- Hiểu tổng quan về các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến. - Biết cách thức tiếp cận và phát triển hệ thống quản lý doanh nghiệp. - Nhận thức đầy đủ vai trò và năng lực cơ bản của người quản lý cấp trung. - Khái niệm hệ thống quản lý doanh nghiệp. - Vai trò và năng lực cơ bản của người quản lý cấp trung. - KHÁI NIỆM HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. - Các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến. - Phương pháp quản lý phối hợp. - Theo cách thức áp dụng tư duy quản trị doanh nghiệp: (1) quản lý theo tình huống (thuận tiện), (2) quản lý theo sự hợp lý/hiệu quả, và (3) quản lý theo hệ thống/quá trình. - Theo “tầm nhìn” quản lý: (1) quản lý theo chiều dọc (chức năng/nghiệp vụ), và (2) quản lý theo chiều ngang (qui trình. - 2 Quản lý theo tình huống - Quản lý theo tình huống áp dụng các nguyên tắc quản lý. - với người quản lý cao nhất của doanh nghiệp. - Các đặc trưng cơ bản bao gồm: (1) mục tiêu doanh nghiệp do người quản lý cao nhất của doanh nghiệp đưa ra, (2) cơ cấu tổ chức phát triển theo sự thuận tiện và phù hợp với người quản lý cao nhất của doanh nghiệp, (3) các cấp quản lý thường được bổ nhiệm dựa vào lòng tin, và (4) phong cách quản lý tập quyền. - Tài liệu quản lý phổ biến bao gồm: (1) Sơ đồ cơ cấu tổ chức và phân nhiệm, (2) Thể thức điều hành tiêu chuẩn (SOP) hoặc Chính sách và Thủ tục/Cẩm nang chuyên môn, (4) Cẩm nang nhân viên và Bản mô tả công việc, và (5) Thủ tục kiểm soát. - Quản lý theo hệ thống - Quản lý theo hệ thống áp dụng quan điểm “doanh nghiệp là hệ thống làm gia tăng giá trị” và “phương pháp quản lý hệ thống. - 3 Quản lý theo hệ thống - Doanh nghiệp làm gia tăng giá trị (tăng hiệu quả/ hiệu năng) thông qua việc thực hiện các qui trình chuyển đổi đầu vào thành đầu ra”. - Quản lý doanh nghiệp là chuyển đổi có hiệu quả và hiệu năng các đầu vào thành các đầu ra. - Quản lý theo hệ thống - ISO 9000 là một trong những phương pháp quản lý theo hệ thống. - Tài liệu quản lý bao gồm: (1) Sổ tay chất lượng, (2) Các thủ tục, qui định chung, và (3) Các qui trình, hướng dẫn, mẫu biểu, qui định kỹ thuật. - ISO 9000 áp dụng cho một công đoạn (sản xuất, bán hàng…) không cải tiến quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện. - Doanh nghiệp được tổ chức và quản lý theo các nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. - Mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp được quản lý theo ba cấp độ: (1) doanh nghiệp, (2) bộ phận, và (3) vị trí công việc/cá nhân. - Người lãnh đạo/quản lý doanh nghiệp/bộ phận phải thường xuyên quan tâm đến. - Tài liệu quản lý phổ biến bao gồm: (1) Sơ đồ cơ cấu tổ chức và phân nhiệm, (2) Thể thức điều hành tiêu chuẩn (SOP) hoặc Chính sách và Thủ tục/Cẩm nang chuyên môn, (3) Quy chế tổ chức hoạt động bộ phận, và (4) Bản mô tả công việc cá nhân. - Quản lý theo chiều ngang - Quản lý theo chiều ngang là triển khai cụ thể của quản lý theo hệ thống. - Doanh nghiệp được tổ chức và quản lý theo các qui trình để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. - Mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp được quản lý theo ba cấp độ: (1) doanh nghiệp, (2) qui trình, và (3) vị trí công việc/cá nhân. - Người lãnh đạo/quản lý doanh nghiệp/bộ phận quan tâm đến. - Tài liệu quản lý phổ biến bao gồm: (1) Sơ đồ cơ cấu tổ chức/Sơ đồ quan hệ và phân nhiệm, (2) Chính sách, (3) Quy trình hoạt động, (4) Bản mô tả công việc bộ phận, và (5) Bản mô tả công việc cá nhân. - Chọn lựa phương pháp quản lý doanh nghiệp - Tuỳ thuộc mục tiêu, hoạt động và các yếu tố biến động (môi trường) của doanh nghiệp để chọn lựa phương pháp quản lý doanh