Bước để viết thư thương mại bằng tiếng Anh cực chuẩn

- 8 bước để viết thư thương mại bằng tiếng Anh cực chuẩn Trong thời đại công nghệ số ngày nay, mọi văn bản thương mại liệu có phải chỉ xoay quanh email, báo cáo, bản ghi nhớ? Phải chăng thư tín thương mại đã trở nên lỗi thời và không còn được sử dụng nữa? Trên thực tế, các doanh nhân vẫn thường xuyên nhận và gửi thư thương mại bằng tiếng Anh cho các khách hàng và đối tác.
- Một bức thư thương mại có thể được gửi thông qua email (ở dạng đính kèm hoặc trong nội dung email) hoặc dưới dạng bản cứng qua đường bưu điện.
- Về mặt hình thức, thư tín thương mại thường trang trọng hơn thư thương mại điện tử (email).
- Học kỹ năng viết thư thương mại bằng tiếng Anh cùng Apollo English sẽ giúp các bạn viết được một bức thư hoàn hảo và ấn tượng.
- Dưới đây là 8 bước để viết một bức thư thương mại cực chuẩn: 1.
- Lựa chọn loại thư cần viết: Thư tín thương mại có người gửi (sender) và người nhận (recipient).Người gửi có thể là một người hoặc một tổ chức, tương tự như vậy đối với người nhận.
- Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau.
- Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ v.v của công ty khác.
- Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc.
- Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng.
- Đây là loại thư khó bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
- Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty.
- Ngôn ngữ sử dụng cần chuẩn chỉnh.
- Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng.
- Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau.
- Ví dụ như, bạn có thể viết một bức thư để.
- Dù bạn chọn loại thư nào để viết thì hãy tiếp tục đọc bài viết này, tìm hiểu các bí kíp và mẫu câu bạn có thể sử dụng trong những tình huống cụ thể để trở nên chuyên nghiệp nhé.
- Hãy gạch đầu dòng các ý chính trước khi bạn bắt đầu viết.Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn đấy.
- Bạn có thể viết cả câu, hoặc chỉ viết các từ khóa nếu như bạn đang vội.
- Ví dụ, nếu bạn đang viết thư giới thiệu, bạn có thể gạch đầu dòng các ý sau (viết bằng tiếng Anh để tư duy nhé): 1.
- Lưu ý sử dụng connectors (từnối) khi chuyển ý giữa các đoạn văn.
- Sử dụng bố cục và lời chào hợp lý Thư tín thương mại có những quy định chặt chẽ về bố cục và cách trình bày.
- Bạn có thể viết dòng này ở chính giữa văn bản hoặc căn trái.
- Nếu bạn đang viết thư gửi một công ty tại Mỹ, hãy nhớ sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ theo thứ tự: tháng/ngày/năm.
- Tốt nhất là nên sử dụng Ms.khi gửi thư cho nữ giới Tham khảo ví dụ dưới đây: 14 Bridge Street Baviera, California 92908 March 11, 2016 Ms.
- Trong tiếng Anh – Mỹ, chúng ta sử dụng dấu hai chấm.
- sau lời chào trong những bức thư thương mại trang trọng.
- Trong tiếng Anh – Anh, chúng ta sử dụng dấu phẩy.
- Tốt hơn hết là nên có người liên hệ cụ thể khi viết và gửi thư tín thương mại.
- Sử dụng từ ngữ thích hợp cho mỗi loại thư Tùy thuộc vào loại thư tín thương mại bản gửi, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu và cụm từ gợi ý dưới đây  Letters of complaint (Thư khiếu nại): I am writing to complain about… (Tôi viết thư này để phàn nàn về việc.
- I am writing to draw your attention to… (Tôi viết thư này để lưu ý các ngài về việc.
- Letters of inquiry (Thư hỏi hàng): I am writing to inquire about… (Tôi viết thư này để hỏi về.
- Would you be kind enough to provide me with some information about… (Ngài có thể vui lòng cung cấp cho tôi một số thông tin về.
- I would be appreciative if you could help me find out…(Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể giúp tôi tìm hiểu về.
- Could you tell me whether… (Ngài có thể cho tôi biết liệu.
- I would also be interested in… (Tôi cũng rất hứng thú với.
- Cover letters (Thư giới thiệu): I am writing to apply for the position of… (Tôi viết thư này để ứng tuyển cho vị trí.
- I am writing in response to your advertisement… (Tôi viết thư này theo quảng cáo của ngài.
- I would like to apply for the position of… (Tôi hân hạnh được ứng tuyển vị trí.
- I am particularly interested in this job because… (Tôi đặc biệt hứng thú với công việc này bởi.
- As you can see from my resume,… (Như ngài có thể thấy từ bản sơ yếu lý lịch của tôi.
- I am keen to pursue a career in…, because… (Tôi thích thú với việc theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực.
- I would be available for an interview starting… (Tôi sẵn lòng cho buổi phỏng vấn từ ngày.
- Adjustment letters (Thư điều chỉnh/hòa giải): Please accept our apologies for…(Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho vấn đề.
- We sincerely apologize for… (Chúng tôi thành thật xin lỗi cho việc.
- We are currently working on… (Chúng tôi hiện đang làm việc.
- We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… (Chúng tôi hiểu ngài đã khó chịu như thế nào khi.
- Order letters (Thư đặt hàng): We would like to place an order for… (Chúng tôi hân hạnh đặt đơn hàng cho sản phẩm.
- We look forward to receiving your offer for… (Chúng tôi mong nhận được đề nghị công ty về.
