- VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN. - Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình xây dựng và sử dụng Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan và 02 Phụ lục gồm: Phụ lục 1 - Sơ đồ tổng quan mô tả 10 bước của Quy trình. - Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm triển khai công tác xây dựng các chỉ số đánh giá hoạt động hải quan thuộc chức năng, nhiệm vụ đã được phân công. - Tổ chức áp dụng các chỉ số đánh giá hoạt động hải quan đã xây dựng vào trong công việc chỉ đạo, quản lý, điều hành mọi hoạt động của đơn vị. - XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN. - Quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan được áp dụng vào tất cả lĩnh vực hoạt động của ngành Hải quan. - Chỉ số định lượng: là chỉ số mô tả số lượng, phản ánh về mặt lượng của hoạt động cần đánh giá, được tạo thành từ các dữ liệu có thể đo lường được. - Chỉ số định lượng, biểu hiện bằng số học, so sánh các yếu tố đầu ra so với đầu vào đã được lượng hóa trước đó để xác định mức độ biến đổi của hoạt động cần đánh giá. - Chỉ số định tính: là chỉ số được mô tả bằng chất lượng, phản ánh về mặt chất của hoạt động cần đánh giá. - Chỉ số định tính được thể hiện bằng các thang điểm, được cấu thành từ những dữ liệu phản ánh chất lượng của hoạt động cần đánh giá. - Chỉ số định tính phản ánh tính chất của hoạt động cần đánh giá dưới góc độ quan điểm, cảm nhận của cá nhân hoặc tổ chức. - Chỉ số hoạt động (Performance Indicators - được viết tắt PIs): là chỉ số phản ánh chi tiết hiện trạng kết quả từng công việc cụ thể của nhân viên trong tổ chức. - Những chỉ số này được đo lường hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. - Chỉ số hoạt động chính (Key Performance Indicators - được viết tắt là KPIs): là chỉ số đánh giá hoạt động chính của một cơ quan, tổ chức. - Những chỉ số này thông thường được đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.. - Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan: Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan là chỉ số được cơ quan Hải quan xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả hoạt động của cơ quan Hải quan so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định của Ngành. - Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan: Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan là một tập hợp các bộ chỉ số tương ứng với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ chủ chốt của ngành Hải quan (dưới đây gọi là Hệ thống chỉ số). - Mỗi bộ chỉ số gồm nhóm chỉ số kết quả và nhóm chỉ số hoạt động. - Nguyên tắc xây dựng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan 1. - Các điều kiện xây dựng và sử dụng chỉ số 1. - Phải kết nối các chỉ số đo lường thực hiện kết quả công việc với gắn liền với các mục tiêu cụ thể thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa hải quan. - Lãnh đạo các cấp chủ động áp dụng bộ chỉ số làm công cụ quản lý, điều hành các hoạt động trong nội bộ đơn vị. - Bước 1: Xác định mức độ sẵn sàng xây dựng chỉ số 1. - Xác định nhu cầu xây dựng chỉ số. - Nhu cầu xây dựng chỉ số được thể hiện trong Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn. - Xác định các nguồn lực cho xây dựng hệ thống chỉ số - Nguồn nhân lực: bố trí cán bộ, nắm vững quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số. - có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực cần xây dựng chỉ số trong đơn vị để thực hiện công tác chỉ số. - Bước 2: Lựa chọn mục tiêu của lĩnh vực cần xây dựng chỉ số 1. - Xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của lĩnh vực cụ thể Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn và các yêu cầu chỉ đạo, quản lý điều hành của lãnh đạo các đơn vị trong từng năm để làm căn cứ xây dựng hệ thống chỉ số của lĩnh vực. - Lựa chọn các hoạt động để xây dựng các chỉ số - Thực hiện hệ thống hóa lại tất cả các chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động hiện hành của đơn vị. - Lựa chọn các hoạt động phải thực hiện phù