Xây dựng hệ thống văn bản tổ chức và quản lý các hoạt động của văn phòng Đoàn trường Đại học Bách khoa Hà Nội theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI.
- TRẦN NGỌC LÂN XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI THEO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 Chuyên ngành:QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS.
- LÊ HIẾU HỌC HÀ NỘI - 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là luận văn do tôi tự viết dưới sự hướng dẫn trực tiếp của TS.
- Lê Hiếu Học, Giảng viên Viện Kinh tế và Quản lý Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, nội dung luận văn chưa được công bố ở bất kỳ hình thức nào.
- Hà nội, tháng 3 năm 2013 Học viên Trần Ngọc Lân Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 2 LỜI CẢM ƠN Trước tiên tôi xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy giáo, TS.
- Lê Hiếu Học về những ý kiến đóng góp quý báu và sự hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình làm luận văn.
- Tôi xin chân thành cám ơn các thầy, cô giáo trong Viện Quản lý và Kinh tế đã cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm trong quá trình học tập.
- Xin gửi lời cảm ơn tới Ban Thường vụ và toàn thể cán bộ Văn phòng Đoàn trường đã động viên và cung cấp tài liệu giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này.
- Xin trân trọng cảm ơn ! Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 3MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU.
- Ý nghĩa thực tiễn của luận văn.
- Kết cấu của luận văn.
- 10 CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000.
- 12 1.1 Các khái niệm cơ bản.
- 12 1.1.1 Khái niệm về chất lượng.
- 12 1.1.2 Khái niệm về quản lý chất lượng.
- 13 1.1.3 Khái niệm kiểm soát chất lượng.
- 14 1.1.4 Khái niệm về đảm bảo chất lượng.
- 15 1.1.5 Khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng.
- 16 1.1.6 Các nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng.
- 16 1.2 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
- 21 1.2.4 Lý do cần phải áp dụng ISO 9000.
- 27 1.2.5 Các bước áp dụng HTQLCL ISO 9000.
- 27 1.2.6 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000.
- 30 1.2.7 Những điều kiện để áp dụng thành công ISO 9000.
- 30 1.2.8 Những khó khăn khi áp dụng ISO 9000.
- 32 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 4CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN CỦA VĂN PHÒNG ĐOÀN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI.
- 35 2.1 Giới thiệu Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội.
- 37 2.2 Thực trạng công tác tổ chức các hoạt động chuyên môn của Đoàn trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
- 41 2.3 So sánh hệ thống văn bản của Đoàn trường với các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
- 48 CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG BỘ VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CHO VĂN PHÒNG ĐOÀN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI.
- 56 3.1 Căn cứ để áp dụng ISO 9001:2008.
- 57 3.2 Xây dựng quy trình xử lý văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
- Quy trình quản lý thiết bị QT 4.1.
- 69 3.3 Áp dụng ISO 9000 tại Văn phòng Đoàn trường.
- 79 3.3.4 Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000.
- 80 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 5Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000.
- 82 3.3.7 Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận.
- 82 3.3.8 Lợi ích khi áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008.
- 87 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 6DANH MỤC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT HTQLCL - Hệ thống quản lý chất lượng HTCL - Hệ thống chất lượng ISO - International Organization for Standardization QLCL - Quản lý chất lượng BTV - Ban Thường vụ Phòng HCTH - Phòng Hành chính tổng hợp Phòng KHCN - Phòng Khoa học Công nghệ Phòng HTQT - Phòng Hợp tác Quốc tế Phòng TCCB - Phòng Tổ chức cán bộ Phòng KHTV - Phòng Kế hoạch tài vụ Viện ĐT SĐH - Viện Đào tạo Sau Đại học ĐHBK Hà Nội - Đại học Bách khoa Hà nội NCKH - Nghiên cứu khoa học Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 7DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1-1: Các giai đoạn phát triển của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (Nguồn.
- 67 BM 2.1.2: Sổ quản lý.
- 67 BM 4.1.1 Sổ quản lý thiết bị.
- 77 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 8DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1-1: Mô hình quá trình quản lý chất lượng.
- 25 Hình 2-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Đoàn trường ĐH BKHN.
- 44 Hình 2-6: Hộp đựng chìa khóa tủ (a) và sổ quản lý (b.
- 45 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 9PHẦN MỞ ĐẦU 1.
- Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập quốc tế toàn diện như hiện nay, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý nhà nước, phải làm cho bộ máy quản lý nhà nước hoạt động gọn nhẹ mà vẫn hiệu quả.
- Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách nêu trên, Thủ tường chính phủ đã ra quyết định 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 phê duyệt đề án “Đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính”.
- Mục tiêu của đề án này là tiếp tục đổi mới phương thức điều hành của hệ thống hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội và hội nhập quốc tế.
