- Ban hành Quy định quản lý, khai thác vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào. - Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;. - Căn cứ Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;. - Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin.. - Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý, khai thác vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.. - Cổng thông tin điện tử của Bộ;. - Về quản lý, khai thác, vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo (Ban hành kèm theo Quyết định số 1666/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 6 năm 2020 của. - Quy định này quy định về quản lý, khai thác, vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động (lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP đối với Cơ quan Bộ, hợp đồng lao động không thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng, Cục, Thanh tra), của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi tắt là phần mềm).. - Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ công chức, viên chức, người lao động. - số hóa hồ sơ công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là hồ sơ). - tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành.. - Việc quản lý và sử dụng phần mềm thực hiện nghiêm túc, phản ánh đúng thông tin liên quan đến công chức, viên chức, người lao động. - khai thác và sử dụng dữ liệu về hồ sơ trong thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ. - Thực hiện đúng quy định về quản lý hồ sơ, thông tin cá nhân của công chức, viên chức, người lao động.. - Truy cập trái phép hoặc cố ý nâng quyền truy cập vào phần mềm.. - Sử dụng thông tin từ phần mềm vào mục đích vụ lợi, xuyên tạc sự thật, xúc phạm danh dự, nhân phẩm công chức, viên chức, người lao động và các mục đích khác. - Cung cấp hoặc cố ý để lộ tên đăng nhập tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào phần mềm cho cá nhân, tổ chức không được giao quyền và trách nhiệm quản lý, sử dụng.. - Phần mềm. - Phần mềm là bộ công cụ dùng để phục vụ cho việc quản lý, khai thác và sử dụng các thông tin về hồ sơ, là thành phần trong hệ thống mạng thông tin của Bộ Giáo dục và Đào tạo, được phân quyền cho công chức, viên chức, người lao động các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng, Cục khai thác, sử dụng.. - Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm. - Công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ được cấp tài khoản người dùng cá nhân để đăng nhập, khai báo, truy vấn thông tin hồ sơ cá nhân.. - Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị và công chức Vụ Tổ chức cán bộ được cấp tài khoản người dùng quản lý (dùng chung với tài khoản cá nhân) để thực hiện quản lý hồ sơ và các tác nghiệp liên quan đến công tác tổ chức cán bộ.. - Vụ Tổ chức cán bộ là cơ quan tham mưu cho Bộ trưởng về công tác quản lý hồ sơ, được phép sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để cấp, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cá nhân và người dùng quản lý cho đơn vị được phân cấp về công tác quản lý hồ sơ, thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ trong cơ quan Bộ.. - Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác sử dụng phần mềm có trách nhiệm bảo quản, bảo đảm an toàn về tài khoản người dùng cá nhân, người dùng quản lý và cho cơ quan, đơn vị.. - Quy trình lập, cập nhật, quản lý và khai thác hồ sơ phần mềm Quy trình lập, khai thác phần mềm được tổ chức theo mô hình sau:. - Công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm sử dụng tài khoản người dùng cá nhân để khai báo chính xác, trung thực, đầy đủ các thông tin về hồ sơ cá nhân trên phần mềm.. - Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phê duyệt thông tin hồ sơ cá nhân của công chức, viên chức, người lao động do mình quản lý lên phần mềm. - được quyền khai thác, sử dụng các thông tin hồ sơ cá nhân của công chức do mình quản lý.. - Vụ Tổ chức cán bộ kiểm tra, phê duyệt thông tin hồ sơ cá nhân của công chức, viên chức, người lao động đã được thủ trưởng các đơn vị phê duyệt để đưa vào khai thác, sử dụng trên phần mềm.. - Nguyên tắc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm. - Thông tin về hồ sơ công chức, viên chức, người lao động đã được cập nhật vào phần mềm phải thống nhất với thông tin trên