tổ chức khai trương, khánh thành, động thổ,
khởi công…
 Tổ chức các sự kiện văn hóa, lễ hội, thể thao
 Quy trình tổ chức sự kiện
Xác định
yêu cầu của Tổ chức
khách Lập kế hoạch thực hiện
hàng/cấp
trên

1. 2. 3. 4. 5. 6. Sự kiện

Tổng kết
Thuyết minh đánh giá
Thảo luận kế hoạch
đưa ra ý
tưởng
 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Thời gian và địa

Xác định mục đích, Xác định thông
Xác định đối tượng điểm tổ chức sự
mục tiêu điệp
kiện

Lập kế hoạch Xây dựng

Đánh giá và đo Xác định tiến Dự kiến ngân
truyền thông chương trình tổ
lường hiệu quả độ thực hiện sách
cho sư kiện chức cụ thể
 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện
Xác định mục đích, mục tiêu
Mục đích: Tại sao phải tổ chức sự kiện?
-

Mục tiêu: Tổ chức sự kiện nhằm đạt được điều gì?

-

VD: Số lượng khách hàng tham dự, số lượng phóng

viên tham dự, số lượng tin bài sau sự kiện được phát
hành ….
 Xác định đối tượng của sự kiện

Đối tượng tham gia

Đối tượng tham dự
 Xác định thông điệp của sự kiện
Thông điệp của sự kiện: là điều mà doanh nghiệp
muốn gửi tới công chúng thông qua sự kiện.
 Thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian nào thích hợp

để tổ chức sự kiện?
 Thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian trong ngày: chọn thời gian trong ngày để
thực hiện sự kiện là rất quan trọng, tác động trực
tiếp tới trạng thái tâm lý của khách mời, không khí
của sự kiện.

Thời gian diễn ra sự kiện phải phù hợp và thuận tiện

với các thành viên tham gia sự kiện
 Địa điểm tổ chức sự kiện
Căn cứ vào mục đích và đối tượng của sự kiện để
lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.

Cần tiến hành khảo sát địa điểm trước khi đưa ra
quyết định lựa chọn.
 Xây dựng chương trình
tổ chức cụ thể
Căn cứ vào các nội dung đã xác định ở các bước
trước, người làm PR đưa ra ý tưởng và lên kịch bản
cho sự kiện.
Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông
cho sự kiện
thực hiện khi
nào
 Truyền thông trước sự kiện
Mục tiêu
-Tạo sự nhận biết cho sự kiện
- Thu hút sự quan tâm đến sự
kiện
-Thu hút công chúng tham gia sự
kiện

Công cụ thực hiện

-Banner, Poster, Flyer, phướn dọc

-Phương tiện truyền thông đại chúng (Báo giấy, truyền hình,
radio...)
-Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn
nhanh, SMS Marketing, Email Marketing...)
-Hoạt động Activation
 Sự kiện online
Là sự kiện mà công chúng sẽ tham gia thông qua
mạng internet.
Mục đích:
Xây dựng hình ảnh
-

Thu hút sự chú ý của công chúng đối với một hoạt
-

động ngoài đời thực.

Sự kiện online
 Truyền thông sau sự kiện
Mục đích:
 Giới thiệu rộng rãi sự kiện đã thực hiện.
 Nhắc nhở công chúng nhớ đến và ấn tượng sâu sắc hơn
về sự kiện.
 Công cụ
 Phương tiện truyền thông
 Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin
nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing...)
 Dự kiến ngân sách cho tổ chức sự kiện
Dự kiến ngân sách tổ chức sự kiện (event budget
planer) đó là việc liệt kê và tính toán các khoản chi
phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá
trình tổ chức sự kiện.
Dự kiến ngân sách cho tổ chức sự kiện
BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ (DỰ TOÁN)

