- Căn cứ Quyết định số 2074/QĐ-VPCP ngày 20 tháng 12 năm 2010 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ;. - Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Quy chế này quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. - "Văn bản đi" là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành đã hoàn tất các thủ tục chuyển phát, gửi đi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. - "Văn bản đến" là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử, đến cơ quan Bộ và các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan Bộ. - "Văn thư cơ quan Bộ" là bộ phận tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành văn bản của cơ quan Bộ, thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo. - "Bản gốc văn bản" của Bộ Giáo dục và Đào tạo là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. - "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản đã được cơ quan Bộ phê duyệt ban hành và được hình thành từ bản gốc văn bản. - Nguyên tắc về tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành, quản lý văn bản. - Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến. - Văn thư cơ quan Bộ là đầu mối tiếp nhận, đăng ký, xử lý toàn bộ văn bản đến của cơ quan Bộ. - Cán bộ, công chức thuộc cơ quan Bộ khi nhận được văn bản đến có liên quan tới công việc chung do lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến (dưới mọi hình thức) phải chuyển cho văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao theo quy trình xử lý văn bản của cơ quan Bộ. - Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận ngay trong ngày. - Nếu văn bản đến vào cuối giờ ngày làm việc (giờ buổi chiều), có thể làm thủ tục tiếp nhận vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn, hỏa tốc trước giờ. - Thủ tục tiếp nhận và đăng ký văn bản đến. - Thủ tục tiếp nhận văn bản đến a) Khi nhận bì văn bản đến, văn thư cơ quan Bộ phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, ký hiệu. - của văn bản ghi trên bì với sổ giao nhận, đảm bảo chính xác mới ký nhận. - c) Các bì văn bản đến có dấu thượng khẩn, khẩn, hỏa tốc hẹn giờ, hỏa tốc, mời họp phải bóc bì và xử lý tức thời ngay sau khi tiếp nhận. - d) Việc phân loại, bóc bì và đăng ký văn bản đến được thực hiện theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế công tác văn thư. - bì văn bản đến có dấu Mật (C), Tối mật (B), Tuyệt mật (A) được thực hiện theo Quyết định số 6324/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu bí mật nhà nước tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Văn thư cơ quan Bộ không nhận, gửi trả lại những văn bản không đúng các quy định về thủ tục hành chính, bao gồm các trường hợp sau: a) Trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền. - c) Văn bản gửi sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát và bản chụp dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ, tài liệu kèm theo). - Chuyển giao văn bản đến. - Những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Bộ: a) Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền ký vào “Phiếu xử lý văn bản đến” trình lãnh đạo Bộ để xin ý kiến giải quyết. - Phiếu xử lý văn bản đến được thực hiện theo phụ lục đính kèm. - b) Sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo Bộ, văn bản được chuyển trở lại văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục chuyển giao. - Các văn bản gửi đến cơ quan Bộ có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ. - a) Các trường hợp văn bản đến không ghi độ khẩn, văn thư cơ quan Bộ chuyển văn bản đến đơn vị được giao nhiệm vụ xử lý, giải quyết, ngay sau khi hoàn tất các thủ tục: ghi sổ văn bản đến, nhập dữ liệu máy tính, nhân văn bản (nếu có), ghi sổ chuyển giao văn bản đến của các đơn vị. - Văn bản được đặt đúng vào ô chuyển văn bản của các đơn vị liên quan. - b) Các trường hợp văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết khẩn, hỏa tốc, ngay sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có trách nhiệm, văn thư cơ quan Bộ chuyển trực tiếp hoặc liên hệ với cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư của các đơn vị để chuyển giao. - Đối với các văn bản đến sau 17 giờ 00 phút, cán bộ thường trực bảo vệ cơ quan Bộ có trách nhiệm tiếp nhận. - Các văn bản khác, sẽ được bàn giao cho văn thư cơ quan Bộ vào đầu giờ buổi sáng của ngày làm việc kế tiếp. - Văn thư đơn vị có trách nhiệm thực hiện các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, tiếp nhận văn bản của đơn vị đúng giờ quy định tại văn thư cơ quan Bộ. - a) Giờ nhận văn bản tại văn thư cơ quan Bộ: Buổi sáng từ 08 giờ 00 phút. - b) Các trường hợp văn bản cần xử lý có độ “Khẩn”, “Mật”, “Hỏa tốc”, ngay sau khi nhận được thông báo của Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ, văn thư đơn vị có trách nhiệm đến nhận trực tiếp tại văn thư cơ quan Bộ. - c) Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký, ghi vào sổ văn bản đến của đơn vị thì chuyển ngay tới Thủ trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền để cho ý kiến xử lý và giải quyết. - Sau khi, Thủ trưởng đơn vị, người có thẩm quyền đã có ý kiến xử lý, văn bản được chuyển giao cho các cá nhân thực hiện và theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết. - Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chặt chẽ, chính xác, đúng đối tượng và đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản. - a) Văn thư cơ quan Bộ thực hiện việc ghi chép thường nhật, đầy đủ, chính xác các thông tin vào sổ chuyển giao văn bản của các đơn vị, như: ngày, tháng chuyển giao. - số, ký hiệu văn bản. - số đến, ngày đến của văn bản. - b) Văn thư đơn vị, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. - Các trường hợp, văn thư đơn vị không thực hiện thủ tục ký sổ giao nhận văn bản, văn thư cơ quan Bộ không chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố thất lạc, mất văn bản. - Đối với văn bản mật Việc giao nhận, quản lý, xử lý, sử dụng Điện mật, văn bản, tài liệu có độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” được thực hiện theo Quyết định số 6324/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo . - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xử lý ngay các văn bản đến hàng ngày của đơn vị và giao cho chuyên viên theo dõi, nghiên cứu, xử lý. - Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị, cá nhân, giúp lãnh đạo Bộ đôn đốc các đơn vị xử lý, giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ. - Xử lý văn bản đến. - Các đơn vị có trách nhiệm xử lý và chỉ xử lý xem xét giải quyết các văn bản đến khi đã đăng ký tại văn thư cơ quan Bộ. - a) Trường hợp văn bản từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi trực tiếp tới các Cục, Thanh tra, Văn phòng, có nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ. - thẩm quyền giải quyết đã được Bộ trưởng phân công thì làm thủ tục đăng ký văn bản đến tại đơn vị. - b) Trường hợp văn bản đến, gửi tới các Cục, Thanh tra, Văn phòng, không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, ngay sau khi bóc bì, toàn bộ văn bản và bì gửi văn bản được chuyển về văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục đăng ký văn bản đến. - Quy trình xử lý văn bản đến phải theo đúng trình tự và thời gian quy định tại Quy chế làm việc của cơ quan Bộ. - Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải lập hồ sơ trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Bộ. - b) Văn bản đến có dấu đăng ký công văn đến của văn thư cơ quan Bộ là cơ sở để xử lý công việc, chuyên viên không được gạch chân hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản này. - d) Văn bản trình lãnh đạo Bộ phê duyệt phải là bản dự thảo văn bản cuối cùng đã hoàn chỉnh về nội dung và thể thức. - Số lượng văn bản trình lãnh đạo Bộ phê duyệt là 02 (hai) bản. - Nếu văn bản có phụ lục kèm theo, Thủ trưởng đơn vị phải ký tắt vào cuối tất cả các trang phụ lục. - Trường hợp số lượng văn bản cần có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo Bộ nhiều hơn 02 (hai) bản thì đơn vị soạn thảo phải có đề nghị, nêu rõ lý do và số lượng cụ thể. - Các đơn vị trình lãnh đạo Bộ phê duyệt văn bản, xin ý kiến chỉ đạo để giải quyết công việc phải qua văn thư cơ quan Bộ để rà soát trình tự, thủ tục và đăng ký số trình văn bản. - Số trình văn bản được vào sổ đăng ký tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ. - Không trình trực tiếp văn bản lên lãnh đạo Bộ, trừ trường hợp văn bản khẩn, hỏa tốc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ. - Văn phòng Bộ có trách nhiệm: a) Lập Sổ đăng ký số trình văn bản. - b) Phân công cán bộ, công chức (người) chuyên trách việc tiếp nhận, rà soát, theo dõi hồ sơ trình lãnh đạo Bộ, kể cả tệp tin (file) điện tử của văn bản. - Cán bộ, công chức (người) tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục trình ký. - b) Rà soát văn bản về: thẩm quyền, chính tả, văn phạm, thuật ngữ. - Khi nhận được văn bản, hồ sơ trả lại, các đơn vị chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh văn bản và thực hiện quy trình trình văn bản được quy định tại khoản 1 Điều này. - Các văn bản, hồ sơ trình lần hai trở lên, phải gửi đính kèm văn bản hoặc ý kiến yêu cầu sửa chữa của lần trước (lần kề trước đó). - Ký duyệt văn bản a) Lãnh đạo Bộ ký duyệt văn bản thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác và giải quyết công việc theo sự phân công của Bộ trưởng. - Trường hợp lãnh đạo Bộ đồng ý với nội dung dự thảo thì phê duyệt, ký trực tiếp 02 (hai) văn bản. - b) Văn bản lãnh đạo Bộ yêu cầu Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền, thừa lệnh. - Văn bản ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư. - Trách nhiệm phát hành văn bản. - Tất cả văn bản xử lý, giải quyết công việc của cơ quan Bộ đều tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục phát hành. - Quy trình phát hành văn bản. - Sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký, đơn vị, chuyên viên (người) chủ trì soạn thảo thực hiện các việc sau đây: a) Đăng ký số, ngày, tháng, năm của văn bản. - b) Ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào sổ đăng ký chuyển phát văn bản đi tại phòng Hành chính, Văn phòng Bộ. - Trường hợp các đơn vị, cá nhân không ghi vào sổ đăng ký văn bản đi. - không phối hợp, theo dõi quá trình viết bì thư, bỏ bì thư, khi xảy ra thất lạc, nhầm lẫn văn bản trong quá trình chuyển phát, văn thư cơ quan Bộ sẽ không chịu trách nhiệm. - Văn thư cơ quan Bộ chỉ tiếp nhận và phát hành những văn bản toàn vẹn, rõ ràng, sạch sẽ. - đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng thẩm quyền, đúng trình tự ban hành văn bản. - b) Văn bản do các Cục, Thanh tra ban hành (đơn vị có tài khoản riêng, con dấu riêng) thì việc nhân bản và phát hành do đơn vị chủ trì soạn thảo thực hiện. - Văn thư cơ quan Bộ có trách nhiệm phân loại và áp dụng các hình thức chuyển phát văn bản thích hợp cho mỗi loại. - Hình thức chuyển phát văn bản phải đảm bảo đúng các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư. - Ứng dụng công nghệ thông tin để đăng tải trên Website của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và phát hành văn bản qua hệ thống hộp thư điện tử. - Việc đăng tải văn bản trên Website và giao dịch văn bản điện tử qua mạng được thực hiện theo Quyết định số 9138/QĐ-BGDĐT ngày 31 tháng 12 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để công bố văn bản quy phạm pháp luật và giao dịch văn bản hành chính tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (trừ văn bản, tài liệu có độ mật). - Tất cả các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải gửi đồng thời toàn bộ hồ sơ (tờ trình, văn bản, tài liệu liên quan) có chữ ký, đóng dấu và file văn bản điện tử của văn bản, hồ sơ về văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục chuyển phát (trừ văn bản có nội dung mật). - Gửi văn bản. - Văn bản của cơ quan Bộ ban hành chỉ gửi đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có ghi tại các mục “Kính gửi” và "Nơi nhận". - Sau khi đã phân loại hình thức phát hành, việc ban hành, chuyển phát, gửi văn bản đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài cơ quan Bộ được áp dụng các hình thức: bưu điện, fax, email và đăng tải trên website. - Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan nhận văn bản và ký xác nhận vào “Sổ giao nhận công văn”. - Quản lý văn bản. - Lưu văn bản. - Văn thư cơ quan Bộ thuộc Văn phòng Bộ lưu bản gốc văn bản đối với tất cả các loại văn bản, tài liệu do cơ quan Bộ ban hành. - Các đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 (hai) bản (01 bản gốc kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định, 01 bản chính văn bản lưu tại văn thư đơn vị để làm tài liệu dùng chung phục vụ công tác quản lý tại đơn vị). - Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến từng cán bộ, chuyên viên thuộc phạm vi đơn vị quản lý và nghiêm chỉnh thực hiện các quy định của Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện chế độ báo cáo, sơ kết, tổng kết công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo báo cáo Bộ trưởng. - Cơ quan ban hành văn bản . - Số, ký hiệu văn bản . - Ngày tháng văn bản . - Mức độ văn bản(5): Gấp □ Thường □ Tham khảo □ Lãnh đạo Văn phòng