- TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KỸ THUẬT. - Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, BQP, các cơ quan, đơn vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các công trình, có nhiều công trình quan trọng về an ninh quốc gia như: Sở chỉ huy của các cơ quan, đơn vị. - công trình chiến đấu, phòng thủ, huấn luyện chiến đấu… quá trình xây dựng đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu trong đó có nhiều tài liệu có ý nghĩa, giá trị về thực tiễn, khoa học, lịch sử. - Làm thế nào để tổ chức lưu trữ khối tài liệu quan trọng này đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan quản lý cũng như cơ quan lưu trữ các cấp.. - Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP như: Cục Doanh trại, Viện thiết kế, Ban Quản lý dự án. - 47/BTTM, Binh đoàn 11, Tổng công ty 319, Tổng Công ty xây dựng phát triển nhà và một số cơ quan Lưu trữ như: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng, Quân chủng Hải quân, chúng tôi nhận thấy rất nhiều tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình mới chỉ được xếp vào các tủ làm việc, các thùng gỗ, thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ hoặc trong các phòng làm việc của các cơ quan chức năng liên quan đến công trình xây dựng. - Hầu hết những tài liệu này chưa được xử lý về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra tìm kiếm cần thiết. - Thêm vào đó mỗi công trình xây dựng cần đến sự tham gia của nhiều cơ quan như: Chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan sử dụng công trình, do đó tài liệu của một công trình sẽ được sản sinh từ nhiều cơ quan và sẽ được lưu trữ ở nhiều nơi, điều này gây lãng phí về kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản cho tài liệu cùng một công trình xây dựng.. - Công tác tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu xây dựng như: Việc tổ chức bộ phận, nhân sự. - việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng còn có những bất cập, hạn chế.. - Để góp phần giải quyết một phần thực trạng trên, chúng tôi quyết định chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng” làm luận văn cao học của mình.. - Các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình thuộc BQP.. - Các loại công trình xây dựng thuộc BQP.. - Thực tiễn công tác tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng thuộc BQP.. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP, gồm:. - Công trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu. - công trình dân dụng;. - công trình giao thông.. - Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP.. - Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP.. - Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu về các công trình xây dựng và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình;. - Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP;. - Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng.. - Ở Việt Nam, cho đến nay các công trình nghiên cứu khoa học về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng không có nhiều. - “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” do TS Nguyễn Cảnh Đương chủ nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021. - Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia” do bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020. - Hai đề tài trên đã khái quát được những loại tài liệu xây dựng và thống kê những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tổ chức quản lý loại tài liệu này.. - Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lưu giữ các báo cáo khoa học, khoá luận, luận văn của các sinh viên, học viên về các đề tài liên quan như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại cơ quan Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần/ BQP” của sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010. - Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007. - Khóa luận “Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà” của học viên Nguyễn Thị Thảo. - Luận văn thạc sỹ “Thực trạng và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của học viên Đinh Văn Mạnh. - Luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng) của học viên Dương Thị Thanh Huyền”. - “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của học viên Nguyễn Mai Hương.. - Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng.. - Các nguồn tài liệu tham khảo. - Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chính sau đây:. - Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Nội vụ, BQP có quy định về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu công trình xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Xây dựng năm 2014, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng. - Thông tư 01/2014/TTLT/BNV- BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về “Hướng dẫn thành phần tài liệu, dự án công trình xây dựng nộp vào Lưu trữ lịch sử”.. - Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương. - Sách chuyên khảo “Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng” của tác giả Nguyễn Minh Phương.. - Các trang tài liệu điện tử.. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Có được thông tin thực tế từ việc khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin, làm cơ sở để nghiên cứu phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các công trình. - Thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Quân đội có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi chú trọng tổng hợp, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thông tin từ website liên quan đến hoạt động xây dựng như: website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam,…hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng để có thêm thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài.. - Tổng quan về khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. - Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng, các loại công trình xây dựng, tìm hiểu các cấp công trình xây dựng và các cơ quan liên quan trong quá trình xây dựng một công trình.. - Thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP.. - Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về các loại công trình và tài liệu xây dựng tại Chương 1, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ, thực trạng các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế làm cơ sở đề xuất các giải pháp ở Chương 3.. - Các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP.. - Căn cứ vào các loại công trình và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng đã được liệt kê ở Chương 1 và thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại BQP ở Chương 2, tại Chương 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. - Đề tài