bản gốc của hồ sơ giấy hoặc các văn bản điện tử.. - Hồ sơ của công chức, viên chức, người lao động phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác. - được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác.. - Thường xuyên theo dõi, kiểm tra và có biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin về hồ sơ. - Các tác nghiệp trên phần mềm 1. - Cập nhật và hiệu chỉnh hồ sơ.. - Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tùy chọn.. - Báo cáo, thống kê và kết xuất thông tin theo các tiêu chí tùy chọn.. - Cấu phần thông tin và chức năng của phần mềm.. - e) Danh mục cơ quan, đơn vị: Các thông tin về cơ quan, đơn vị. - g) Danh mục kê khai thu nhập cá nhân: Các thông tin về thu nhập chịu thuế và thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cán bộ, công chức;. - Chức năng quản lý thông tin.. - Các chức năng hỗ trợ người dùng: Trao đổi trực tuyến của người dùng, danh sách người dùng đang trực tuyến, gửi tin nhắn nội bộ, thông tin - thông báo.. - QUY TRÌNH, LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ. - Quy trình lập phiếu công chức, viên chức, người lao động và cập nhật thông tin vào phần mềm. - Lập hồ sơ mới. - a) Vụ Tổ chức cán bộ tạo mới tài khoản người dùng cá nhân hoặc tài khoản người dùng quản lý mới trên phần mềm cho những công chức, viên chức, người lao động mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, ký kết hợp đồng lao động (trường hợp đơn vị ký hợp đồng lao động, phải gửi hợp đồng lao động về Vụ Tổ chức cán bộ để được cấp tài khoản);. - b) Công chức, viên chức, người lao động cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hồ sơ lên phần mềm;. - c) Trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức, người lao động kê khai theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, đồng thời cập nhật thông tin về hồ sơ vào phần mềm theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều này. - Thủ trưởng đơn vị duyệt và gửi Vụ Tổ chức cán bộ phê duyệt hồ sơ trên phần mềm.. - Hồ sơ cần được cập nhật thông tin mới vào phần mềm. - a) Đối với thông tin thay đổi của cá nhân như quan hệ gia đình, hộ tịch. - công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm kê khai theo định kỳ cùng với việc kê khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu của Vụ Tổ chức cán bộ để tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin vào phần mềm;. - b) Đối với thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước như bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng;. - Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo cập nhật thông tin đối với nhân sự thuộc các trung tâm, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục, Văn phòng.. - Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm. - Trường hợp công chức, viên chức, người lao động được điều động, luân chuyển đến đơn vị khác trong cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến đơn vị mới, thời gian chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày việc điều động, luân chuyển có hiệu lực.. - Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trong phần mềm, thời gian chậm nhất 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày việc nghỉ hưu, thôi việc. - Lưu trữ hồ sơ. - Hồ sơ phải được lưu trữ lâu dài trong phần mềm để phục vụ việc quản lý, khai thác sử dụng và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo.. - Việc lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn thông tin theo quy định hiện hành.. - Hồ sơ của công chức, viên chức, người lao động đã nghỉ hưu, thôi việc,. - được lưu trữ trên phần mềm và ở cơ quan, đơn vị để quản lý, theo dõi.. - Khai thác và kết xuất thông tin từ phần mềm. - Khai thác thông tin về hồ sơ được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tìm kiếm, tổng hợp, thống kê và kết xuất thông tin từ phần mềm phục vụ cho công tác tổ chức cán bộ.. - Quyền khai thác và sử dụng phần mềm bao gồm: quyền quản trị là quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, tổng hợp, thống kê, xử lý, sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ hồ sơ cán bộ, công chức. - quyền cập nhật là quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, điều chuyển hồ sơ cán bộ, công chức theo phân cấp quản lý.. - Thủ trưởng đơn vị được cấp tài khoản người dùng quản