- Ban hành Quy chế tổ chức họp trực tuyến của Bộ Tài nguyên và Môi trường . - Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức họp trực tuyến của Bộ Tài nguyên và Môi trường.. - Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.. - Các đơn vị trực thuộc Bộ;. - TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG. - Quy chế này quy định công tác tổ chức, thực hiện, tham gia họp trực tuyến trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ Tài nguyên và Môi trường.. - các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia họp trực tuyến do Bộ Tài nguyên và Môi trường, các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường tổ chức.. - Hệ thống họp trực tuyến: là hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực, cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau, cách xa về địa lý có thể truyền trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện các thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu theo cả hai chiều để tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị.. - Họp trực tuyến: là thực hiện họp qua hệ thống họp trực tuyến kết nối các tổ chức, cá nhân nhằm mục đích giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, tạo thuận lợi cho người tham gia so với họp trực tiếp.. - Hệ thống họp trực tuyến dùng chung Bộ Tài nguyên và Môi trường: là hệ thống phục vụ nhu cầu họp trực tuyến của các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. - Phòng họp trực tuyến: là phòng họp được lắp đặt trang thiết bị đáp ứng các điều kiện về âm thanh, hình ảnh, thiết bị ngoại vi và đường truyền ổn định bảo đảm triển khai họp trực tuyến với sự tham gia của nhiều người.. - Điểm cầu: là “định danh” thành viên tham gia họp trực tuyến. - điểm cầu có thể là phòng họp trực tuyến hoặc cá nhân (đáp ứng điều kiện kỹ thuật) tham gia cuộc họp trực tuyến.. - Đơn vị/cá nhân chủ trì: là đơn vị/cá nhân điều hành hoặc được giao điều hành, tổ chức cuộc họp.. - Đơn vị vận hành: là đơn vị bảo đảm, hỗ trợ kỹ thuật để xử lý các vấn đề liên quan phát sinh trước, trong và sau họp trực tuyến.. - Các trường hợp tổ chức họp trực tuyến. - Các hội nghị, cuộc họp, làm việc, hội thảo đều được khuyến khích tổ chức thực hiện theo hình thức trực tuyến trừ các cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước.. - Nguyên tắc tổ chức họp trực tuyến. - Công tác tổ chức, chủ trì, điều hành, tham gia các cuộc họp trực tuyến thực hiện như quy định về chế độ họp theo Quy chế làm việc của Bộ.. - Hệ thống họp trực tuyến cần bảo đảm an toàn, an ninh thông tin. - bảo mật tài khoản tham gia (tên, mật khẩu) tham gia họp trực tuyến. - không sử dụng hệ thống họp trực tuyến ngoài phạm vi nhiệm vụ, công việc của cơ quan, đơn vị.. - Đối với các cuộc họp có yêu cầu hạn chế tiếp cận (bảo mật) cần phải thiết lập mạng riêng ảo (VPN) và các giải pháp an toàn, an ninh thông tin cho cuộc họp. - các cá nhân tham dự không được cung cấp thông tin liên quan tới cuộc họp dưới mọi hình thức khi chưa được sự cho phép của người có thẩm quyền.. - Đối với các cuộc họp trực tuyến có quy mô lớn, phạm vi rộng, nhiều điểm cầu đòi hỏi đường truyền dung lượng lớn, chất lượng ổn định, thiết bị chuyên dụng, cần thiết có thể sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp chuyên nghiệp để thực hiện.. - Đại biểu tham dự cuộc họp trực tuyến. - Khi tham gia cuộc họp và chưa đến lượt phát biểu, yêu cầu đại biểu tắt micro để không bị nhiễu âm thanh.. - Việc ghi âm, ghi hình cuộc họp phải được sự đồng ý của người chủ trì phiên họp.. - Các yêu cầu kỹ thuật để họp trực tuyến 1. - Phòng họp trực tuyến. - b) Máy tính, các thiết bị ngoại vi và các trang thiết bị liên quan, kết nối với hệ thống mạng tốc độ cao, ổn định đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến.. - Hệ thống âm thanh bảo đảm mọi vị trí trong phòng họp đều có thể nghe rõ và phát biểu trên hệ thống họp trực tuyến.. - Đối với cá nhân tham gia họp trực tuyến. - và kết nối mạng ổn định đáp ứng tham gia các cuộc họp trực tuyến.. - b) Bảo đảm ánh sáng, âm thanh bên ngoài không ảnh hưởng tới chất lượng âm thanh và hình ảnh của cuộc họp trực tuyến.. - THỰC HIỆN HỌP TRỰC TUYẾN Điều 8. - Chuẩn bị cuộc họp trực tuyến. - địa điểm tổ chức họp là địa chỉ đường dẫn, mô tả để có thể tham dự cuộc họp trực tuyến (thay cho địa điểm là các phòng họp hiện thời, ví dụ:. - b) Đơn vị chủ trì (có quyền tạo lập các cuộc họp trực tuyến) tạo phòng họp trực tuyến theo thông báo mời họp, mật khẩu tham gia và căn cứ thành phần tham gia gửi thông tin cuộc họp tới các điểm cầu/thành viên tham gia qua thư điện tử công vụ của Bộ hoặc bằng tin nhắn có bảo mật.. - kiểm tra tình trạng trang thiết bị, đường truyền tại các điểm cầu trước khi tiến hành cuộc họp. - Nếu cần, phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống để bảo đảm sẵn sàng cho cuộc họp.. - d) Hoàn thành các thủ tục hồ sơ liên quan nội dung cuộc họp, đối với các cuộc họp đòi hỏi phải có ký kết biên bản của các thành viên tham gia (các hội đồng. - e) Các cơ quan, đơn vị, cá nhân đăng ký, xác nhận tham gia cuộc họp với đơn vị chủ trì. - Đơn vị chủ trì cuộc họp tổng hợp danh sách các đại biểu tham dự họp và hướng dẫn tới các đại biểu cách thức tham dự họp trực tuyến.. - Đơn vị/cá nhân chủ trì cuộc họp phối hợp các điểm cầu tham gia họp tổ chức vận hành thử, kiểm tra các thiết bị đầu cuối, kết nối mạng, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh. - trong quá trình thực hiện phối hợp với đơn vị vận hành (nếu cần). - Trường hợp xảy ra sự cố phức tạp, phối hợp với đơn vị vận hành kiểm tra, xử lý để bảo đảm triển khai cuộc họp. - Nếu không đủ điều kiện kỹ thuật để tổ chức được cuộc họp theo thời gian đã định, đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo đến các điểm cầu về thay đổi thời gian hoặc hoãn tổ chức cuộc họp trực tuyến.. - Tiến hành họp trực tuyến. - Đơn vị/cá nhân chủ trì, điều hành cuộc họp trực tuyến theo nội dung cuộc họp đúng quy định tại Khoản 1, Điều 5 quy chế này.. - Theo yêu cầu của đơn vị chủ trì, đơn vị vận hành có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra và duy trì kết nối mạng ổn định cho cuộc họp trực tuyến:. - Đơn vị chủ trì cuộc họp rà soát, hoàn tất các nội dung phiên họp. - Các đơn vị/cá nhân tham dự hoàn tất xác nhận tham gia cuộc họp để thực hiện thanh toán chế độ chi theo quy định hiện hành.. - TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ. - Trách nhiệm quản lý, vận hành hệ thống họp trực tuyến. - Quản lý, sử dụng đúng mục đích và thường xuyên bảo trì các trang thiết bị để hệ thống họp trực tuyến sẵn sàng sử dụng, đảm bảo đúng nguyên tắc, yêu cầu được quy định tại Điều 5 và Điều 7 của Quy chế này;. - Giao nhiệm vụ quản lý hệ thống họp trực tuyến, vận hành đúng quy trình kỹ thuật. - ngắt kết nối khỏi hệ thống, tắt camera, micro và các trang thiết bị đi kèm tại các điểm cầu khi cuộc họp kết thúc.. - Kiểm tra tình trạng của các trang thiết bị trước và sau khi thực hiện họp trực tuyến, đường truyền, nguồn điện cung cấp cho các thiết bị, các trang thiết bị an toàn bảo mật, máy tính, màn hình.. - Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera đối với các trang thiết bị được lắp đặt cố định và điều khiển mềm qua bộ điều khiển cho các phòng họp trực tuyến cố định.. - Đơn vị vận hành hệ thống họp trực tuyến có trách nhiệm bảo đảm ở mức hệ thống về an toàn thông tin, tránh lộ thông tin cuộc họp, có các biện pháp ứng phó với sự cố lộ, lọt thông tin các cuộc họp.. - Đầu mối quản lý, triển khai, đôn đốc, hướng dẫn, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo về thực hiện họp trực tuyến của Bộ Tài nguyên và Môi trường (là chỉ tiêu thành phần triển khai Chính phủ điện tử). - bảo đảm hỗ trợ kỹ thuật các cuộc họp trực tuyến của Lãnh đạo Bộ với bộ, ngành, địa phương theo phân công.. - Quản lý, bảo đảm vận hành Hệ thống họp trực tuyến dùng chung Bộ Tài nguyên và Môi trường, gồm các nhiệm vụ sau:. - a) Cài đặt hệ thống trên hệ thống máy chủ và dự phòng tại Trung tâm dữ liệu của Bộ, bàn giao tài khoản để các đơn vị trực thuộc Bộ chủ động tạo lập, quản lý các cuộc họp trực tuyến của đơn vị.. - Hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong việc quản lý và sử dụng hệ thống họp trực tuyến khi cần thiết.. - b) Đề xuất về trang thiết bị, phần mềm, tổ chức phát triển, hoàn thiện Hệ thống họp trực tuyến dùng chung đáp ứng yêu cầu việc họp, làm việc trực tuyến trong hoạt động quản lý, điều hành, chuyên môn của các đơn vị thuộc Bộ.. - c) Lập hồ sơ đề xuất cấp độ và phương án bảo đảm an toàn thông tin cho Hệ thống họp trực tuyến dùng chung gửi Cục An toàn thông tin - Bộ Thông tin và Truyền thông thẩm định, trình Bộ trưởng xem xét, phê duyệt. - d) Quản trị, vận hành kỹ thuật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, bảo dưỡng Hệ thống họp trực tuyến dùng chung của Bộ theo quy định. - tập huấn, hướng dẫn vận hành hệ thống để đáp ứng yêu cầu về chất lượng, phạm vi, quy mô làm việc, họp trực tuyến của Bộ.. - đ) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc xử lý sự cố về mạng đường truyền, sự cố liên quan đến hệ thống họp trực tuyến khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến.. - e) Thống kê, báo cáo hàng năm và đột xuất theo yêu cầu về tình hình họp trực tuyến trên Hệ thống họp trực tuyến dùng chung.. - Hàng năm lập, trình phê duyệt dự toán chi phí cho việc quản lý, vận hành, bảo dưỡng, bảo trì Hệ thống họp trực tuyến dùng chung và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin liên quan.. - Quản lý, tổ chức, triển khai các cuộc họp trực tuyến của Bộ, lãnh đạo Bộ và Văn phòng Bộ theo yêu cầu, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện.. - Đưa lên lịch tuần nội dung, thành phần tham gia các cuộc họp trực tuyến của lãnh đạo Bộ và gửi tài khoản/mật khẩu cho đơn vị/cá nhân tham gia cuộc họp.. - Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường triển khai, thực hiện các cuộc họp quy mô lớn, phạm vi rộng quy định tại Khoản 5, Điều 5 Quy chế này và các cuộc họp trực tuyến của Lãnh đạo Bộ với các bộ, ngành, địa phương theo yêu cầu.. - Các đơn vị thuộc Bộ. - Tích cực triển khai, phổ biến, khai thác, sử dụng rộng rãi hình thức họp trực tuyến trong hoạt động quản lý, điều hành, chuyên môn, nghiệp vụ thường xuyên của cơ quan, đơn vị. - Ưu tiên lập kế hoạch, phê duyệt hoặc trình phê duyệt dự toán, bố trí kinh phí mua sắm, vận hành trang thiết bị họp trực tuyến theo quy định.. - Quản lý, vận hành hệ thống họp trực tuyến phục vụ họp trực tuyến của đơn vị. - cán bộ đầu mối hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến, trực tiếp quản lý, vận hành thiết bị họp trực tuyến, quản lý tài khoản được phân quyền của đơn vị.. - Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường về trang thiết bị kỹ thuật, hạ tầng mạng thông tin để hệ thống họp trực tuyến sẵn sàng vận hành, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin.. - Báo cáo định kỳ hàng quý, hàng năm tình hình thực hiện họp trực tuyến gửi về Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường (trước ngày 01 tháng cuối quý) để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng báo cáo Thủ tướng Chính phủ theo nội dung triển khai Chính phủ điện tử theo mẫu báo cáo tại Phụ lục kèm theo Quy chế này.. - Vụ Tổ chức cán bộ theo dõi, giám sát hiệu quả thực hiện họp trực tuyến đối với nội dung cải cách hành chính của Bộ, là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành trách nhiệm, nhiệm vụ của đơn vị, người đứng đầu cơ quan, đơn vị.. - Vụ Thi đua, Khen thưởng và Tuyên truyền chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tuyên truyền, truyền thông về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai các cuộc họp, làm việc trên môi trường trực tuyến và tình hình thực hiện Quy chế này.. - MẪU BÁO CÁO TÌNH HÌNH HỌP TRỰC TUYẾN BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG. - TÊN ĐƠN VỊ BÁO CÁO . - V/v Báo cáo tình hình họp trực tuyến Quý...năm. - Thực hiện Quyết định số .../QĐ-BTNMT ngày … tháng… năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế tổ chức họp trực tuyến của Bộ Tài nguyên và Môi trường, <tên đơn vị báo cáo>. - báo cáo về tổ chức thực hiện họp trực tuyến Quý. - Thống kê tình hình thực hiện họp trực tuyến. - Họp qua Hệ thống họp trực tuyến dùng chung của Bộ. - Do đơn vị chủ trì (kể cả họp nội bộ):. - Do đơn vị khác chủ trì:. - Họp qua hệ thống họp trực tuyến khác do đơn vị tự vận hành:. - Họp nội bộ đơn vị:. - Với đơn vị ngoài:. - Trên đây là báo cáo tình hình họp trực tuyến Quý. - của <tên đơn vị báo cáo>, kính gửi Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ./.. - 1 Chữ viết tắt tên đơn vị báo cáo.