- THÔNG TƯ Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và. - hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng. - Căn cứ Luật Công chứng số 82/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006. - Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng như sau:. - CHƯƠNG I CÔNG CHỨNG VIÊN Điều 1. - Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên 1. - đ) Các giấy tờ khác chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật. - Trong trường hợp người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên nộp bản sao thì phải mang bản chính để đối chiếu khi nộp hồ sơ. - Thẻ công chứng viên 1. - Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp thẻ cho công chứng viên đang hành nghề công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng. - Trường hợp công chứng viên thay đổi nơi hành nghề công chứng thì phải làm thủ tục đề nghị Bộ Tư pháp cấp lại thẻ công chứng viên. - Thẻ công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng của công chứng viên theo Mẫu TP-CC-02 ban hành kèm theo Thông tư này. - Công chứng viên phải mang theo thẻ khi hành nghề. - Thủ tục cấp thẻ công chứng viên 1. - Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ công chứng viên trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. - Số lượng hồ sơ đề nghị cấp thẻ công chứng viên là một bộ. - Hồ sơ gồm có: a) Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên theo Mẫu TP-CC-03 ban hành kèm theo Thông tư này. - b) Bản sao có chứng thực Quyết định bổ nhiệm công chứng viên. - Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 2 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định cấp thẻ công chứng viên. - Thu hồi thẻ công chứng viên. - Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi thẻ công chứng viên trong trường hợp công chứng viên bị miễn nhiệm hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. - Quyết định thu hồi thẻ công chứng viên được gửi cho người bị thu hồi thẻ, tổ chức hành nghề công chứng nơi người đó làm việc, Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động và được đăng tin trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. - Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi thẻ công chứng viên, Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động thu lại thẻ công chứng viên của người bị thu hồi và báo cáo bằng văn bản về Bộ Tư pháp. - Người bị thu hồi thẻ có trách nhiệm nộp lại thẻ công chứng viên cho Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. - Việc thu lại thẻ công chứng viên được Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động lập thành biên bản. - Công chứng viên bị thu hồi thẻ thì không được hành nghề công chứng kể từ ngày quyết định thu hồi thẻ công chứng viên có hiệu lực. - Cấp lại thẻ công chứng viên. - Công chứng viên đã được cấp thẻ nếu thay đổi nơi hành nghề công chứng hoặc bị mất thẻ hoặc thẻ bị hư hỏng thì được xem xét cấp lại thẻ. - Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. - Số lượng hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên là một bộ. - Hồ sơ gồm có: a) Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên theo Mẫu TP-CC-04 ban hành kèm theo Thông tư này. - c) Thẻ công chứng viên cũ (trong trường hợp thay đổi nơi nơi hành nghề công chứng. - Thủ tục đề nghị và xem xét cấp lại thẻ công chứng viên thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 3 của Thông tư này. - Thẻ công chứng viên được cấp lại được giữ nguyên số thẻ đã được cấp trước đây nhưng với ngày cấp mới.. - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên 1. - Thời điểm mua bảo hiểm của Văn phòng công chứng được thực hiện chậm là nhất 60 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp Giấy đăng ký hoạt động. - Việc mua bảo hiểm cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng. - CHƯƠNG II TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Điều 7. - Loại hình Văn phòng công chứng Không khuyến khích loại hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập. - Tên gọi của Văn phòng công chứng 1. - không được lấy địa danh của địa bàn khác hoặc họ và tên của công chứng viên khác, tên của tổ chức hành nghề công chứng đã đăng ký đặt tên cho Văn phòng công chứng của mình. - Khi có nhu cầu thay đổi tên gọi, Văn phòng công chứng phải có văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. - Trong thời hạn bảy ngày làm việc, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. - Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các quy định của pháp luật về viết, đặt biển hiệu. - Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo Mẫu TP-CC-05 ban hành kèm theo Thông tư này. - Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng 1. - Số lượng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo khoản 2 Điều 27 của Luật Công chứng là một bộ. - Số lượng hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo khoản 3 Điều 27 của Luật Công chứng là một bộ. - Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.. - Địa điểm công chứng 1. - Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. - Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên phải ghi rõ lý do và địa điểm công chứng vào văn bản công chứng. - Tổ chức hành nghề công chứng không được mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.. - Thủ tục bàn giao hồ sơ công chứng khi tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động 1. - Sở Tư pháp tổ chức bàn giao hồ sơ công chứng giữa Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động với tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ công chứng. - Cấp bản sao văn bản công chứng 1. - Cá nhân, tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều 55 của Luật Công chứng có quyền đề nghị tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng cấp bản sao văn bản công chứng. - Cá nhân đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. - Tổ chức đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp của tổ chức đó. - Tổ chức hành nghề công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trên cơ sở bản chính mà tổ chức mình đang lưu trữ. - nếu bản sao văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. - Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng. - Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc thu đúng, thu đủ phí công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành. - Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ. - Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết. - Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng. - Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động. - mở Sổ theo dõi việc sử dụng lao động của tổ chức hành nghề công chứng. - Tổ chức hành nghề công chứng phải lập các loại sổ sau đây:. - a) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: được sử dụng để ghi các việc công chứng đã được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu công chứng (theo Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư này). - b) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: được sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư này). - Ngoài các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng phải lập sổ về văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan. - CHƯƠNG III QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG Điều 17. - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: a) Ban hành các văn bản về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi địa phương. - c) Thành lập các tổ chức hành nghề công chứng theo quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. - Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: a) Hướng dẫn, giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng cho các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương. - định kỳ tổ chức sinh hoạt chuyên đề về hoạt động công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương. - b) Hàng năm tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho đội ngũ công chứng viên đang hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương. - c) Cấp, thay đổi nội dung, thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. - d) Tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại thẻ công chứng viên. - đ) Tổng hợp tình hình báo cáo và thống kê số liệu về tổ chức và hoạt động công chứng gửi Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm. - Định kỳ 6 tháng và hàng năm, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tư pháp tại địa phương về tổ chức và hoạt động công chứng của tổ chức mình theo Mẫu TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư này. - Ngoài báo cáo định kỳ, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng của tổ chức mình theo yêu cầu của Sở Tư pháp tại địa phương hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - Định kỳ 6 tháng và hàng năm, Sở Tư pháp có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương. - Ngoài báo cáo định kỳ, Sở Tư pháp báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương theo yêu cầu của Bộ Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. - Định kỳ 6 tháng và hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh báo cáo Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương. - b) Những thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức và hoạt động công chứng. - c) Đánh giá công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương. - Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền. - Định kỳ mỗi năm một lần, Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương. - Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành kiểm tra về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. - Thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng chậm nhất là bảy ngày làm việc trước khi tiến hành kiểm tra.. - Sở Tư pháp có thể thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Bộ Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong trường hợp phát hiện tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên có dấu hiệu vi phạm pháp luật trong tổ chức và hoạt động công chứng. - Sơ yếu lý lịch dùng để bổ nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-01). - Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-02). - Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-03). - Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-04). - Biển hiệu tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-05). - Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-06). - Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-07)