hợp với nhiệm vụ then chốt đã xác định tại điểm 1 trên - Xác định mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động đã lựa chọn nêu trên, làm tiền đề xây dựng chỉ số. - Bước 3: Xác định tên chỉ số Công việc tại Bước này cần thực hiện gồm: 1. - Phân loại các chỉ số vừa đặt tên theo các loại chỉ số kết quả chính, chỉ số hoạt động, chỉ số hoạt động chính. - Bước 4: Xác định nội dung chi tiết của chỉ số Xác định nội dung chi tiết chỉ số bao gồm các công việc sau: 1. - Xác định thành tố của chỉ số bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của chỉ số và công thức tính toán. - Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của chỉ số phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của ngành Hải quan liên quan đến chỉ số. - Hình thức thể hiện chỉ số. - Chỉ số = c) Thể hiện hình thức phân số: 3. - Tần suất đánh giá chỉ số: Xác định tần suất đánh giá của chỉ số tùy theo yêu cầu của từng cấp lãnh đạo quản lý (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).. - Bước 5: Xác định nguồn dữ liệu và cách thu thập các dữ liệu chỉ số 1. - Thủ trưởng đơn vị xác định 01 bộ phận đầu mối chủ trì thu thập dữ liệu cho chỉ số là bộ phận quản lý phần lớn nguồn dữ liệu của chỉ số, và mục đích xây dựng chỉ số là nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận đó. - Các dữ liệu để tính toán chỉ số thuộc nguồn dữ liệu của bộ phận, đơn vị khác thì cần xác định bộ phận, đơn vị khác là bộ phận phối hợp trong việc thu thập dữ liệu để tính toán chỉ số. - c) Tần suất và thời gian thu thập dữ liệu: Tùy theo mục đích, nội hàm và nguồn dữ liệu, tần suất đánh giá của từng chỉ số để xác định tần suất và thời gian lấy dữ liệu để tính toán chỉ số. - Tần suất lấy dữ liệu, tính toán và đánh giá các kết quả chỉ số có thể định kỳ theo tháng, quý, năm, 5 năm, 10 năm. - Bước 6: Tổ chức rà soát, tính toán và tổng hợp kết quả của chỉ số. - Tính toán và tổng hợp kết quả chỉ số: a) Công cụ tính toán chỉ số: Các đơn vị sử dụng các phần mềm tự động tính toán kết quả chỉ số (Ví dụ: phần mềm đặc thù Stata 12). - b) Tiến hành tính toán kết quả của từng chỉ số: Tính toán trước số liệu của từng thành phần của chỉ số. - Áp dụng công thức tính, hình thức thể hiện chỉ số để tính toán tiếp kết quả chỉ số. - Xác nhận, đánh giá kết quả chỉ số. - Lãnh đạo đơn vị cần xem xét, đánh giá chất lượng của kết quả chỉ số. - b) Việc đánh giá chất lượng của kết quả chỉ số bao gồm. - Đánh giá độ tin cậy của kết quả chỉ số: Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá xem các hoạt động thu thập dữ liệu, tổng hợp, tính toán kết quả của chỉ số có theo đúng các nguyên tắc, yêu cầu và các bước đã được phê duyệt. - Đánh giá tính giá trị của kết quả chỉ số: Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá xem kết quả các chỉ số có đạt được các kết quả mong muốn kể từ khi xây dựng các chỉ số đã được quy định tại khoản 2 của Bước 3 thuộc Quy trình này. - Đánh giá tính kịp thời của kết quả chỉ số: Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá tần suất thu thập dữ liệu, tính cập nhật của dữ liệu, và các kết quả chỉ số có đảm bảo hỗ trợ ngay cho các quyết định quản lý, điều hành các hoạt động của đơn vị. - Bước 7: Đánh giá kết quả của chỉ số 1. - Mục đích đánh giá kết quả của chỉ số sẽ giúp cho Lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ trực tiếp thực hiện công việc xem xét các vấn đề tồn tại trong cách thức thực thi nhiệm vụ khác nhau. - Việc đánh giá chuỗi logic về kết quả hoạt động giúp xác định được mức độ hợp lý của các kết quả mong muốn, giúp cho người thiết kế chỉ số có thể tránh được những thất bại tiềm năng do việc thiết kế kém mang lại. - Các phương pháp đánh giá: Phương pháp đánh giá kết quả hoạt động dựa trên hệ thống chỉ số được hiểu cụ thể là phân tích các tập hợp số liệu về mặt định tính và định lượng. - Bước 8: Lập báo cáo kết quả của chỉ số 1. - Mục đích xây dựng báo cáo kết quả chỉ số. - Để đánh giá tính thiết thực, mức độ hợp lý của các chỉ số được đo lường. - a) Trường hợp đơn vị báo cáo là cấp Cục Hải