- Bài toán quản lý quy trình (BPM) và ứng dụng trong thực tế. - Công nghệ thông tin. - Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh đều được tổ chức thành các phòng, nhóm. - mỗi phòng, nhóm có một chức năng nhiệm vụ nhất định trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức. - Với doanh nghiệp có trình độ công nghệ thông tin thấp thì thông tin của nghiệp vụ kinh tế chuyển từ bộ phận này sang bộ phận kia dưới hình thức bản cứng (Giấy tờ ký tươi, thậm chí là viết tay). - với các tổ chức hiện đại hơn (Phổ biến hiện nay) thì thông tin được trao đổi giữa các bộ phận dưới hình thức email hay file thông tin.. - Tuy nhiên với các tổ chức hành chính như xã, phường, cơ quan thuế,… hồ sơ được cá nhân, doanh nghiệp nộp và cơ quan là bản giấy. - Với cơ quan một cửa thì thông tin di chuyển giữa các bộ phận vẫn là bản giấy.. - Các hình thức lưu trữ thông tin như đã nêu ở trên có các vấn đề sau:. - Vấn đề thứ nhất là khó quản lý: Hồ sơ đi từ bước này sang bước khác thường do bên thứ ba hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm dẫn đến tính trạng đơn vị chủ quản của hồ sơ không kiểm soát được tình trạng hồ sơ trong quá trình vận chuyển dẫn đến khả năng mất mát thông tin gây thiệt hại cho tổ chức, cá nhân liên quan.. - Thứ hai là thời gian vận chuyển hồ sơ (đối với quy trình dùng hồ sơ bản cứng) và thời gian sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ (với quy trình xử lý bằng email) là lớn làm tăng thời gian xử lý hồ sơ gây thiệt hại về kinh tế cho khách hàng và doanh nghiệp.. - Vấn đề thứ ba, khả năng thống kê, báo cáo thấp: Với cách vận hành quy trình thủ công và qua email, việc thống kê lại thông tin xử lý của hồ sơ là rất hạn chế và mất rất nhiều thời gian:. - Thông tin thời gian hồ sơ đến một bước hiện tại, thời gian hồ sơ ra khỏi bước đó, ý kiến của người thực hiện. - từ việc thống kế báo cáo kém sẽ dẫn đến việc lãnh đạo không có cái nhìn đúng về hiện trạng xử lý nghiệp vụ của đơn vì, khó đưa ra các quyết định quan trọng mang tính cạnh tranh. - Và khả năng thống kê báo cáo thấp cũng dẫn đến vấn đề thứ tư:. - Khả năng cải tiến thấp: Nếu một doanh nghiệp, tổ chức có khả năng cải tiến thấp tức là tổ chức, doanh nghiệp đó sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ và điều này rõ ràng là không tốt.. - Do vậy cần có một hệ thống quản lý việc thông tin quy trình kinh tế, hành chính luân chuyển giữa các nhóm chuyên trách. - Hệ thống cần đảm bảo rằng:. - Thời gian thông tin trên đường di chuyển giữa các bộ phận là ngắn nhất (Nhanh như chúng ta gửi một email).. - Các bước đều có giám sát và phê duyệt nếu cần: Tăng tính giám sát của hệ thống giảm thiệu rủi ro hoạt động đảm bảo nguyên tắc bốn mắt-luôn có người làm và người giám sát.. - Đáp ứng khả năng thống kê, báo cáo.. - Đảm bảo cơ chế một cửa: Khách hàng chỉ cần tiếp xúc với một đầu mối của quy trình và đầu mối đó có thể cập nhật trạng thái của hồ sơ cho khách hàng bất cứ lúc nào.. - Có khả năng mở rộng: Đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai: Mở rộng số user sử dụng, mở rộng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ.. - Có khả năng kết nối với các hệ thống khác: Trong một tổ chức có thể có nhiều hệ thống phục vụ các mục đích chuyên trách khác nhau: Quản lý khách hàng (CRM-Customer Relation Management), Core Banking (Dành cho ngân hàng) hoặc ERP – Enterprise Resource Planning, HRM (Human Resource Management. - Và hệ thống quản lý quy trình cần có sự liên kết với các hệ thống khác trong môi trường thông tin của doanh nghiệp, tổ chức.. - Mềm dẻo: Đặc tính này hết sức quan trọng và sẽ tạo nên khác biệt giữa hệ thống quản lý quy trình và các hệ thống phần mềm khác. - Hệ thống cần thích nghi được với nhiều loại quy trình khác nhau, ví dụ trong ngân hàng có quy trình phê duyệt tín dụng, quy trình phát hành LC, bảo lãnh (là các nghiệp vụ chính), tuy nhiên trong ngân hàng cũng cần có quy trình tuyển dụng nhân sự, quy trình mua bán tài sản. - vì vậy hệ thống quản lý quy trình cần đáp ứng quản lý được tất cả các loại quy trình này. - Ngoài ra mềm dẻo cũng có nghĩa là hệ thống cần đáp ứng được sự thay đổi liên tục của quy trình kinh doanh (thêm bước, cắt bước,. - Với nhu cầu cấp thiết của thị trường, nghiệp vụ kinh doanh như trên, vì vậy các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ thông tin cần xây dựng quy trình phát triển, kiểm thử, triển khai, vận hành và bảo trì các quy trình trên các hệ thống quản lý quy trình. - Nội dung của luận văn sẽ đề cập đến các khái niệm về quy trình và ví dụ về việc xây dựng một quy trình kinh doanh trên một Hệ thống quản lý quy trình (BPM Framework) sẵn có là IBM BPM Lombardi 8.5. - Đưa ra khái niệm về quy trình nghiệp vụ: Quy trình nghiệp vụ là gì? Quy trình nghiệp vụ xuất hiện ở đâu trong xã hội?. - Các yêu cầu cần thiết cho một BPM Framework hiện đại: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu về tính mở rộng, yêu cầu về khả năng tích hợp, yêu cầu về khả năng nâng cấp quy trình trong thời gian ngắn để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.. - Ứng dụng các bước xây dựng quy trình nghiệp vụ xây dựng quy trình mở LC tại MB Bank:. - Xây dựng quy trình mở LC tại MB Bank theo mô hình Ring: Quá trình phát triển được chia thành các vòng lặp, kết quả là sau mỗi vòng lặp, quy trình Mở LC được làm mịn hơn, chi tiết hơn. - Bắt đầu là danh sách role, quy trình được định nghĩa trên Process Designer, kết thúc là ứng dụng quản lý quy trình mở LC được triển khai trên Process Server.. - Chương 1: Tổng quan về quản lý quy trình (BPM).. - Định nghĩa quy trình, hiện trạng các quy trình trong các doanh nghiệp, tổ chức hành chính, từ đó cho thấy sự cần thiết của hệ thống quản lý quy trình (BPM) và các yêu cầu cho một BPM hiện đại.. - Chương 2: Quy trình mở LC tại MB Bank.. - Các khái niệm về thanh toán quốc tế, quy trình mở LC tại MB Bank.. - Chương 3: Cài đặt quy trình trên IBM BPM 8.5 Lombardi. - Giới thiệu về IBM BPM 8.5, ngôn ngữ mô hình hóa quy trình BPMN 2.0 và so sánh với các ngôn ngữ khác.. - Cài đặt quy trình Mở LC trên IBM BPM 8.5 Lombardi.. - [7] Tài liệu nghiệp vụ mở LC tại Ngân hàng TMCP Quân đội.. - Hoàng Thị Minh Ngọc, Giáo trình nghiệp vụ Ngân hàng thương mại