STT Khoản mục chi Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
phí tính (1000 VN (1000 VN
Đ) Đ)
I Chi phí nhân
công
1. Lễ tân ngày công
2. Dẫn chương theo hợp
trình đồng
3. Kỹ thuật viên Buổi
…
Tổng cộng
II Chi phí thuê
trang thiết bị
Phòng họp Ngày
Các thiết bị văn Chiếc
phòng…
Tổng cộng:
 Xác định tiến độ thực hiện
Xây dựng bản tiến độ (checklist ) của sự kiện sự kiện
-Bảng tiến độ là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc

có liên quan, trong đó xác định rõ: thời điểm bắt đầu và kết thúc
công việc, khối lượng công việc trong từng đơn vị thời gian, người
chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện.

Bảng tiến độ thường được cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột liệt
-

kê các công việc và khoảng thời gian tương ứng để thực hiện. Đơn
vị thời gian trong bảng tiến độ có thể là tuần, ngày, giờ…
 Xác định tiến độ thực hiện
Các công việc chủ yếu trong bảng tiến độ thực hiện bao gồm:
 Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các
hoạt động trong sự kiện.
 Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện.
 Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu
 Lao động
 Trang thiết bị
 Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
 Xác định tiến độ thực hiện
Quy trình lập tiến độ thực hiện bao gồm các bước cơ bản:
1. Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc trong
sự kiện
2. Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công
việc
3. Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong các công tác
chuẩn bị
4. Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị sự kiện
 Đánh giá và đo lường hiệu quả
Đưa ra các tiêu chí để đo lường kết quả thực hiện
công việc của các thành viên và toàn bộ sự kiện.
 Tổ chức điều hành trong tổ chức sự kiện
Bao gồm các hoạt động:
Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Khai mạc sự kiện
Điều hành diễn biến của sự kiện
Kết thúc sự kiện
 Tổ chức điều hành trong tổ chức sự kiện
Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
 Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên
ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)
 Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ
trợ đón tiếp khách
 Đón tiếp khách
 Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
 Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
 Tổ chức điều hành trong tổ chức sự kiện
Khai mạc sự kiện
1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:
- Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện
- Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện
2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến:
- Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành
viên tham gia sự kiện
 Tổ chức điều hành trong tổ chức sự kiện
Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
1. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân
khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu:
2. Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/
kịch bản:
3. Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có
hiệu quả
4. Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có):
 Tổ chức điều hành trong tổ chức sự kiện
Điều hành, quản lý công chúng tham gia và khách mời
1. Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và công
chúng tham gia trong sự kiện
2. Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát công chúng và khách mời.
3. Kiểm tra, giám sát các diễn biến của công chúng và khách mời để
phản hồi kịp thời cho nhà quản lý sự kiện
4. Hướng dẫn khách mời/ công chúng tham gia vào các nội dung của
sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.
5. Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan
đến khách mời/ công chúng
 Tổ chức điều hành trong tổ chức sự kiện
Điều hành các hoạt động phụ trợ
1. Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự
kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo,
tham quan…)
2. Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ
3. Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ
trợ
4. Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ
5. Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh
 Kết thúc sự kiện
Bế mạc
Tiễn khách
Họp đánh giá và rút kinh nghiệm
Tài trợ
 Nội dung

Khái niệm, mục đích của tài trợ

Đặc điểm và các hình thức tài trợ

Quy trình tài trợ

Khái niệm tài trợ
Khái niệm tài trợ
 Khái niệm tài trợ
Tài trợ là một trong những hoạt động PR của doanh
nghiệp hướng tới công chúng để xây dựng hình
ảnh của doanh nghiệp thông qua việc bỏ tiền vào
một chương trình/sự kiện do doanh nghiệp hoặc
các tổ chức khác thực hiện.
 Mục đích của tài trợ
 Thông qua tài trợ doanh nghiệp sẽ tranh thủ được
những cơ hội quảng bá trên các phương tiện
truyền thông đạt được hiệu quả cao.
 Tiếp cận được với thị trường trọng điểm một
cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua hoạt động
văn hóa – nghệ thuật – thể thao….
 Mục đích của tài trợ
 Tác động tích cực tới hình ảnh công ty, nâng cao
mức độ nhận biết đối với thương hiệu/công ty
bằng cách thức mới hơn, sinh động hơn và hấp
dẫn hơn, có tác dụng nhắc nhở và củng cố hình
ảnh thương hiệu.
 Thu hút sự quan tâm của giới truyền thông.
 Đặc điểm của tài trợ
 Hướng đến đúng đối tượng mục tiêu
 Mang tính tương tác cao, thông qua việc tạo ra
và xây dựng mối quan hệ và sự trải nghiệm của
khách hàng.
 Các hình thức tài trợ
Tài trợ cho hoạt động văn hóa giáo dục