- Theo tinh thần của đề án trên việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 đã và đang được thực hiện ở nhiều cơ quan nhà nước, và ở các trường đại học v.v.Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này tại các trường đại học sẽ từng bước đưa nền giáo dục của nước ta hội nhập với thế giới.
- Từ năm 2008 đến nay, Trường Đại học Bách khoa Hà nội đã tiến hành những bước đầu tiên trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 tại các phòng ban, khoa viện, Đoàn trường trong trường.
- Bằng việc làm này Trường ĐHBK Hà Nội muốn từng bước chuẩn hóa bộ máy hành chính của nhà trường tiếp đó là chuẩn hóa quy trình đào tạo nhằm đào tạo được các thế hệ sinh viên chất lượng cao, từng bước hội nhập vào hệ thống giáo dục toàn cầu.
- Không nằm ngoài mục tiêu phát triển chung của nhà trường, tôi quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống văn bản tổ chức và quản lý các hoạt động của Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội theo hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008” với mong muốn qua thực tế nghiên cứu xây dựng được một hệ thống văn bản theo chuẩn ISO 9001:2008 góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính tại đơn vị nơi tôi đang Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 10làm việc, đồng thời đồng bộ hóa với hệ thống văn bản và các hoạt động chung của trường 2.
- Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lý luận về chất lượng, quản lý chất lượng và hệ thống QLCL - Phân tích thực trạng công tác tổ chức các hoạt động, công tác đoàn vụ và quản lý hồ sơ giấy tờ tại Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội.
- Xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức các hoạt động và quản lý tại Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội.
- Đề xuất các bước triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Văn phòng Đoàn trường 3.
- Ý nghĩa thực tiễn của luận văn Dựa vào việc phân tích, so sánh hệ thống văn bản hiện đang sử dụng tại Văn phòng Đoàn trường với các tiêu chuẩn ISO 9000 để xây dựng một hệ thống các văn bản và các quy trình giải quyết các công việc hành chính tại Văn phòng Đoàn trường một cách khoa học và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đang áp dụng tại Trường Đại học Bách khoa Hà nội.
- Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu - Cơ sở lý luận được sử dụng trong luận văn: các lý thuyết về QLCL, ISO 9000 - Thực tiễn các hoạt động đoàn của trường ĐH Bách Khoa Hà Nội - Sử dụng, tham khảo các thông tin của các phòng, ban, Liên chi đoàn trong Trường trong quá trình xây dựng đề án “Áp dụng ISO 9001:2008 vào xây dựng thệ thống quản lý chất lượng tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”.
- Kết cấu của luận văn - Phần mở đầu - Chương I: Cơ sở lý thuyết của hệ thống quản lý chất lượng và ISO Chương II: Phân tích thực trạng cách thức tổ chức các hoạt động, công tác đoàn vụ và quản lý hồ sơ giấy tờ tại Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội.
- Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 11- Chương III: Xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức các hoạt động và quản lý tại Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội.
- Phần kết luận - Tài liệu tham khảo - Phụ lục Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, do thời gian và khả năng có hạn, nội dung luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để nội dung luận văn được hoàn thiện hơn.
- Em xin chân thành cảm ơn! Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 12CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm về chất lượng Chất lượng là một khái niệm rộng bao phủ nhiều lĩnh vực đời sống xã hội như kinh tế, khoa học kỹ thuật, văn hóa - giáo dục.
- Khái niệm chất lượng ra đời và phát triển gắn liền với quá trình phát triển của loài người.
- Tùy theo từng đối tượng sử dụng mà từ “chất lượng” mang ý nghĩa khác nhau.
- Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chất lượng được xem là yếu tố bắt buộc các doanh nghiệp phải làm để đáp ứng các quy định và các yêu cầu do khách hàng đặt ra.
- Đối với các trường Đại học thì chất lượng được thể hiện qua tỉ lệ sinh viên ra trường có việc làm, trang thiết bị giảng dạy…Chất lượng bị chi phối và chịu ảnh hưởng từ tư duy của con người và các nền văn hóa.
- Các nước có nền văn hóa khác nhau sẽ có các cách hiểu và yêu cầu khác nhau về chất lượng.
- Qua thời gian có nhiều nhà nghiên cứu, nhiều học giả đưa ra các khái niệm về chất lượng: Joseph.
- Juran, trong cuốn sổ tay về chất lượng, đã định nghĩa chất lượng là “sự phù hợp với nhu cầu sử dụng – fitness for use”, điều này có nghĩa là người sử dụng một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể tin cậy sản phẩm/dịch vụ về những gì họ cần đối với sản phẩm/dịch vụ đó.
- Sự phù hợp với nhu cầu sử dụng được thể hiện qua 5 tiêu chí: Chất lượng thiết kế, chất lượng của sự phù hợp, sự có sẵn, sử dụng an toàn và không gây tác động với môi trường (Tham khảo nguồn tài liệu : Joseph.M.Juran, 1951).
