Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

- NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI.
- LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học.
- Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60 32 24.
- Phương pháp nghiên cứu.
- Nguồn tài liệu tham khảo.
- PHẦN NỘI DUNG 12 Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 12 1.1.
- Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Tổng quan về Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội… 23 1.2.
- Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội và khả năng đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Sơ.
- Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sơ.
- Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của Sơ.
- Ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Chương 2: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ.
- QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 42.
- Những căn cứ để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Điều kiện cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sơ.
- Trang bị các loại máy móc, thiết bị cần thiết cho việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sơ.
- Lựa chọn tài liệu (để cập nhật vào hệ thống CSDL của Sơ.
- Xác định các cơ sở dữ liệu lưu trữ.
- Lựa chọn và chuẩn bị tài liệu.
- LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 83.
- Tổ chức quản lý CSDL tài liệu lưu trữ.
- Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Cùng với sự phát triển không ngừng của các ngành, các lĩnh vực, công tác lưu trữ đã và đang chiếm một vị trí hết sức quan trọng góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dụng và phát triển đất nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội..
- Những đóng góp của ngành lưu trữ trong thời gian qua không chỉ dừng lại ở công tác nghiên cứu lý luận, phương pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ mà còn được khẳng định và chứng minh ở chính thực tế tại hầu hết các cơ quan, tổ chức trong phạm vi cả nước..
- Ngày nay, trong quá trình hội nhập, phát triển kinh tế và hiện đại hóa đất nước, việc áp dụng công nghệ thông tin vào các mặt của đời sống xã hội đã và đang trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu, vì vậy việc nghiên cứu và áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hiện nay được xem là bước đi vững chắc giúp thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng thêm hoàn thiện và đạt hiệu quả cao..
- Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm đúng mức, song song với nhận thức đó đã có nhiều văn bản liên quan đến công tác lưu trữ được ban hành mang tính quy phạm nhằm chỉ đạo, hướng dẫn và đưa công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn.
- Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được ban hành và áp dụng vào thực tiễn đã và đang là cơ sở vững chắc mang lại hiệu quả đáng tự hào cho hoạt động lưu trữ tại các cơ quan tổ chức hiện nay..
- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là một trong những cơ quan chuyên môn giúp UBND Thành phố thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác quy hoạch, xây dựng thủ đô Hà Nội.
- Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ với việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, Lãnh đạo Sở trong thời gian qua đã có nhiều.
- cố gắng và quan tâm đúng mức đến tổ chức công tác lưu trữ tại Sở.
- Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tại đây vẫn tồn tại nhiều hạn chế nhất định, đặc biệt là hạn chế trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
- Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan nói chung và của công tác lưu trữ của Sở nói riêng..
- Với khối lượng tài liệu hình thành hàng năm tương đối lớn, thành phần và loại hình tài liệu tương đối đa dạng và phức tạp là nguyên nhân khiến cho công tác lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội ngày càng gặp nhiều khó khăn.
- Để hoàn thiện hơn một bước và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Sở trong thời gian tới, chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học..
- Mục tiêu của đề tài là trên cơ sở phân tích thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để nhìn thấy được những mặt hạn chế, khó khăn trong việc tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở.
- Từ đó tập trung nghiên cứu kỹ hệ thống lý luận và những quy định của Nhà nước về cơ sở dữ liệu (CSDL) và xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm tham mưu cho Lãnh đạo Sở để nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ và tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng CSDL đó một cách có hiệu quả nhất, phục vụ tốt hơn công tác tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Một là nghiên cứu hệ thống lý luận về CSDL từ đó xây dựng hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ tại Sở..
- Hai là tìm hiểu và đi sâu phân tích thực trạng công tác lưu trữ, đặc trưng hồ sơ, tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ đó có cái nhìn cụ thể về việc thành lập và xây dựng CSDL cho toàn bộ khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Sở..
- CSDL tài liệu lưu trữ đã tạo dựng được nhằm phục vụ tốt công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan..
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác lưu trữ nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ nói riêng tại Sở.
- Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội..
- Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ khối hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Quy hoạch – Kiến trúc từ năm 1992 đến nay..
- Công tác lưu trữ hiện nay đã và đang được các cấp các ngành quan tâm chú ý..
- Từ trước tới nay đã có khá nhiều đề tài nghiên cứu về việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, mục đích của các đề tài nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
- Tuy nhiên nội dung của hầu hết các đề tài đã được nghiên cứu trước đây thường tập trung vào công tác lưu trữ loại hình hồ sơ, tài liệu hành chính mà chưa đi sâu tìm hiểu về phương pháp quản lý các tài liệu, hồ sơ mang tính chất chuyên ngành, đặc thù của một cơ quan cụ thể..
- Riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ trước tới nay vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu chuyên sâu và đề cập đến công tác quản lý, lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trũ của Sở.
- Các đề tài nghiên cứu trước đó mới chỉ tập trung vào nghiên cứu những vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn về quy hoạch đô thị, kiến trúc các công trình xây dựng như Luận án Tiến sỹ khoa học Kinh tế “ Quy hoạch phát triển và quản lý đô thị với vai trò cộng đồng trong đô thị Việt Nam” của tác giả Nguyễn Ngọc Quỳnh, năm 1996 hay Luận án Tiến sỹ kiến trúc “Giải pháp quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian ở tại các khu đô thị mới.
- hoặc tìm hiểu về công tác lưu trữ với phương diện khảo sát, đánh giá về tài liệu lưu trữ tại Sở như đề tài nghiên cứu của tác giả Đào Thị Thanh Xuân “ Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”, luận văn thạc sĩ, năm 2010.
- Vì vậy đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” mà tôi lựa chọn nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học hoàn toàn không trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu nào đã có từ trước..
- Phương pháp hệ thống: Vận dụng phương pháp hệ thống để tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua từng thời kỳ lịch sử, phân tích, phân loại, sắp xếp hệ thống tài liệu được hình thành và tồn tại trên cơ sở trình tự thời gian.
- Phương pháp hệ thống còn được sử dụng để xác định giá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý chung về công tác lưu trữ, hệ thống văn bản quản lý của Sở..
- Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng các tư liệu tổng hợp so sánh, đối chiếu với thực tế công tác lưu trữ để thấy rõ những hạn chế và tồn tại trong việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại Sở..
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả: Căn cứ vào thành phần, nội dung tài liệu hiện có tại Sở để phân tích, tổng hợp và mô tả cụ thể, chi tiết các đặc điểm, đặc trưng cơ bản của tài liệu lưu trữ, từ đó có phương pháp hợp lý nhằm bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Sở..
- Phương pháp thống kê: Thống kê là một trong những phương pháp cơ bản trong lưu trữ nhằm thuận lợi cho việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ đồng thời hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng và quản lý CSDL tài liệu lưu trữ phục vụ tốt công tác của cơ quan..
- Phương pháp thông tin học: Giúp chúng ta tiếp cận hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, cụ thể, nắm bắt được nội dung cơ bản của chúng để đưa ra các giải pháp tối ưu nhất, cung cấp thông tin danh mục các loại tài liệu lưu trữ phục vụ mọi đối tượng người dùng, đáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo và yêu cầu giải quyết của cán bộ cơ quan, đồng thời quản lý thông tin hồ sơ một cách hệ thống, khoa học và chính xác..
- Kết quả của luận văn sẽ có giá trị thực tiễn lớn đối với công tác lưu trữ của Sở.
- Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, góp phần khắc phục nhiều hạn chế trong công tác quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở.
- Đồng thời kết quả của luận văn cũng sẽ có những đóng góp không nhỏ đối với công tác lưu trữ và quản lý.
- hồ sơ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Sở, ban ngành chuyên môn khác có liên quan.
- Đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có loại hình và nội dung tài liệu tương đương có thể triển khai thực hiện xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ cho đơn vị mình..
- Nguồn tài liệu tham khảo..
- Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:.
- Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn mới về công tác lưu trữ..
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày của Quốc Hội.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ..
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..
- Các văn bản hướng dẫn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ..
- Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia..
- Danh mục tài liệu tham khảo.
- Bản đồ thành hệ kiến trúc Việt Nam (1992), nhà xuất bản địa chất và khoáng sản..
- Báo cáo thành tích 35 năm hoạt động của Viện Quy hoạch Xây dựng Hà Nội (1997.
- Kiến trúc sư trưởng Thành phố..
- Báo cáo số 3628/ QHKT-VP ngày 06/9/2014 về công tác văn thư lưu trữ (2014), Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội..
- Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thi hành văn bản quy phạm pháp luật và công tác văn thư, lưu trữ (2004), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội..
- Công văn số 301/BC-SNN ngày 25/9/2014 của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội về việc báo cáo kết quả kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan đơn vị thuộc cụm thi đua khen thưởng số 2..
- Trần Thị Quế Hà, Lê Huy, Nguyễn Văn Kim (2003), Kiến trúc phố cổ Hội An – Việt Nam, Tư liệu Thư viện trường Đại học Khoa hội và Nhân văn, Hà Nội..
- Nguyễn Văn Hải (2005), Giải pháp Quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian ở tại các khu đô thị mới Hà Nội, Luận án Tiến sỹ kiến trúc, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội..
- Đặng Thái Hoàng (1992), Lịch sử nghệ thuật quy hoạch đô thị, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội..
- Đặng Thái Hoàng (2004), Kiến trúc Châu Á và Thế giới Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội..
- Lê Tuấn Hùng (2004), ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng..
- Nguyễn Thu Huyền (2000), Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu trong văn thư của một cơ quan, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng..
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng CSDL lưu trữ..
- Nguyễn Thị Thu Hương (2002), Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng..
- Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, Hà Nội..
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH1 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam..
- Đinh Thị Hạnh Mai (2003), Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ công chức ở Văn phòng Quốc hội, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng..
- Chủ tịch Hồ Chí Minh (2005), Kiến trúc sư vĩ đại của công cuộc cải cách và xây dựng, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội..
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ..
- Quyết định số 53QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập CSDL quản lý tài liệu lưu trữ..
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ..
- Vương Đình Quyền (chủ biên) (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội..
- Vũ Văn Trọng (2006), Xây dựng CSDL tài nguyên đất phục vụ công tác quản lý đất đai huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nông nghiệp I, Hà Nội..
- Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/8/2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử..
- Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây dựng về việc Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng..
- Xây dựng, ban hành văn bản và công tác lưu trữ (các văn bản quy định, hướng dẫn chủ yếu của Đảng và Nhà nước do Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo sưu tầm và tuyển chọn) (1998), NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội..
- Đào Thị Thanh Xuân (2010), Khảo sát đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng..
- Merlin, Tông Quang Khải (1993), Quy hoạch đô thị, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội.