- NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN. - Hà Nội – 2014. - Lời đầu tiên, tôi xin cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. - Không chỉ có thế, để thực hiện được luận văn này phải kể đến nguồn tài liệu mà tôi thu thập được trong quá trình công tác tại Văn phòng Bộ Công an cũng như quá trình tôi đi khảo sát thực tế tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. - Tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại Văn phòng Bộ Công an, cán bộ tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã giúp đỡ tôi thu thập những tài liệu cần thiết, cũng như chỉ bảo cho tôi nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn và tạo điều kiện giúp tôi có thể vừa học vừa làm.. - THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN. - Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Thành phần tài liệu. - Nội dung của tài liệu. - Giá trị của tài liệu. - Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an. - Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƢU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN. - Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. - Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu. - Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. - Quy trình công nghệ số hóa. - Tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ điện tửError! Bookmark not defined.. - Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. - Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng Bộ Công an. - Bước 3: Chuẩn bị tài liệu. - Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an. - Phần mềm của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an. - Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thácError! Bookmark not defined.. - Phần mềm số hóa. - Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu . - Hệ thống mạng của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an. - GIẢI PHÁP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CSDL TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN. - Giải pháp lưu trữ CSDL. - Lưu trữ dữ liệu trực tuyến. - Lưu trữ dữ liệu dự phòng. - Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang ra khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các nămError!. - Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an. - Bảng 3.1: Chương trình chuyển giao công nghệ số hóa tại Văn phòng Bộ Công an. - Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. - Hình 2.4: Sơ đồ kiến trúc hệ thống kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an. - Hình 2.5: Quy trình sản xuất Microfilm sẽ được áp dụng tại kho hồ sơ số Văn phòng Bộ Công an. - Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu, tạo nên những sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất. - Hiện nay, khối kiến thức khổng lồ của nhân loại hình thành hàng trăm năm, trong đó có cả tài liệu lưu trữ như: văn bản, sách, hình ảnh…còn hạn chế về khả năng tiếp cận cho người khai thác sử dụng. - Mặt khác những tác động cơ học của con người, môi trường sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu. - Việc số hóa sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản lý và khai thác tập trung. - Từ đó các cơ quan lưu trữ có thể tạo điều kiện cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.. - Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũng như kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bản nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh hiện đại hóa công tác hồ sơ, lưu trữ trong đó số hóa tài liệu là một nhiệm vụ trọng tâm. - Những văn bản đã được Bộ Công an ban hành như: Chỉ thị số 12/2001/CT- BCA(E11) ngày của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới. - Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày của Bộ trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới;. - Bộ Công an (2001), Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới, Hà Nội.. - Bộ Công an (2003), Chỉ thị số 02/2003/CT-BCA(V23) ngày 7/3/2003 về nhiệm vụ phát triển khoa học và công nghệ trong lực lượng Công an nhân dân từ nay đến 2010, Hà Nội. - Bộ Công an (2003), Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới. - Bộ Công an, Chỉ thị số 10/2003/CT-BCA(C11) ngày về việc tăng cường công tác hồ sơ, tàng thư thông tin nghiệp vụ cảnh sát, Hà Nội.. - Bộ Công an, Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới, Hà Nội.. - Bộ Công an (2005), Quyết định số 419/2004-BCA(A11) ngày 6/5/2005 ban hành Chế độ hồ sơ về nghiệp vụ an ninh, Hà Nội. - Bộ Công an (2007), Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân, Hà Nội. - Bộ Công an (2008), Quyết định số 176/2008/QĐ-BCA(A11) ngày ban hành Chế độ hồ sơ nghiệp vụ an ninh, Hà Nội. - Bộ Công an (2008), Tài liệu liên quan tới Dự án xây dựng Trung tâm. - Bộ Công an (2011), Quyết định số 1084/QĐ-BCA-H41 ngày 27 tháng 5 năm 2011 về việc phê duyệt ứng dụng cồng nghệ thông tin trong lực lượng Công an nhân dân giai đoạn 2011-2015 và tầm nhìn đến 2020, Hà Nội.. - Bộ Công an (2013), Chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/7/2013 về tăng cường chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân, Hà Nội.. - Bộ Công an năm (2013), Tài liệu liên quan tới Dự án Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn bản quản lý Nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an, Hà Nội. - Chính phủ (1957), Quyết định số 530-VF/NĐ ngày 27/3/1957 về việc thành lập Phòng Hồ sơ trực thuộc Văn phòng Bộ Công an, Hà Nội 15. - thành lập Cục Hồ sơ thuộc Văn phòng Bộ Công an, Hà Nội. - Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh (2012), Hướng dẫn quét hồ sơ, tài liệu vào CSDL trên máy tính ngày 26 tháng 04 năm 2012, Hà Nội. - Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh (2013), Công văn số 891/A93-P4 ngày về việc chấn chỉnh công tác quét lưu hồ sơ, tài liệu vào CSDL, Hà Nội. - Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước (2009), Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội.. - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HD- VTLTNN ngày của về xây dựng CSDL lưu trữ, Hà Nội 26. - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011. - VTLTNN ngày về ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng, Hà Nội. - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2011), Công văn số 930/VTLTNN- KHTC ngày đề nghị phê duyệt đơn giá thuê lao động số hóa tài liệu bằng máy quét chuyên dụng, chuyển dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm của Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia , Hà Nội 28. - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2012), Quy trình tạo lập CSDL. - 29 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2014), Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội. - Kenney , Stephen Chapman (1994) “Ảnh số trong thư viện và lưu trữ”, Nxb trườrng Đại học Cornell, Mỹ. - Nguyễn Cảnh Đương, Trần Đức Mạnh (2008): Bàn về khái niệm “Tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 8), tr 9-11. - diện rộng với văn bản điện tử, số hóa, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr 1-8. - Vũ Thị Thu Hiền, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư, Lưu trữ, Nghiên cứu thiết kế mô hình kho lưu trữ số trên cơ sở OAIS , lược dịch từ tạp chí “Thế giới Lan Đài, kỳ 1 năm 2009”. - hồ sơ và tập lưu công văn điện tử, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 10), tr 3-4. - Bước đột phá trong hoạt động giao dịch điện tử và công tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 11), tr 6-10. - Nguyễn Văn Kết (2010): Vai trò của “Văn bản điện tử” và “ chữ ký số” trong mô hình hoạt động “một cửa điện tử”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr 8-15. - Dương Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa – Thông tin. - Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn, bài đăng trên trang tin điện tử.. - Liên hiệp các hội Koa học và kỹ thuật Việt Nam – Trung tâm tin học và số hóa tài liệu ( 2011. - Tổng quan về số hóa tài liệu (bài giảng) 45. - vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay , luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học.. - Trần Đức Mạnh (2011): Quy định về định dạng của tài liệu điện tử,. - Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 6), tr 25-28 49. - Vũ Hồng Mây, Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, Đề tài khoa học cấp ban Đảng, năm 2010 50. - điện tử, số hóa trên mạng diện rộng, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr 10-14. - Nguyễn Lệ Nhung (2009), Vài nét về khái niệm “tài liệu”,. - “tài liệu điện tử”, bài đăng trên trang tin điện tử.. - Vũ Đình Phong (2013), số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam – Thực trạng và khuynh hướng (qua khảo sát thực tế tại Viện phim Việt Nam và điện ảnh Quân đội nhân dân, luận văn thạc sỹ ngành lưu trữ học.. - Phòng Hành Chính – Văn phòng Bộ Công an (2010), Báo cáo tổng kết năm 2010 ngày Hà Nội. - Phòng Hành Chính – Văn phòng Bộ Công an (2011), Báo cáo tổng kết công tác năm 2011 và dự kiến Chương trình công tác năm 2012 ngày Hà Nội. - Phòng Hành Chính – Văn phòng Bộ Công an (2013), Báo cáo tổng kết công tác năm 2013 ngày Hà Nội. - Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ Công an (2013), Báo cáo khảo sát tài liệu năm 2013 của phục vụ cho chỉnh lý tài liệu Phông Cơ quan Bộ Công an, Hà Nội.. - Nguyễn Thành (2013): Hệ thống lưu trữ điện tử: giải pháp mới cho. - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội 60. - Soulisouk Thow (2013), Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học.. - Tổng cục Xây dựng lực lượng (2008), Quyết định 1000/2008/QĐ- X11(X13) ngay 02/6/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn va tổ chức bộ máy của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an, Hà Nội. - Nguyễn Thị Tâm năm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại. - các trung tâm lưu trữ quốc gia, luận văn thạc sỹ ngành lưu trữ học.