nghiệp. - Phương pháp quản lý doanh nghiệp thường xuyên thay đổi. - Doanh nghiệp nào cũng có phương pháp quản lý doanh nghiệp. - vấn đề là phương pháp đó có phù hợp với doanh nghiệp không và có được viết thành các tài liệu quản lý không. - Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 (đạt và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ. - Hệ thống quản lý doanh nghiệp - Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì. - Tài liệu quản lý bao gồm: (1) Điều lệ doanh nghiệp, (2) Mục tiêu, các giá trị và chiến lược, (3) Sơ đồ cơ cấu tổ chức/Sơ đồ quan hệ và phân nhiệm, (4) Chính sách hoặc Cẩm nang chuyên môn, (5) Quy chế tổ chức hoạt động bộ phận, (6) Qui trình hoạt động, và (7) Bản mô tả công việc cá nhân. - Tài liệu quản lý được xây dựng và ban hành theo trình tự logic (xem sơ đồ). - Vấn đề cần quan tâm ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ 9 PHẦN II. - Công việc cần quản lý nhiều làm gia tăng mức độ phức tạp của cơ cấu tổ chức. - (8) Tầm hạn quản lý. - Tầm hạn quản lý bị ảnh hưởng bởi: (1) khả năng của người quản lý, (2) công việc của cấp dưới, và (3) sự hỗ trợ của doanh nghiệp. - Chức năng ⇒ phân chia và quản lý hoạt động doanh nghiệp theo các công việc tương tự. - Địa lý ⇒ phân chia và quản lý hoạt động doanh nghiệp theo khu vực. - Sản phẩm/nhãn hiệu ⇒ phân chia và quản lý hoạt động doanh nghiệp theo sản phẩm/nhãn hiệu. - Khách hàng ⇒ phân chia và quản lý hoạt động doanh nghiệp theo khách hàng/phân khúc thị trường. - 12 Cơ cấu tổ chức theo bộ phận - Cơ cấu tổ chức theo bộ phận chia doanh nghiệp thành các sản phẩm/thị trường độc lập và ấn định bộ phận quản lý cho mỗi sản phẩm/thị trường đó. - Mỗi bộ phận quản lý sản phẩm/thị trường có thể là một trung tâm lợi nhuận hay trung tâm đầu tư. - Điều kiện cơ bản của bộ phận để có thể thiết lập cơ cấu tổ chức theo bộ phận: (1) Được uỷ quyền thích hợp và tự chủ quản lý. - VAI TRÒ VÀ NĂNG LỰC CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP TRUNG 1. - Các vai trò của người quản lý cấp trung. - Các nhóm kỹ năng của người quản lý cấp trung. - Phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp trung. - Quản lý bản thân. - Quản lý là gì. - Quản lý là làm cho công việc của bộ phận được thực hiện thông qua hoạt động của người khác. - Quản lý vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. - Quản lý của người quản lý cấp trung bao gồm bốn chức năng: (1) Hoạch định (planning), (2) Tổ chức thực hiện (executing), (3) Lãnh đạo (leading), và (4) Kiểm soát (controlling). - Quan hệ giữa quản lý và quyền lực. - Quản lý là sử dụng quyền lực theo nguyên tắc, chuẩn mực nhất định để thực hiện công việc/mục tiêu của bộ phận. - Quan hệ giữa quản lý và quyền hạn. - Quản lý là sử dụng quyền hạn được giao hợp pháp/chính thức của vị trí/chức danh quản lý để thực hiện công việc/mục tiêu của bộ phận. - Quyền hạn của người quản lý - Quyền hạn của người quản lý trong cơ cấu tổ chức có thể được chia thành ba loại: (1) Quyền hạn trực tuyến (line authority) là quyền hạn mà người quản lý có thể thực hiện với cấp dưới trong cùng tuyến. - Người quản lý trực tuyến (line manager) tạo thành một tầng quản lý trong cơ cấu tổ chức. - Người tham mưu không tạo thành một tầng quản lý trong cơ cấu tổ chức. - Người quản lý chức năng (functional manager) giữ quyền đưa ra các tiêu chuẩn, phương pháp, thủ tục v.v…. - 16 Nhiệm vụ (responsibility) và trách nhiệm giải trình (accountability) của người quản lý - Nhiệm vụ của người quản lý là nghĩa vụ phải thực hiện công việc được giao. - Trách nhiệm giải trình của người quản lý là trách nhiệm pháp lý được yêu cầu giải thích về việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ được giao. - Trong thực tế người quản lý có thể có nhiều hơn hoặc ít hơn quyền hạn được giao chính thức. - Người quản lý vẫn phải chịu trách nhiệm với cấp trên của mình về việc đảm bảo công việc được thực hiện. - Người quản lý cấp trung (middle-level manager. - Theo quan điểm quản trị hiện đại, người quản lý cấp trung trong cơ cấu tổ chức là người được giao quyền hạn, nhiệm vụ và có trách nhiệm giải trình trực tiếp với Giám đốc điều hành (CEO. - Người quản lý cấp trung tạo thành tầng quản lý thứ hai trong cơ cấu tổ chức. - Để trở thành người quản lý hiệu quả trước hết phải là người có khả năng lãnh đạo hiệu quả. - Để thực hiện các vai trò khác nhau, người quản lý cấp trung cần phải có các kỹ năng khác nhau. - Mỗi người quản lý cấp trung có thể nổi bật trong một số vai trò. - Người quản lý cấp trung hiệu quả là người thực hiện tốt cả ba nhóm vai trò. - Để thực hiện các vai trò này người quản lý cấp trung cần phải có những kỹ năng gì, ở mức độ nào? 20 Người ra quyết định - Vai trò ra quyết định bao gồm: (1) Người điều phối con người và nguồn lực của bộ phận, (2) Người điều khiển/giải quyết các xáo trộn/thay đổi trong bộ phận, (3) Người đàm phán các vấn đề của bộ phận với doanh nghiệp. - Phần lớn người quản lý cấp trung bước vào vị trí quản lý nhờ kỹ năng chuyên môn. - Người quản lý cấp trung muốn quản lý hiệu quả thì phải phát triển đầy đủ các nhóm kỹ năng. - 21 Các nhóm kỹ năng của người quản lý - Nội dung các nhóm kỹ năng bao gồm: 1. - Kỹ năng quản lý không bao giờ là thành phẩm. - 22 Hoạt động đào tạo/hoạt động phát triển kỹ năng quản lý - Các hoạt động đào tạo kỹ năng quản lý có thể áp dụng tại doanh nghiệp: (1) Thảo luận tình huống, và (2) Sắm vai. - Các hoạt động phát triển kỹ năng quản lý có thể bao gồm: (1) Có cấp trên hoặc đồng nghiệp hương dẫn, đỡ đầu, (2) Cấp trên giao nhiệm vụ đặc biệt liên quan đến công việc đang làm, (3) Cấp trên giao nhiệm vụ đặc biệt ngoài công việc đang làm, (4) Luân phiên công việc, (5) Thuyên chuyển sang công việc mới, và (6) Cấp trên giao nhiệm vụ với vị trí/chức vụ cao hơn. - Người quản lý cấp trung phải rèn luyện và có thể sử dụng cả bốn phong cách lãnh đạo. - Người quản lý cấp trung phải phân tích, đánh giá ba nhóm yếu tố: (1) bản thân người quản lý, (2) nhân viên, và (3) hoàn cảnh/tình huống để có thể sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp. - 24 Quản lý bản thân - Quản lý là một nghề phức tạp. - Quản lý bản thân là điểm mấu chốt tạo sức mạnh của người quản lý cấp trung. - Một số khái niệm về các tài liệu quản lý. - MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CÁC TÀI LIỆU QUẢN LÝ 25 Sổ tay (handbook/manual. - Các công việc cần phải thực hiện trước khi soạn lập tài liệu quản lý: (1) Xây dựng thủ tục về định dạng tài liệu. - chọn lựa nhà cung ứng, quản lý hợp đồng. - nguyên tắc quản lý (nếu có), các qui định pháp luật (nếu có. - các tài liệu quản lý liên quan. - Nội dung của mỗi chính sách có thể khác nhau tuỳ thuộc vào quan điểm quản lý của doanh nghiệp. - Hệ thống quản lý doanh nghiệp phải được phát triển dần dần và cải tiến liên tục để phù hợp với các thay đổi của doanh nghiệp. - Người quản lý cấp trung thực hiện các chức năng, nội dung quản lý và các nhóm vai trò của người quản lý bằng các nhóm kỹ năng quản lý. - Giám đốc chức năng là người quản lý cấp trung có một phần quyền hạn và nhiệm vụ của Giám đốc điều hành. - Quan hệ giữa hệ thống quản lý và môi trường quản lý (lãnh đạo, quản lý con người, văn hoá doanh nghiệp. - Phương pháp xây dựng các tài liệu quản lý. - Các nội dung quản lý và kỹ năng quản lý của người quản lý cấp trung