lý để thực hiện việc xác nhận và phê duyệt hồ sơ lên phần mềm để Vụ Tổ chức cán bộ cập nhật, quản lý và. - khai báo, cập nhật thông tin về hồ sơ cá nhân trên phần mềm.. - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xác nhận thông tin hồ sơ do mình quản lý, cập nhật theo kế hoạch hàng năm hoặc theo đề nghị của Vụ Tổ chức cán bộ. - Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ các thông tin về hồ sơ thuộc thẩm quyền quản lý đã được cập nhật vào phần mềm và đảm bảo tính thống nhất với thông tin trên bản gốc của hồ sơ giấy hoặc các văn bản điện tử.. - Được cấp tài khoản người dùng quản lý để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm. - được phân quyền cho phép sử dụng tài khoản người dùng cá nhân, người dùng quản lý và theo dõi, phụ trách phần mềm.. - Bảo vệ thông tin cá nhân theo quy định tại Điều 21 của Luật Công nghệ thông tin và các quy định thuộc Mục 2 Bảo vệ thông tin cá nhân trong Luật An toàn thông tin mạng.. - Sử dụng thông tin về hồ sơ của công chức, viên chức, người lao động các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo để thực hiện các nhiệm vụ:. - Quản lý, tổ chức triển khai, sử dụng phần mềm. - tổng hợp, báo cáo và lưu trữ hồ sơ số hóa của công chức, viên chức, người lao động. - theo dõi, quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của Quy định này và các quy định khác của pháp luật.. - Trách nhiệm, quyền hạn của người được phân công trực tiếp quản lý, khai thác sử dụng các nghiệp vụ trên phần mềm (đối với các đơn vị được phân cấp quản lý viên chức, người lao động). - Được sử dụng tài khoản người dùng quản lý của đơn vị để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin về hồ sơ vào phần mềm. - quản lý, khai thác hồ sơ theo phân cấp quản lý. - Rà soát, cập nhật, điều chỉnh thông tin về hồ sơ kịp thời, đầy đủ khi có thay đổi;. - định kỳ kiểm tra, cập nhật các thông tin theo quy định tại Điều 10, 11 Quy định này.. - Chịu trách nhiệm tính kịp thời, chính xác các thông tin về hồ sơ đã được cập. - nhật vào phần mềm và đảm bảo tính thống nhất với hồ sơ giấy, văn bản điện tử đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. - khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý.. - Áp dụng các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin và vận hành thông suốt phần mềm đề xuất các biện pháp để khai thác và sử dụng phần mềm có hiệu quả, đồng thời nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xem xét, xử lý các vấn đề trong công tác quản lý hồ sơ đã khai báo, cập nhật trên phần mềm.. - Trường hợp bị thất lạc hoặc mất mật khẩu đăng nhập phần mềm phải báo cáo thủ trưởng đơn vị có văn bản gửi Vụ Tổ chức cán bộ để được cấp mới.. - Được sử dụng tài khoản người dùng cá nhân để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin về hồ sơ vào phần mềm và chịu trách nhiệm tính kịp thời, chính xác các thông tin về hồ sơ do cá nhân cập nhật.. - Rà soát, phản hồi với Vụ Tổ chức cán bộ về các thông tin do Vụ Tổ chức cán bộ cập nhật, bổ sung nhưng không chính xác hoặc có sai sót.. - Áp dụng các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin và vận hành thông suốt phần mềm. - kịp thời báo cáo thủ trưởng đơn vị, Vụ Tổ chức cán bộ về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.. - Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin. - Duy trì, vận hành hệ thống phần mềm hoạt động thường xuyên, thông suốt, ổn định. - đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống. - Phối hợp cùng Vụ Tổ chức cán bộ hướng dẫn, hỗ trợ người dùng các đơn vị thuộc Bộ khai thác, sử dụng phần mềm.. - Định kỳ hàng năm, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ báo cáo Bộ trưởng về tình hình quản lý, sử dụng phần mềm của các đơn vị.. - Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp với Cục Công nghệ thông tin hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện, khai thác, sử dụng phần mềm theo các quy định tại Quy định này. - đồng thời quản lý, khai thác sử dụng hiệu quả thông tin hồ sơ theo đúng quy định.. - Trong quá trình khai thác, vận hành, sử dụng, nếu có phát sinh, vướng mắc, Thủ trưởng các đơn vị và công chức, viên chức, người lao động kịp thời phản ánh về Vụ Tổ chức cán bộ để nghiên cứu, tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung quy định và hoàn thiện phần mềm./.