- Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Thành phần tài liệu. - Nội dung của tài liệu. - Giá trị của tài liệu. - Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an. - Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. - Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. - Tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ điện tử. - Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức . - Bước 3: Chuẩn bị tài liệu. - Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu. - Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - 27 Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an. - 48 Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. - nghệ số hóa tài liệu. - quy trình số hóa tài liệu. - Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an.. - Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ của xã hội và của các cơ quan nhà nước.. - Nguồn tài liệu tham khảo. - Tài liệu liên quan đến Dự án hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn phòng Bộ công an.. - Chương 2: Kho hồ sơ số, giải pháp đối với tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an.. - Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Thống kê thành phần, số lƣợng, giá trị trị tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Tài liệu. - Tỉ lệ tài liệu có giá trị hiện hành. - Tỉ lệ tài liệu có giá. - Tài liệu về lĩnh vực an ninh. - Tài liệu về lĩnh vực cảnh sát. - Tài liệu về lĩnh vực hậu cần – kỹ thuật. - Tài liệu về lĩnh vực xây dựng lực lượng. - Tài liệu về công tác Đảng. - a- Tài liệu các Văn phòng lãnh đạo Bộ. - Tài liệu này sẽ được ghi lại trong ổ cứng và nộp lưu lên kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an.. - Tài liệu các Văn phòng lãnh đạo Bộ 1.2.3. - Những loại thông tin được phản ánh trong tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là:. - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu. - Đối với công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lƣu trữ. - Phân loại tài liệu. - Tài liệu được lưu trữ tại kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an bao gồm tài liệu của cơ quan Bộ (tài liệu của Văn phòng Bộ, các Vụ, Cục trực thuộc Bộ).. - Xác định giá trị tài liệu. - Công tác bảo quản tài liệu. - Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. - Năm Lƣợt ngƣời Tài liệu. - Nguyên nhân là do các tài liệu được lưu trữ từ nhiều năm trước. - Không có cơ chế gắn kết văn bản tài liệu điện tử và tài liệu trong kho lưu trữ. - Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lƣu trữ. - Số hóa tài liệu lưu trữ:. - hoạch dự án, mục tiêu, chuẩn bị tài liệu. - Ƣu điểm của số hóa văn bản, tài liệu lƣu trữ. - file tài liệu. - Nhƣợc điểm của số hóa văn bản, tài liệu lƣu trữ. - Ví dụ, tài liệu được lưu. - Phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ cũng không nằm ngoài điều này. - Bước 1.Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hoá.. - Bước 2.Chuẩn bị tài liệu. - làm phẳng các trang tài liệu. - Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ.. - Như vậy tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo các yếu tố sau:. - Một tài liệu lưu trữ điện tử được coi là xác thực nếu đảm bảo:. - b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. - Khi được số hóa, các tài liệu này sẽ. - Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lƣu trữ. - Nguồn:Tài liệu tư vấn thiết kế của nhà thầu đối với Dự án Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn bản quản lý Nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an. - Vận chuyển tài liệu giấy (3). - Chuẩn bị tài liệu giấy (2.2). - Chuyển trả tài liệu gốc vào kho lưu trữ. - Biên mục tài liệu. - Xây dựng nội dung file tài liệu. - (Nguồn: Tài liệu tư vấn thiết kế của nhà thầu đối với Dự án Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn bản quản lý Nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an. - Ảnh quét tài liệu ở định dạng TIFF,. - Tài liệu có thể soạn thảo, tìm kiếm toàn văn. - Tháo, quét ảnh, đóng tập tài liệu. - Thứ nhất : Những tài liệu có tần số sử dụng cao. - Trong 8 nhóm tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ. - Tài liệu các Văn phòng lãnh đạo Bộ. - Văn phòng Bộ Công an sẽ tiến hành số hóa toàn bộ những tài liệu có giá trị lịch sử của ba nhóm:. - Qua khảo sát tài liệu lưu tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an, ta có bảng thống kê sau:. - Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lƣu trữ Văn phòng Bộ Công an. - tài liệu Giai đoạn. - (Nguồn: Báo cáo khảo sát tài liệu của Phòng Hành chính phục vụ chỉnh lý tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an. - Thứ ba: Tài liệu quý hiếm. - Như vậy, việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ của Văn phòng Bộ Công an mới có thể phát triển một cách mạnh mẽ, bền vững trong tương lai.. - Tiếp nhận và kiểm tra tài liệu quét. - Tài liệu chờ đợi quét phải đặt lên bàn. - Phần mềm biên mục hồ sơ, tài liệu;. - Tài liệu giấy (A). - Bước 7: Tra cứu và khai thác tài liệu trên. - âm bản Tài liệu dạng. - Tài liệu dạng Microfilm. - Máy chủ file (File Server): lưu trữ các file hồ sơ tài liệu.. - Phân hệ Thu thập tài liệu - Phân hệ Khai thác. - Phân hệ thu thập tài liệu. - Theo tài liệu.. - Đã tìm hiểu thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Tác giả đưa ra giải pháp đối với tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an là “xây dựng kho hồ sơ số”. - Bộ Công an năm (2013), Tài liệu liên quan tới Dự án Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn bản quản lý Nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an, Hà Nội. - Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn, bài đăng trên trang tin điện tử.. - Tổng quan về số hóa tài liệu (bài giảng) 45