trình bày một cách hệ thống các loại tài liệu kỹ thuật hình thành trong quá trình xây dựng và các loại công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP.. - Đề tài mô tả thực trạng công tác tổ chức lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kỹ thật các công trình xây dựng thuộc BQP và có nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu, giúp các cơ quan quản lý của Bộ có cơ sở ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đầu tư cơ sở vật chất, trang bị đối với công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng.. - Đề xuất các giải pháp giúp các cơ quan, đơn vị đặc biệt là các cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình một cách khoa học và thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và BQP.. - Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan đến tài liệu xây dựng trong BQP và có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế.. - Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm một số hình ảnh trong quá trình khảo sát hồ sơ tài liệu công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP. - Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng của nước ta nói chung và trong BQP nói riêng - một loại hình tài liệu cho đến nay chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều ở Việt Nam.. - Khái quát về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng. - Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình xây dựng Tài liệu công trình xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù, xung quanh khái niệm “tài liệu công trình xây dựng” có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra. - Việc nắm rõ khái niệm, đặc điểm, giá trị của tài liệu công trình xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận một cách tổng quát về khối tài liệu này.. - Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát hành năm 2011 có định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản”. - Tài liệu xây dựng: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công, quản lý dự án đầu tư xây dựng. - lựa chọn nhà thầu và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình.. - Tài liệu lưu trữ công trình xây dựng: Là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ.. - Hồ sơ hoàn thành công trình: Là tập hợp các tài liệu liên quan tới quá trình đầu tư, xây dựng công trình gồm: Chủ trương đầu tư, dự án đầu tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình, báo cáo khảo sát xây dựng, hồ sơ thiết kế xây dựng công trình, hồ sơ quản lý chất lượng trong quá trình thi công xây dựng công trình và tài liệu khác cần được lưu lại sau khi đưa công trình vào sử dụng.. - Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế (từ điển bách khoa).. - Công trình xây dựng thuộc BQP là các công trình được đầu tư xây dựng bằng các nguồn vốn ngân sách quốc phòng thường xuyên, đầu tư của ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, các nguồn vốn khác và do cơ quan, đơn vị của BQP làm chủ đầu tư.. - Tài liệu công trình xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành. - Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, bản dự toán, quyết toán kinh phí, văn bản kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh… Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy A4 thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều loại giấy có kích thước không giống nhau. - Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau. - Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng. - Ngoài ra tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu, trong một. - PGS, TS Nguyễn Minh Phương (chủ biên), Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2015 4. - TS Nguyễn Cảnh Đương, Xác định thành phần tài liệu thiết kế. - xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam, 1993.. - Nguyễn Thị Mận, Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quốc gia, đề tài nghiên cứu cấp ngành, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Hà Nội, 2001.. - Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 năm 2014, Quốc hội. - Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù. - Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng. - Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. - Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. - Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Chính phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng. - Nghị định số 114/2010/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về bảo trì công trình xây dựng. - Nghị định số 44/2015/NĐ-CP ngày 06 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về quy hoạch xây dựng.. - Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng.. - Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về quản lý quản lý dự án đầu tư xây dựng. - Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26 tháng 3 năm 2009 của Bộ Xây dựng về Quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. - Thông tư số 10/2013/TT-BXD ngày 25 tháng 7 năm 2013 của Bộ Xây dựng về Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng.. - Thông tư số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu vào Lưu trữ lịch sử.. - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.. - Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.. - Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.. - Thông tư số 33/2009/TT- BXD ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Bộ Xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị.. - Thông tư số 108/2010/TT-BQP ngày 28 tháng 11 năm 2010 của Bộ Quốc phòng về Quy định phân cấp, ủy quyền quyết định dự án đầu tư và xây dựng trong Bộ Quốc phòng.. - Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ Quốc phòng về Ban hành Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội. - Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ Quốc phòng về Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội.. - Thông tư số 264/2013/TT-BQP ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Bộ Quốc phòng về Quy định một số nội dung về công tác quản lý chất lượng công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng.. - Quyết định số 3627/QĐ-BQP ngày 14 tháng 10 năm 2009 của Bộ Quốc phòng về ban hành Danh mục các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng.. - Quyết định số 1852/QĐ-BQP ngày18 tháng 10 năm 1996 của Bộ Quốc phòng ban hành Tiêu chuẩn xây dựng kho lưu trữ chuyên dùng cấp quân khu.. - Quyết định số 116/2008/QĐ-BQP ngày 12 tháng 8 năm 2008 của Bộ Quốc phòng về Quy chế xây dựng công trình chiến đấu.. - Mục lục hồ sơ Công trình xây dựng doanh trại Đảo Ngọc Vừng/Quân khu 3, tư liệu Kho Lưu trữ Cục Doanh trại.. - Mục lục hồ sơ Công trình xây dựng Kho K789/Cục Quân khí/Tổng cục Kỹ thuật, tư liệu Kho Lưu trữ Cục Doanh trại.