"Đường lên đỉnh Olympia" do LG tài trợ

bắt đầu tổ chức từ năm 1999 là một
gameshow truyền hình của VTV3. Trong
suốt 19 năm đồng hành cùng chương
trình, LG đã trao 14 suất học bổng đặc
biệt 35.000 USD cho 14 bạn học sinh
xuất sắc cùng nhiều phần thưởng học
bổng cho các cuộc thi tuần, tháng và quý,
bên cạnh nhiều phần quà hiện vật cho
các trường có học sinh đạt giải cao trong
cuộc thi.
 Các hình thức tài trợ
Tài trợ cho hoạt động y tế, thể thao
 Các hình thức tài trợ
Tài trợ cho hoạt động thể thao
 Các hình thức tài trợ
Tài trợ cho các hoạt động nhân đạo, cộng đồng và
xã hội…
 Quy trình tài trợ
Xác định đối
tượng
Hoạch định
ngân sách
Xác định mục
tiêu
Xây dựng
thông điệp

Thực hiện

Đánh giá kết

quả
 Quy trình tài trợ
Xác định đối tượng: lựa chọn đối tượng công
chúng mà hoạt động tài trợ hướng đến
 Quy trình tài trợ
Hoạch định ngân sách: tính toán ngân sách đầy đủ
cho chương trình tài trợ như tiền, nhân sự, dịch
vụ,… trong mối quan hệ tương ứng giữa lợi ích với
nguồn lực đầu tư, giữa mức độ kiểm soát và quản lý
chương trình với khả năng nhận biết của khán giả
về nhà tài trợ.
 Quy trình tài trợ
Xác định mục tiêu: Chương trình tài trợ phải đáp ứng được
những mục tiêu marketing và chiến lược truyền thông xác định
cho thương hiệu.
 Khán giả tham gia sự kiện mà doanh nghiệp tài trợ phù hợp
với thị trường mục tiêu của thương hiệu.
 Sự kiện đó phải được nhiều người biết đến, tạo được hình ảnh
tốt, và có thể tạo ra những tác động mong muốn lên thị trường
mục tiêu.
 Khán giả phải có những nhận định ưu ái cho nhà tài trợ vì đã
tham gia sự kiện.
 Quy trình tài trợ
Xây dựng thông điệp: xác định hình ảnh mà
doanh nghiệp muốn gửi tới công chúng thông qua
hoạt động tài trợ.
 Quy trình tài trợ
Thực hiện:
- Xây dựng nội dung chương trình tài trợ
- Tổ chức thực hiện tài trợ
- Truyền thông cho hoạt động tài trợ
 Quy trình tài trợ
Đánh giá kết quả: đo lường hiệu quả tiếp xúc của hoạt động
tài trợ là công việc khó khăn nhưng cần thiết. Có hai cách
tiếp cận cơ bản để đo lường tác động của hoạt động tài trợ:
 Phương pháp đánh giá từ bên cung cấp chương trình tập
trung vào số lần tiếp xúc với thương hiệu thông qua
phạm vi bao phủ của phương tiện truyền thông.
 Phương pháp đánh giá từ phía khán giả tập trung vào tác
động của chương trình tới nhận thức và tình cảm của
khán giả đối với nhà tài trợ.