- Kiểm tra lỗi chính tả Khi viết một bức thư thương mại thì chính tả là điều vô cùng quan trọng.
- Nếu có thể, hãy sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi này.
- Ví dụ như trang web này chẳng hạn: https://www.jspell.com/public-spell-checker.html Nếu bạn đang viết thư thương mại như một phần của bài kiểm tra thì hãy tránh các lỗi chính tả bằng cách thay thế các từ mà bạn cảm thấy không chắc chắn bằng một từ khác.
- Ví dụ, nếu bạn không cảm thấy tự tin khi sử dụng từ occur, bạn có thể dùng từ happen để thay thế.
- Một điều rất có ích nữa, đặc biệt khi bạn đang viết thư giới thiệu hoặc bạn đang cố gây ấn tượng với người đọc, đó là xem người đọc sử dụng tiếng Anh – Anh hay Anh –Mỹ.
- Kiểm tra lỗi ngữ pháp Sai ngữ pháp là một vấn đề rất thường gặp trong các bài viết tiếng Anh nói chung và thư thương mại nói riêng.
- Bạn có thể mua các sách ngữ pháp trên thị trường (English Grammar in use, How English works.
- Bạn có thể tham khảo các bài tập ngữ pháp online tại trang web sau https://www.englisch-hilfen.de/en/exercises_list/alle_grammar.htm Một điều khác bạn có thể làm là nắm được điểm yếu ngữ pháp của mình là gì.
- Ví dụ, bạn có hay quên không thêm s vào sau động từ ngôi thứ ba số ít ở thì hiện tại? Hay bạn có đang sử dụng the một cách tùy tiện? Và dưới đây là danh sách các lỗi ngữ pháp mà rất nhiều người thường mắc phải.
- Giải thích: Chúng ta sử dụng thì Hiện tại đơn cho những hành động nói chung, có tính vĩnh viễn, chẳng hạn như công việc của một người nào đó.
- Chúng ta sử dụng thì Hiện tại tiếp diễn cho những hành động xảy ra tạm thời.
- Giải thích: Chúng ta sử dụng thì Hiện tại hoàn thành cho những hành động diễn ra trong quá khứ và kéo dài tới hiện tại.
- Chúng ta sử dụng thì Quá khứ cho những hành động xảy ra trong một thời điểm cụ thể ở quá khứ.
- Giải thích: Chúng ta sử dụng than với dạng câu so sánh và then khi muốn đề cập đến một việc gì đó xảy ra.
- Để đảm bảo văn bản thương mại của bạn không mắc lỗi ngữ pháp, Apollo English gợi ý cho bạn một công cụ rất hiệu quả để kiểm tra lỗi https://app.grammarly.com/ phần mềm này sẽ kiểm tra, làm nổi bật các lỗi và đưa ra gợi ý sửa lỗi giúp bạn.
- Sử dụng dấu chấm than và biểu tượng Lỗi: I was extremely upset when I received a faulty product! Sửa: I was extremely upset when I received a faulty product.
- Giải thích: Dấu chấm than và biểu tượng chỉ hay sử dụng trong các văn bản mang tính thân mật, vì vậy bạn nên tránh sử dụng chúng trong những lá thư thương mại.
- Sử dụng quá nhiều hoặc ko có dấu cách Lỗi: I haven’t applied for a job before , but I’ll give it a try now .
- Giải thích: Khi đánh máy, chúng ta chỉ sử dụng một dấu cách sau dấu phẩy, dấu chấm và không có dấu cách ở trước 8.
- Hầu hết thư tín thương mại sử dụng một cấu trúc cố định, được căn lề trái (left justified) và cách dòng đơn (single spaced).
- Bạn nên sử dụng cách dòng đôi giữa hai đoạn văn để dễ nhìn hơn.
- The British Embassy in Hanoi informed us that you are looking for an agent in DaNang to represent your interests in central Vietnam (cho chúng tôi biết.
- Cách viết email hỏi hàng bằng tiếng Anh – Kết luận Đây là các mẫu câu kết luận thường được sử dụng khi kết thúc một thư hỏi hàng.
- Các cấu trúc câu thường dùng khi viết một bức thư tiếng anh thương mại nhé.
- I am writing – Tôi viết e-mail nhằm.
- and would like to know.
- Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
- Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể.
- Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể.
- Bạn có thể gửi cho tôi.
- Bạn có thể Making a request – Đưa ra cho chúng tôi biết… lời yêu cầu  In addition, I would like to receive.
- Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá  Please let me know what action you propose to take.
- Bạn có muốn chúng tôi.
- Chúng tôi sẽ rất hân hạnh Offering help – Đưa ra lời được… giúp đỡ  We are quite willing to.
- Chúng tôi rất sẵn sàng.
- Công ty chúng tôi rất sẵn lòng.
- Chúng tôi rất vui được thông báo rằng… Giving good news – Thông  I am delighted to inform you that.
- Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng.
- Rất tiếc chúng tôi không thể.
- Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không.
- Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.
- Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số….
- của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.
- Chúng tôi đang xem xét đặt mua.
- Chúng tôi muốn được đặt mua sản phẩm.
- Đính kèm trong thư là đơn đặt hàng của công ty chúng tôi cho sản phẩm:….Enclosed is our firm order for… 4.
- Anh/chị có thể thấy đơn đặt hàng của chúng tôi được đính kèm tại đây: Enclosed you will find our order.
- chúng tôi muốn đặt mua.
- Chúng tôi dự định mua.
- Hy vọng quý công ty có thể xem xét đơn đặt hàng.
- Chúng tôi hy vọng nhận được thư xác nhận đặt hàng thành công từ phía công ty anh/chị