- V/v hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động. - Thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày trong đó quy định kể từ ngày người lao động được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (BHXH tỉnh) rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động quản lý như sau:. - RÀ SOÁT SỔ BHXH. - Nguyên tắc rà soát thông tin trên sổ BHXH. - a) Thực hiện rà soát sổ BHXH của người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin của người lao động ghi trên sổ BHXH.. - b) Nội dung ghi trên sổ BHXH thực hiện rà soát các thông tin sau:. - Thời gian tham gia BHXH: quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.. - Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).. - c) BHXH tỉnh/huyện tổ chức rà soát sổ BHXH theo phân cấp quản lý thu.. - Quy trình rà soát sổ BHXH của người lao động 2.1. - Thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:. - Sổ BHXH đúng, đủ thông tin: thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận. - Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin. - sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin:. - thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh;. - Nhận sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung, Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định, thực hiện:. - Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu.. - chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.. - Đơn vị. - chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03). - b) Phối hợp với cơ quan BHXH rà soát sổ BHXH. - nộp sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) cho cơ quan BHXH.. - c) Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổ sung hồ sơ. - Người lao động. - BÀN GIAO SỔ BHXH 1. - a) Chỉ thực hiện bàn giao sổ BHXH cho người lao động sau khi đã rà soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu.. - b) Cơ quan BHXH phối hợp với đơn vị bàn giao trực tiếp sổ BHXH cho người lao động.. - Quy trình bàn giao sổ BHXH cho người lao động. - a) Cấp sổ BHXH. - Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH ngày của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành mẫu sổ BHXH thì cấp lại (tờ bìa và toàn bộ tờ rời). - In tờ rời sổ BHXH liên tục đến ngày 31 tháng 12 của năm trước thời điểm rà soát sổ BHXH theo quy định tại Tiết 2.5.1, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 4 Quy định về mẫu sổ BHXH ban hành kèm theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH ngày của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. - Toàn bộ sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH đục lỗ và lưu tại Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng hồ sơ) của BHXH tỉnh theo quy định.. - Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định ban hành kèm theo Quyết định số 3339/QĐ- BHXH ngày 16/5/2008 ban hành mẫu và số sổ BHXH, Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày ban hành mẫu sổ BHXH và hướng dẫn ghi sổ BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và Quyết định số 1035/QĐ-BHXH (tờ bìa và tờ rời) thì không cấp lại, chỉ điều chỉnh, bổ sung thông tin thay thế.. - b) Bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).. - c) Báo cáo tình hình bàn giao sổ BHXH cho người lao động:. - a) Tổ chức thực hiện rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động kể từ ngày văn bản này có hiệu lực. - b) Xây dựng lộ trình, thời gian rà soát, bàn giao sổ BHXH cho BHXH huyện.. - d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quá trình rà soát thông tin ghi trên sổ BHXH và bàn giao sổ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn quản lý của BHXH tỉnh/huyện kể cả khi nghỉ chế độ hoặc chuyển công tác.. - phương thực hiện việc rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động đảm bảo đúng quy định của pháp luật.. - g) BHXH tỉnh lập dự toán kinh phí chi rà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theo quy định.. - Chủ trì phối hợp với các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện, giải quyết vướng mắc trong quá trình rà soát sổ BHXH và bàn giao cho người lao động theo quy định và theo Văn bản này.. - Xây dựng kế hoạch triển khai rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động, trình Tổng Giám đốc phê duyệt.. - Chủ trì, phối hợp với các Ban nghiệp vụ có liên quan sửa đổi, nâng cấp, quản lý và chuyển giao, hướng dẫn kịp thời ứng dụng phần mềm để nhập quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động từ sổ BHXH vào cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý.. - Quản lý cơ sở dữ liệu ghi trên sổ BHXH của người lao động tham gia BHXH trên toàn quốc theo hình thức tập trung tại BHXH Việt Nam đồng bộ với cơ sở dữ liệu hộ gia đình tham gia bảo hiểm y tế.. - Hướng dẫn BHXH tỉnh thực hiện chi trả, hạch toán, quyết toán chi phí rà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theo đúng quy định.. - Hướng dẫn việc chuyển giao sổ BHXH cho người lao động phù hợp với đặc thù của từng Bộ và đồng bộ với các quy định tại Văn bản này.. - MỘT SỐ VẤN ĐỀ LƯU Ý KHI RÀ SOÁT VÀ BÀN GIAO SỔ BHXH. - Đối với sổ BHXH do BHXH tỉnh, thành phố khác cấp, khi thực hiện rà soát, nếu phát hiện