- Crosby định nghĩa chất lượng là “sự phù hợp với yêu cầu, chứ không phải thanh lịch”.
- Ông cho rằng chất lượng không chỉ liên quan đến sản phẩm/dịch vụ được giao cho khách hàng, mà còn cần được xây dựng cho từng quá Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 13trình và mỗi quá trình đều phải phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Đây là khái niệm được đánh giá là khá rộng so với các khái niệm chất lượng của các học giả khác.
- Tổ chức Kiểm soát chất lượng Châu Âu cho rằng “Chất lượng là mức phù hợp của sản phẩm đối với yêu cầu của người tiêu dùng”.
- Khái niệm này nhấn mạnh đến “mức phù hợp”, có nghĩa là ở mỗi mức độ phù hợp khác nhau sẽ cho chúng ta các mức chất lượng khác nhau.
- Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế trong bộ tiêu chuẩn ISO 8402 đưa ra khái niệm “Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể tạo cho thực thể đó khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra và nhu cầu tiềm ẩn (ISO 8402)” (thực thể trong định nghĩa này được hiểu là sản phẩm theo nghĩa rộng).
- Trên thực tế, nhu cầu của con người thay đổi theo thời gian, vì thế cần xem xét định kỳ các yêu cầu chất lượng để có thể bảo đảm các sản phẩm được sản xuất ra thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng.
- Một cách tổng quát, chúng ta có thể hiểu chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu.
- (3)Punctuallity: đúng thời điểm 1.1.2 Khái niệm về quản lý chất lượng Chất lượng không tự nhiên sinh ra và cũng không phải là một kết quả ngẫu nhiên, nó là kết quả của sự tác động của hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau.
- Muốn đạt được chất lượng như mong muốn chúng ta cần phải có chính sách quản lý đúng đắn các yếu tố này.
- Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 14Quản lý chất lượng là những hoạt động chức năng quản lý chung để nhằm xác định chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực hiện chúng bằng những phương tiện như lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến trong khuôn khổ của hệ thống chất lượng.
- Quản lý chất lượng được hình thành dựa trên nhu cầu ngăn chặn, loại trừ những lỗi hay thiếu xót trong chế biến, sản xuất sản phẩm.
- Trước kia, nhà sản xuất thường thử và kiểm tra thông số chất lượng sản phẩm ở công đoạn cuối cùng.
- Do vậy, những cách thức mới đã được hình thành như kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng, quản lý chất lượng và quản lý chất lượng tổng hợp.
- Quản lý chất lượng đã được áp dụng trong mọi ngành công nghiệp, không chỉ trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, trong mọi loại hình công ty, qui mô lớn đến qui mô nhỏ, cho dù có tham gia vào thị trường quốc tế hay không.
- Quản lý chất lượng đảm bảo cho công ty làm đúng những việc phải làm và những việc quan trọng.
- Nếu các công ty muốn cạnh tranh trên thị trường quốc tế, phải tìm hiểu và áp dụng các khái niệm về quản lý chất lượng có hiệu quả.
- Các hoạt động quản lý chất lượng nhằm mục đích định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng.Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng thường bao gồm lập chính sách, mục tiêu, hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng.
- 1.1.3 Khái niệm kiểm soát chất lượng Kiểm soát chất lượng là các hoạt động và kỹ thuật mang tính tác nghiệp được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu chất lượng.
- Các hoạt động kiểm soát chất lượng thường là các hoạt động kiểm tra, giám sát thông số, tiêu chí chất lượng và các đặc tính kỹ thuật có đang và đạt trong suốt quá trình sản xuất.
- Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 15Để kiểm soát chất lượng, công ty phải kiểm soát được mọi yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tạo ra chất lượng.
- Trong quá trình kiểm soát chất lượng, chúng ta cần kiểm soát các yếu tố sau đây.
- Đầu vào: đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình sản xuất, đầu vào tốt sẽ cho ra các sản phẩm chất lượng tốt.
- Thiết bị: là phương tiện sản xuất, biến các yếu tố đầu vào thành sản phẩm, kiểm soát thiết bị, bảo dưỡng định kỳ là các công việc cần làm để có được nhiều sản phẩm chất lượng.
- 1.1.4 Khái niệm về đảm bảo chất lượng Theo ISO 9000 “ Đảm bảo chất lượng là toàn bộ hoạt động có kế hoạch và hệ thống được tiến hành trong hệ thống chất lượng và được chứng minh là đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng rằng thực thể sẽ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng”.
- Đảo bảo chất lượng nhằm hai mục đích: trong nội bộ tổ chức nhằm tạo lòng tin cho lãnh đạo và đối với bên ngoài nhằm tạo lòng tin cho khách hàng và những người có liên quan khác.
- Nếu những yêu cầu về chất lượng không phản ánh đầy đủ những

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt