- HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA QUẢN LÝ CÔNG TÁC TIẾP SINH VIÊN TẠI MỘT KHOA ĐÀO TẠO TRONG MỘT TRƯỜNG ĐẠI HỌC. - Hệ thống thông tin, quản lý trực tuyến, quản lý hành chính, quản lý sinh viên Keywords:. - Trong bài viết này chúng tôi đề xuất xây dựng hệ thống thông tin quản lý công tác tiếp sinh viên tại một khoa đào tạo trong một trường đại học trên tinh thần “một cửa”. - Qui trình tiếp sinh viên tại một khoa đào tạo được hệ thống hóa và mô hình hóa nhằm mục tiêu có thể tiếp nhận và giải quyết đơn sinh viên một cách trực tuyến. - Các kết quả ban đầu của hệ thống đã thể hiện được những bước đi ban đầu khả quan trong quá trình nghiên cứu vấn đề một cửa trong công tác quản lý sinh viên tại một khoa đào tạo trong một trường đại học, thí điểm tại Khoa Công nghệ Thông tin &. - Nhà trường đã xây dựng hệ thống thông tin để phục vụ công tác đào tạo [6]. - Mặc dù hệ thống luôn được cải thiện nhưng vẫn chưa bao phủ hết các công tác trong trường, nhất là những công tác liên quan đến qui trình tiếp nhận đơn sinh viên ở các khoa quản lý đào tạo. - Trong thời gian qua, một số cán bộ hành chính ở các khoa cũng đã ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý, nhất là khâu tiếp sinh viên. - Nhận thấy được nhu cần cấp thiết của cán bộ quản lý ở các khoa đào tạo trong Trường Đại học Cần Thơ (là một trường theo mô hình đa ngành, đa lĩnh vực), chúng tôi đã tiến hành xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên tại một khoa đào tạo, thí điểm tại Khoa Công nghệ Thông tin &. - Trong hệ thống này, qui trình tiếp sinh viên tại một khoa đào tạo được hệ thống hóa và mô hình hóa nhằm mục tiêu có thể tiếp nhận và giải quyết đơn sinh viên một cách trực tuyến theo tinh thần “một cửa”.. - Phần bốn trình bày các giải pháp xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên. - 2 CÔNG TÁC TIẾP SINH VIÊN. - Công tác tiếp sinh viên ở các khoa quản lý đào tạo tại một trường đại học (chẳng hạn như tại Trường Đại học Cần Thơ) bao gồm nhiều việc như:. - cho cả cán bộ và sinh viên.. - Qui trình tiếp nhận và trả đơn hoặc bảng điểm của sinh viên ở các đơn vị đào tạo hiện nay mô tả như sơ đồ 1, gồm các bước theo các bước như sau:. - Sinh viên tự làm đơn theo mẫu.. - Sinh viên đem nộp đơn tại Văn phòng khoa cho cán bộ tiếp sinh viên trong giờ hành chính. - Cán bộ kiểm tra nội dung đơn và hướng dẫn sinh viên làm lại nếu đơn chưa đúng yêu cầu.. - Ngày hôm sau sinh viên đến tại Văn phòng khoa để nhận đơn.. - Qui trình nhận đăng ký in bảng điểm của sinh viên cũng tương tự: Sinh viên đến Văn phòng khoa gặp cán bộ tiếp sinh viên để đăng ký, đóng lệ phí.. - Sơ đồ 1: Qui trình tiếp nhận đơn của sinh viên Qui trình này có những nhược điểm sau:. - Mỗi khoa phải có ít nhất một cán bộ chuyên trách tiếp sinh viên (hoặc cán bộ kiêm nhiệm, nếu là cán bộ kiêm nhiệm thì phải nắm rõ công tác quản lý sinh viên). - Sinh viên làm đơn. - Sinh viên nhận đơn tại Văn phòng Khoa. - nặng nề nhưng tốn thời gian, cán bộ không thể tập trung làm việc khác được do phải liên tục nhận đơn và trả lời thắc mắc của sinh viên. - Khi nhận đơn sinh viên, cán bộ phải kiểm tra thông tin sinh viên từ nhiều nguồn khác nhau để biết thông tin có chính xác không.. - Đối với việc sinh viên đăng ký in bảng điểm, ngoài việc cán bộ phải ghi nhận thông tin của sinh viên đăng ký để in bảng điểm, cuối năm cán bộ còn phải nhập số liệu để thống kê tổng số tiền sinh viên đã đăng ký để thanh toán, công việc này cũng tốn nhiều thời gian và rất dễ sai sót.. - Sinh viên muốn nộp đơn hoặc đăng ký bảng điểm phải thực hiện trong giờ làm việc, phải đến tại văn phòng Khoa.. - 3 MÔ HÌNH MỘT CỬA CHO CÔNG TÁC TIẾP SINH VIÊN. - Mô hình một cửa cho công tác tiếp sinh viên là mô hình mà sinh viên chỉ cần giao tiếp trực tuyến (online) trên hệ thống. - Sinh viên muốn làm đơn hoặc đăng ký in bảng điểm chỉ cần đăng nhập vào hệ thống, chọn đúng mẫu đơn và gửi đơn trên hệ thống. - Những phản hồi của cán bộ quản lý đối với sinh viên cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống.. - Sinh viên chỉ cần đến bộ phận tiếp sinh viên một lần để nhận kết quả (đơn đã xác nhận hoặc bảng điểm). - Hình 1: Mô hình một cửa cho công tác tiếp sinh viên 4 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG. - THÔNG TIN MỘT CỬA QUẢN LÝ CÔNG TÁC TIẾP SINH VIÊN. - Để xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên, chúng ta cần thực hiện những công việc sau:. - Tìm hiểu qui trình tiếp nhận đơn sinh viên tại khoa đào tạo trong một trường đại học (thí điểm tại Khoa CNTT&TT-ĐHCT).. - Áp dụng hệ thống vào qui trình hoạt động tiếp sinh viên tại khoa đào tạo trong một trường đại học (thí điểm tại Khoa CNTT&TT-ĐHCT).. - Sinh viên. - Với các đặc điểm đã phân tích ở trên và dựa vào tình hình thực tế của Khoa CNTT&TT, chúng tôi chọn giải pháp xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên bằng phương pháp dựa trên nền tảng mã nguồn mở.. - Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên là xây dựng một hệ thống với nhiều tiện ích hỗ trợ trực tiếp cho cán bộ quản lý và sinh viên. - Ngoài ra hệ thống cũng góp phần làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong khâu tiếp nhận sinh viên tại Khoa CNTT&TT – Trường Đại học Cần Thơ (đơn vị được chọn làm thí điểm).. - 5.1 Qui trình tiếp nhận đơn của sinh viên trên hệ thống thông tin một cửa. - lý và sinh viên. - Cán bộ phải thường xuyên tiếp xúc với sinh viên, thường xuyên kiểm tra thông tin sinh viên. - Sinh viên phải tốn thời gian đến tại Văn phòng khoa ít nhất 2 lần: một lần nộp đơn và 1 lần nhận đơn đã được xét duyệt.. - Qui trình tiếp nhận đơn của sinh viên trên hệ thống thông tin một cửa (gọi là qui trình tiếp nhận đơn sinh viên trực tuyến/online) phải phù hợp với thực tế. - Qui trình tiếp nhận đơn trực tuyến/online (bao gồm qui trình nộp đơn và qui trình đăng ký in bảng điểm) của sinh viên phải đáp ứng các yêu cầu sau:. - Khi sinh viên có nhu cầu nộp đơn để xác nhận hoặc in bảng điểm thì không cần phải trực tiếp đến Văn phòng khoa. - Sinh viên có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi thông qua một máy tính có kết nối internet.. - Sinh viên chỉ cần một lần đến Văn phòng khoa để nhận đơn hoặc bảng điểm đã yêu cầu trước đó.. - Cán bộ quản lý không cần phải kiểm tra thông tin của sinh viên có chính xác hay không vì khi sinh viên đăng nhập vào hệ thống thì thông tin của sinh viên đã có sẵn trên hệ thống. - Qui trình tiếp nhận đơn của sinh viên trên hệ thống thông tin một cửa gồm 2 qui trình chính là qui trình đăng ký đơn và qui trình đăng ký in bảng điểm:. - sơ đồ 3, qua sơ đồ ta thấy sinh viên không cần đến gặp cán bộ quản lý vẫn có thể đăng ký in bảng. - Cán bộ quản lý không cần tiếp xúc với sinh viên nhưng vẫn có thông tin để in bảng điểm cho sinh viên:. - Sinh viên đăng nhập vào hệ thống. - hệ thống. - Sinh viên nhận đơn tại văn phòng Khoa Đơn sai. - Phản hồi sinh viên. - Sinh viên sửa đơn theo yêu cầu. - và nộp lại trên hệ thống. - Sơ đồ 3: Qui trình đăng ký in bảng điểm 5.2 Mô hình hệ thống. - Hệ thống đề nghị được tổ chức như Hình 2:. - Hình 2: Mô hình hệ thống Sinh viên đăng. - nhập vào hệ thống. - Sinh viên nhận bảng điểm tại văn phòng Khoa. - 5.3 Xây dựng chức năng cho hệ thống Việc xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên được ứng dụng thí điểm tại Khoa CNTT&TT và có thể nhân rộng mô hình. - Hình 3: Hệ thống hỗ trợ công tác quản lý sinh viên Nhóm nghiên cứu tiến hành thiết kế và xây. - Trong mỗi mẫu đơn này cho phép người dùng xác định các thông tin tự động, để khi sinh viên có nhu cầu tạo đơn từ mẫu có sẵn thì các thông tin đó sẽ được tự động điền vào. - Việc làm này nhằm tránh một số sai sót có thể xảy ra trong quá trình sinh viên gửi đơn theo kiểu thủ công như hiện nay. - Bên cạnh đó, khi nhận được đơn từ sinh viên gửi đến, cán bộ chuyên trách sẽ kiểm tra lại lần nữa và phân loại đơn. - Ngoài ra, trong một số trường hợp đơn phải cần xác nhận của địa phương nơi sinh viên đang cư trú, trường hợp này cán bộ quản lý không cần phải xử lý mà thay vào đó hệ thống sẽ cung cấp chức năng. - viên, nhằm hỗ trợ tư vấn cho sinh viên khi cần thiết, sau đó sinh viên sẽ tự in đơn và mang về địa phương xác nhận. - Ngoài ra, hệ thống cũng cung cấp một số chức năng cho phép cán bộ tổng hợp thống kê dữ liệu theo thời gian nhằm đánh giá tình hình sử dụng hệ thống cũng như là nhu cầu của sinh viên để từ đó có sự cải tiến trong công việc cho tốt hơn. - Chức năng tổng hợp danh sách đăng ký in bảng điểm của sinh viên cho phép cán bộ trích xuất dữ liệu trực tiếp từ hệ thống một cách đầy đủ để gửi về phòng đào tạo in bảng điểm cho sinh viên, thay vì phải tự gõ vào từ sổ đăng ký bảng điểm như hiện tại.. - Nhóm chức năng hỗ trợ sinh viên. - Mục đích của nhóm chức năng này là nhằm cho phép sinh viên có thể gửi đơn và yêu cầu in bảng điểm trực tuyến. - Sinh viên chỉ cần truy cập vào hệ thống chọn mẫu đơn, sau đó điền thêm một số thông tin khác nếu có, vì hầu hết các thông tin của sinh viên đã được tự động điền vào mẫu khi được yêu cầu.. - Trong phần này nếu đơn có yêu cầu các văn bằng đối chứng thì sinh viên cần phải tải lên hệ thống các tập tin thông qua các tiện ích được cung cấp sẵn. - Chức năng in bảng điểm cho phép sinh viên gửi yêu cầu in bảng điểm, đối với chức năng này sinh viên có thể tùy việc in, theo từng học kỳ, năm học hoặc toàn khóa học.. - 5.4 Tiện ích của hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên. - Đối với cán bộ quản lý: Do đơn của sinh viên có nhiều loại khác, và mẫu đơn cũng có thể thay đổi theo từng giai đoạn, nên hệ thống đã thiết kế để cho cán bộ quản lý có thể tự thay đổi mẫu đơn trên hệ thống. - Trên hệ thống đã có sẵn các thanh menu để cán bộ quản lý có thể dễ dàng thay đổi định dạng đơn. - Ngoài ra, đối với những nội dung nào của đơn mà cán bộ quản lý muốn cho phép hoặc không cho phép sinh viên thay đổi nội dung đã có thì chỉ cần đặt lại thuộc tính đã được cài đặt sẵn.. - Hình 4: Chức năng thay đổi mẫu đơn của cán bộ quản lý Đối với sinh viên: Sinh viên sau khi đăng nhập. - vào hệ thống thì những thông tin liên quan đến sinh viên đã có sẵn, sinh viên chỉ cần chọn đúng loại đơn. - Đối với những đơn không có yêu cầu phải giải trình gì thêm thì sau khi chọn đơn, sinh viên gửi yêu cầu cho hệ thống là xong. - Đối với những đơn phải giải trình hoặc ghi lý do có liên quan đến cá nhân thì sinh viên tự ghi vào, sau đó gửi yêu cầu. - cho hệ thống.. - Đối với giáo viên cố vấn: Đối với những đơn cần có ý kiến của GVCV, sau khi sinh viên đăng ký đơn, hệ thống sẽ tự động chuyển tin nhắn đến GVCV thông qua hệ thống email của trường.. - Hình 5: Đăng ký đơn của sinh viên 5.4.3 Tính phù hợp:. - Việc xây dựng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên tại Khoa CNTT&TT đáp ứng được nhu cầu thực tế của đơn vị. - Thông qua việc xây dựng hệ thống này, nhóm chúng tôi đã giúp Văn phòng khoa cải tiến được qui trình tiếp sinh viên, giảm tải công việc cho cán bộ hành chính tại bộ phận tiếp sinh viên. - Sử dụng hệ thống thông tin một cửa quản lý công tác tiếp sinh viên sẽ giảm tải công việc đối với cán bộ hành chính so với qui trình quản lý bằng thủ công. - Khi sử dụng hệ thống này, không cần phải có cán bộ tiếp nhận đơn, cán bộ kiểm tra đơn không phải kiểm tra lại thông tin của sinh viên.. - Những thông tin sinh viên viết sai, cán bộ quản lý phản hồi bằng email cho sinh viên (có thể sử dụng mẫu có sẵn). - Khi in bảng điểm cho sinh viên, cán bộ phụ trách không cần phải nhập lại thông tin sinh viên (mã sinh viên, in từ học kỳ nào, in bao nhiêu bảng, tính tiền). - Đối với sinh viên, sinh viên không tốn thời gian đi lại nhiều lần. - Sinh viên không cần phải điền những thông tin cá nhân vào đơn (mã sinh viên, họ tên, lớp,...).. - Khi có điều kiện, chúng tôi sẽ cho hệ thống liên thông với hệ thống quản lý sinh viên của Trường Đại học Cần Thơ.