sai sót, BHXH nơi rà soát có văn bản phối hợp với BHXH nơi cấp sổ hoặc nơi xác nhận quá trình tham gia trước đó của người lao động để xác minh lại.. - Hồ sơ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH thực hiện theo quy định tại Điều 25 và Điều 29 Quy định về quản lý thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN. - Đối với sổ BHXH của người lao động đang bảo lưu thời gian đóng, khi người lao động tiếp tục tham gia BHXH hoặc giải quyết chế độ thì cơ quan BHXH thực hiện thực hiện rà soát sổ BHXH theo quy định tại Văn bản này.. - Một người có từ 02 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau hoặc một số sổ được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, cấp lại sổ BHXH mới theo quy định tại Khoản 5, Điều 46 Quyết định số 959/QĐ-BHXH.. - Một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì ghi quá trình đóng theo thời gian tham gia BHXH, BHTN phát sinh trước. - thời gian đóng BHXH, BHTN trùng không được ghi lại trên sổ BHXH mới thì hoàn trả cho người lao động hoặc người tham gia BHXH tự nguyện số tiền BHXH, BHTN mà người lao động và đơn vị hoặc người tham gia BHXH tự nguyện đã đóng vào quỹ BHXH, BHTN, không bao gồm tiền lãi.. - Thời điểm rà soát sổ BHXH là tháng 9/2016, đơn vị đã đóng đủ tiền BHXH cho người lao động đến hết tháng 6/2015, thì in tờ rời sổ BHXH và xác nhận thời gian đóng đến ngày . - STT Họ và tên Số sổ BHXH Ký nhận của. - người lao động Ghi chú. - Tổng số sổ BHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH:. - Tổng số sổ BHXH cơ quan BHXH bàn giao cho đơn vị:. - Mục đích: để tổng hợp số lượng sổ BHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH và số lượng sổ BHXH cơ quan BHXH bàn giao cho đơn vị để bàn giao người lao động. - Thời gian lập: khi cán bộ Tổ Thẩm định phối hợp với đơn vị thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH.. - Cột 1: ghi số thứ tự từ 1 đến hết số người lao động nộp sổ BHXH cho cơ quan BHXH.. - Cột 2: ghi họ và tên của từng người lao động theo sổ BHXH.. - Cột 3: ghi số sổ tương ứng với tên của người lao động.. - Cột 4: người lao động ký, ghi rõ họ, tên khi nhận sổ BHXH.. - Cán bộ thẩm định: ghi tổng số sổ BHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH. - ký ghi rõ họ tên khi nhận sổ BHXH. - cán bộ sổ, thẻ ghi tổng số sổ BHXH bàn giao cho đơn vị. - ký ghi rõ họ tên khi bàn giao sổ BHXH.. - Đơn vị: ký, đóng dấu khi nộp sổ BHXH cho cơ quan BHXH và khi nhận lại sổ từ cơ quan BHXH.. - Đơn vị nộp toàn bộ sổ BHXH của người lao động theo danh sách cho cơ quan BHXH.. - Cơ quan BHXH bàn giao sổ BHXH theo danh sách cho đơn vị. - phối hợp với đơn vị bàn giao cho người lao động.. - Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) lập thành 02 bản, đơn vị lưu 01 bản, cơ quan BHXH lưu 01 bản.. - Số sổ BHXH:. - Mục đích: để thông báo và hướng dẫn đơn vị, người lao động bổ sung hồ sơ đề nghị cấp lại, điều chỉnh thông tin ghi trên sổ BHXH.. - Thời gian lập: khi cán bộ thẩm định phối hợp với đơn vị thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH.. - Các nội dung: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số sổ BHXH ghi theo sổ BHXH của người lao động. - đơn vị công tác ghi tên đơn vị người lao động đang làm việc.. - Mục 1: ghi các nội dung bổ sung hồ sơ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH (theo quy định, tại Điều 25 và Điều 29 Quy định về quản lý thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN;. - Thông tin của người lao động. - Nội dung ghi trên sổ BHXH Nội dung đề nghị điều chỉnh Số sổ BHXH:. - Nội dung ghi trên sổ BHXH Nội dung đề nghị điều chỉnh Từ. - Mục đích: để đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động. - Thời điểm lập: khi thực hiện rà soát sổ BHXH và sau khi nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH và thông tin điều chỉnh của người lao động vào cơ sở dữ liệu.. - Cột “Nội dung ghi trên sổ BHXH”: thực hiện in từ cơ sở dữ liệu.. - Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”: nếu người lao động có quá trình công tác tại Cột “Nội dung ghi trên sổ BHXH” chưa đúng thì đề nghị điều chỉnh tương ứng cùng hàng tại Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”.. - Thời gian tham gia BHXH: quá trình, đóng BHXH, BHTN của người lao động.. - BÁO CÁO TÌNH HÌNH BÀN GIAO SỔ BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG. - sổ BHXH. - Báo cáo tình hình chuyển giao sổ BHXH cho người lao động (Mẫu số 04) 1. - Mục đích: để báo cáo BHXH tỉnh, thành phố tình hình bàn giao sổ BHXH.. - Cột 1: ghi số thứ tự từ 1 đến hết số đơn vị đã bàn giao sổ BHXH.. - Cột 4: ghi số người lao động đã nhận sổ BHXH.. - Cột 5: ghi số người lao động chưa nhận sổ BHXH.. - Báo cáo tình hình chuyển giao sổ BHXH cho người lao động (Mẫu số 04) lập thành 02 bản, BHXH huyện lưu 01 bản, gửi BHXH tỉnh 01 bản.. - Số đơn vị SDLĐ bàn giao sổ BHXH. - Báo cáo tình hình chuyển giao sổ BHXH cho người lao động (Mẫu số 05). - Mục đích: để báo cáo BHXH Việt Nam tình hình bàn giao sổ BHXH tại địa phương.. - Cột 3: ghi số đơn vị bàn giao sổ BHXH tương ứng.. - Báo cáo tình hình chuyển giao sổ BHXH cho người lao động (Mẫu số 05) lập thành 02 bản, BHXH tỉnh lưu 01 bản, gửi BHXH Việt Nam 01 bản.