quan và Chi cục Hải quan và đơn vị tiếp nhận báo cáo là Tổng cục thì kết cấu của báo cáo kết quả hệ thống chỉ số sẽ bao gồm các phần sau. - Tên chính của báo cáo: Báo cáo kết quả chỉ số hoạt động (năm. - Công thức tính toán chỉ số. - Thống kê chi tiết các số liệu được sử dụng để tính toán chỉ số. - Vì các chỉ số được đo lường chỉ hữu hiệu khi có thể trợ giúp các cấp lãnh đạo hải quan phát hiện những mặt còn yếu kém trong hoạt động, xác định các hướng giải quyết. - Bước 9: Sử dụng các vấn đề phát hiện được thông qua kết quả chỉ số 1. - b) Các cách thức chia sẻ thông tin về kết quả của hệ thống chỉ số. - Công khai trong nội bộ báo cáo về kết quả của hệ thống chỉ số. - Xây dựng kế hoạch hợp tác với các cơ quan ngôn luận như báo chí, truyền hình để tuyên truyền kết quả chỉ số hoạt động trên các phương tiện thông tin này. - Bước 10: Duy trì và vận hành hoạt động của hệ thống chỉ số 1. - Cơ quan Hải quan có nhu cầu áp dụng lâu dài và nhất quán đối với hệ thống chỉ số. - Động cơ khuyến khích sử dụng các thông tin về kết quả của hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan. - Để hệ thống chỉ số hoạt động hải quan thực sự phát huy hiệu quả áp dụng trong thực tiễn thì cơ quan Hải quan phải tiến hành các công việc sau. - Đánh giá định kỳ hoạt động xây dựng và sử dụng hệ thống chỉ số nhằm kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các bộ chỉ số để phù hợp với các đổi mới về cơ chế, chính sách, pháp luật hải quan và các mục tiêu ưu tiên của cơ quan Hải quan. - Nâng cấp và cải tiến theo kế hoạch đối với các bộ chỉ số thuộc hệ thống chỉ số hoạt động hải quan. - Tính khả thi và chi phí vận hành đối với toàn bộ hệ thống chỉ số. - Năng lực kiểm tra toàn bộ quá trình thực hiện chỉ số và các kết quả thu được từ việc triển khai hệ thống chỉ số. - Sơ đồ mô tả tổng quát 10 bước của Quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan đề cập tại tại Phụ lục 01 (đính kèm) và Ví dụ minh họa 10 Bước của Quy trình này được nêu tại Phụ lục 02 (đính kèm). - Nhiệm vụ của Ban Cải cách, hiện đại hóa - Đầu mối điều phối, hướng đẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, báo cáo tổng thể việc triển khai công tác chỉ số đánh giá hoạt động trong toàn Ngành. - Xây dựng các chỉ số để quản trị Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan. - Hỗ trợ các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan trong việc xây dựng chỉ số thuộc nhiệm vụ của các đơn vị. - Thẩm định các bộ chỉ số thuộc từng lĩnh vực do các đơn vị nghiệp vụ thuộc cơ quan Tổng cục xây dựng trình Tổng cục ban hành. - Nhiệm vụ của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục - Tổ chức xây dựng và sử dụng bộ chỉ số thuộc lĩnh vực hoạt động hải quan giao đơn vị phụ trách và bộ chỉ số để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành tại đơn vị. - Phối hợp chặt chẽ với đơn vị khác được giao chủ trì thực hiện xây dựng chỉ số và đơn vị hỗ trợ cung cấp thông tin, dữ liệu để xây dựng nội dung chi tiết chỉ số. - Thực hiện cải cách chế độ báo cáo theo lĩnh vực hoạt động dựa trên chỉ số đánh giá đã được xây dựng. - Tổ chức triển khai thực hiện, tổng hợp kết quả, khai thác chỉ số, hệ thống chỉ số trong phạm vi địa bàn quản lý. - Xây dựng, bổ sung, sửa đổi bộ chỉ số đánh giá các hoạt động trong phạm vi địa bàn hoạt động quản lý của Cục Hải quan tỉnh, thành phố. - SƠ ĐỒ MÔ TẢ TỔNG QUÁT QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN PHỤ LỤC 02. - CHỈ SỐ: THỜI GIAN GIẢI PHÓNG HÀNG TRUNG BÌNH. - Bước 10 Xác định mức độ sẵn sàng xây dựng chỉ số. - Lựa chọn mục tiêu của lĩnh vực cần xây dựng chỉ số. - Xác định tên của chỉ số. - Xác định nội dung chi tiết của chỉ số. - Xác định nguồn dữ liệu và cách thu thập dữ liệu của chỉ số. - Tổ chức rà soát, tính toán, tổng hợp kết quả của chỉ số. - Đánh giá kết quả của chỉ số. - Lập báo cáo kết quả của chỉ số. - Sử dụng các vấn đề phát hiện được thông qua kết quả của chỉ số. - Duy trì và vận hành hoạt động hệ thống chỉ số Trong Chiến lược và kế hoạch hiện đại hóa hải quan đã yêu cầu: