- VỀ VIỆC TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC LÃNH SỰ. - Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư hướng dẫn việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.. - Thông tư này quy định việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).. - Thông tư này áp dụng đối với đơn vị, cá nhân thực hiện công tác lãnh sự tại Bộ Ngoại giao và tại Cơ quan đại diện.. - Ấn phẩm trắng lãnh sự và Giấy tờ lãnh sự. - Giấy tờ lãnh sự: bao gồm các giấy tờ được cấp trên cơ sở các quy định pháp luật liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện.. - i) Mẫu số 09/2020/NG-LS “Danh sách theo dõi ủy thác tư pháp” áp dụng tại Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện;. - k) Mẫu số 10a/2020/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;. - l) Mẫu số 10b/2020/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Cơ quan đại diện;. - m) Mẫu số 11/2020/NG-LS “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;. - n) Mẫu số 12/2020/NG-LS “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;. - Các danh sách, sổ, biên bản, báo cáo quy định tại Khoản 1 Điều này có thể được lập, trích xuất dữ liệu từ tiện ích của các phần mềm lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện khi điều kiện kỹ thuật cho phép, để lưu trữ, tra cứu khi cần thiết.. - Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước 1. - Cục trưởng Cục Lãnh sự có thẩm quyền ký các loại giấy tờ, văn bản sau:. - đ) Ký văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện;. - Việc phân công, ủy quyền ký các loại giấy tờ, văn bản của Cục trưởng Cục Lãnh sự được thực hiện theo quy định sau:. - b) Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể ủy quyền cho Trưởng phòng các Phòng chức năng thuộc Cục Lãnh sự ký các giấy tờ, văn bản nêu tại Khoản 1 Điều này, trừ việc ký cấp, gia. - b) Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể ủy quyền cho Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh ký các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao.. - Trước khi thực hiện việc ký, mẫu chữ ký của người có thẩm quyền, người được phân công, ủy quyền ký các loại giấy tờ, văn bản theo quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này được Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu đến các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam, các cơ quan chức năng có liên quan trong nước và các Cơ quan đại diện.. - Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước. - ký công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu. - a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể ủy quyền cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại Khoản 1 Điều này. - Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, Người đứng đầu Cơ quan đại diện quyết định số lượng người được ủy quyền ký các giấy tờ về lãnh sự nhưng tối đa không quá ba (03) người. - c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể xem xét ủy quyền cho một viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự trong số những người được ủy quyền nêu tại điểm b Khoản này thực hiện việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao. - Viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự được ủy quyền theo quy định của điểm này chỉ thực hiện việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao khi Người đứng đầu Cơ quan đại diện không thể ký hoặc vắng mặt.. - a) Việc ủy quyền và chấm dứt ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự được Người đứng đầu Cơ quan đại diện (hoặc cấp phó được ủy quyền) thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự.. - b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều này, Cục Lãnh sự trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc ủy quyền. - c) Người được ủy quyền thực hiện ký các giấy tờ lãnh sự sau khi Cục Lãnh sự có thông báo bằng văn bản chấp nhận việc ủy quyền.. - đ) Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi ủy quyền của người được ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự cho các cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận việc ủy quyền.. - e) Trường hợp người được ủy quyền có sai phạm nghiêm trọng khi thực hiện ký các giấy tờ lãnh sự, Người đứng đầu Cơ quan đại diện thu hồi hoặc chấm dứt việc ủy quyền theo thẩm quyền, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.. - g) Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện có trách nhiệm quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo ủy quyền và chấm dứt ủy quyền nêu tại điểm a Khoản này.. - QUY TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC CẤP PHÁT CÁC GIẤY TỜ LÃNH SỰ Điều 6. - Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự. - Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:. - Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại Khoản 1 Điều này phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này.. - Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. - người ký hoặc người giữ và đóng dấu quốc huy không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.. - Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 6 Thông tư này phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hoặc viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện.. - Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự. - Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.. - Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.. - QUẢN LÝ ẤN PHẨM TRẮNG, LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO LÃNH SỰ. - Chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự. - Ấn phẩm trắng lãnh sự được quản lý, bảo vệ như tài liệu mật. - Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm tổ chức lưu trữ, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình về quản lý, cấp phát giấy tờ lãnh sự, an ninh và an toàn.. - Bản chụp ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, ấn phẩm thay thế cùng trang nhân thân hộ chiếu của đương sự được gửi về Cục Lãnh sự theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 của Thông tư này.. - Dự trù, cấp ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước. - Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho các cơ quan trong nước gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực (dán, rời), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật.. - Các cơ quan sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.. - Tháng 11 hàng năm, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau. - Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù, lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời để phục vụ công tác.. - Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp và việc ủy quyền cho cán bộ của cơ quan hoặc cán bộ của cơ quan khác làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự. - Cán bộ được ủy quyền có trách nhiệm làm thủ tục tại Cục Lãnh sự và Cục Quản trị tài vụ để tiếp nhận ấn phẩm trắng lãnh sự.. - Dự trù, cấp ấn phẩm trắng lãnh sự cho Cơ quan đại diện. - Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho Cơ quan đại diện gồm các loại quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư này.. - Tháng 11 hàng năm, Cơ quan đại diện căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, .dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau và thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. - Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù của các Cơ. - Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Cơ quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng từng loại ấn phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp, cán bộ được ủy quyền mang hộ chiếu ngoại giao làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự và chuyển đến Cơ quan đại diện. - Trường hợp cần ủy quyền cho cán bộ mang hộ chiếu công vụ làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự và chuyển đến Cơ quan đại diện, Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Cục Lãnh sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định.. - Xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng. - Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp, sử dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh được quy định như sau:. - a) Cơ quan nêu tại Điều 1 Thông tư này lập Ban kiểm kê gồm đại diện Lãnh đạo đơn vị, Phòng chức năng liên quan và cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. - Ban kiểm kê có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 11/2020/NG-LS.. - b) Cục Lãnh sự tổng hợp số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh tại đơn vị mình. - Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp, sử dụng tại Cơ quan đại diện được quy định như sau:. - a) Cơ quan đại diện lập Ban kiểm kê gồm Người đứng đầu hoặc cấp phó đứng đầu Cơ quan đại diện, Trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách lãnh sự, cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. - Quản lý và lưu trữ hồ sơ lãnh sự. - b) Hồ sơ cấp giấy tờ lãnh sự được lưu giữ theo từng loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.. - lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khác.. - Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện cử cán bộ lưu trữ và bảo quản hồ sơ lãnh sự, các loại sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự. - Hủy hồ sơ lãnh sự. - Công tác báo cáo thống kê lãnh sự được quy định như sau:. - a) Định kỳ một năm hai lần, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm gửi Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự (mẫu số 10a/2020/NG-LS) và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự (mẫu số 12/2020/NG-LS) về Cục Lãnh sự để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp, công tác lãnh sự mà Sở Ngoại vụ đã thực hiện. - Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ phí (theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành), Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh thực hiện gửi Cục Quản trị tài vụ, đồng gửi cho Cục Lãnh sự để theo dõi việc sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự.. - c) Định kỳ một năm hai lần, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự (mẫu số 10b/2020/NG-LS) về Cục Lãnh sự để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp, công tác lãnh sự đã thực hiện, các vướng mắc, kiến nghị (nếu có).. - d) Định kỳ hàng Quý và cuối năm, Cơ quan đại diện gửi về Cục Lãnh sự Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự (mẫu số 12/2020/NG-LS).. - Mốc thống kê số liệu Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự được thực hiện thống nhất với mốc thống kê số liệu (theo ngày) của Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ phí theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, cụ thể: tính từ ngày 26 tháng cuối cùng của Quý trước đến hết ngày 25 tháng cuối cùng của Quý tiếp theo (đối với báo cáo Quý), từ ngày 21 tháng 12 năm trước đến hết ngày 25 tháng 6 năm tiếp theo (đối với báo cáo 06 tháng đầu năm) và từ ngày 21 tháng 12 năm trước đến hết ngày 20 tháng 12 năm tiếp theo (đối với báo cáo năm).. - Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Cơ quan đại diện, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh phản ánh kịp thời cho Cục Lãnh sự để hướng dẫn giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao để xem xét giải quyết.. - Kính gửi: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.. - BÁO CÁO SỐ LIỆU THỐNG KÊ VỀ LÃNH SỰ Sáu tháng, từ 26. - Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự:. - Số lượng văn bản đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.. - Tổng số lệ phí lãnh sự đã thu. - QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN LÃNH SỰ NƯỚC NGOÀI TẠI CÁC TỈNH PHÍA NAM. - Công chứng, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:. - Tổng số lệ phí lãnh sự đã thu:. - BẢO HỘ CÔNG DÂN VÀ PHÁP NHÂN VIỆT NAM TRONG KHU VỰC LÃNH SỰ. - ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC LÃNH SỰ TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN, NHỮNG VƯỚNG MẮC VÀ KIẾN NGHỊ (NẾU CÓ). - 1 Đây là Báo cáo để Cục Lãnh sự tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ, người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm trực tiếp ký, không ủy quyền cho Trưởng phòng Lãnh sự hay cán bộ phụ trách ký báo cáo này.. - BIÊN BẢN KIỂM KÊ ẤN PHẨM TRẮNG LÃNH SỰ HỎNG. - năm 20… (tên cơ quan đại diện/Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) thành lập ban kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự bị hỏng/sai quy cách, thành phần gồm có:. - Đại sứ/Tổng Lãnh Sự/Giám đốc Sở Ngoại vụ 1 , 2- Ông/bà. - Toàn bộ số ấn phẩm trắng trên đã được niêm phong trước mặt chúng tôi để chuyển về Cục Lãnh sự.. - Biên bản này được lập thành 4 bản 6 để: gửi Cục Lãnh sự (1), lưu tại Văn phòng Đại sứ quán (1), Phòng Lãnh sự Đại sứ quán (1) và Kho ấn phẩm trắng (1).. - Đại sứ/ Tổng Lãnh sự/Tham tán Công sứ/. - Trưởng phòng/Phụ trách lãnh sự. - 6 Trường hợp đơn vị báo cáo là Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh thì lập thành 2 Bản gửi Cục Lãnh sự và lưu tại Phòng Lãnh sự Sở Ngoại vụ;. - BÁO CÁO SỬ DỤNG ẤN PHẨM TRẮNG LÃNH SỰ 1. - lãnh sự. - (ký tên, đóng dấu) Trưởng phòng/Phụ trách lãnh sự