- BÀI 5: CƠ SỞ DỮ LIỆU ( DATABASE. - Một trong các ứng dụng căn bản của một chương trình bảng tính là phân tích dữ liệu. - Bạn có thể dùng Excel để tạo lập cơ sở dữ liệu hay danh mục thông tin. - Các tính năng như Data Form giúp bạn nhanh chóng thêm, bớt và tìm kiếm các bản ghi. - Bạn cũng có thể nhanh chóng sắp xếp và lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. - Một trong những ứng dụng căn bản của Excel là quản trị dữ liệu. - Bạn có thể dùng các tính năng của Excel để làm việc với một danh sách đơn giản ví dụ mục các việc cần làm cho đến các cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. - Trong Excel, khái niệm cơ sở dữ liệu và danh sách được sử dụng thay nhau. - Chúng ta sử dụng khái nhiệm cơ sở dữ liệu để ám chỉ cả hai: danh sách đơn và cơ sở dữ liệu phức tạp.. - Một CSDL chứa các bộ dữ liệu giống nhau như cơ sở dữ liệu khách hàng.. - Một hàng thông tin trong CSDL được gọi là bản ghi record. - Nếu tổ chức dữ liệu dới dạng cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp, lọc và tổng hợp thông tin.. - là các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu.. - Chọn vùng tên trường và định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn Font chữ to hơn để làm nổi bật trường với các bản ghi.. - Nhập các bản ghi (như thông tin từng khách hàng) ngay dưới tên trường, mỗi bản ghi trên một hàng. - Chú ý: Cơ sở dữ liệu của Excel sự thực chỉ là một dạng bảng tính đặc biệt. - Chúng ta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thờng để hiệu chỉnh và định dạng cơ sở dữ liệu.. - Chèn một bản ghi. - Tính năng data form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xoá và tìm bản ghi.. - Bạn cũng có thể chèn, xoá trực tiếp trên bảng tính.. - sau đó nhập bản ghi mới vào các hộp văn bản.. - Lặp lại bước 2 cho mỗi bản ghi mới bạn muốn thêm.. - Các bản ghi mới được thêm nối đuôi vào CSDL.. - Bạn có thể sắp xếp lại các bản ghi theo một trật tự khác.. - TIP: Để không ghi bản ghi vừa nhập, nhấn nút Restore. - Để chèn trực tiếp bản ghi vào bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện.. - Xoá bản ghi. - Bạn có thể xoá trực tiếp ngay trên bảng tính hoặc sử dụng data form để tìm đến và xoá một bản ghi cụ thể.. - Để xoá một bản ghi sử dụng data form, chọn một ô bất kỳ trong CSDL;. - Nhấn nút Find Next hay Find Prev cho đến khi tới bản ghi cần xoá, nhấn Delete.. - Khi một cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá bản ghi. - TIP: Để xoá trực tiếp một bản ghi từ bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng có chứa bản ghi cần xoá. - Với cách này bạn có thể phục hồi lại bản ghi vừa xoá sử dụng Edit, Undo.. - Tìm kiếm bản ghi. - Khi cần tìm các bản ghi cụ thể, bạn có thể dùng data form để tìm. - Chỉ cần nhập tiêu chuẩn tìm kiếm và Excel sẽ tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn.. - sau đó nhập tiêu chuẩn cần tìm trong một hay nhièu hộp văn bản. - Excel tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn.. - Nhấn Find Next cho đến khi gặp bản ghi cần tìm, để thoát khỏi Form nhấn nút Close.. - TIP: Trong phần tiêu chuẩn bạn có thể dùng các ký tự thay thế. - Sắp xếp một cơ sở dữ liệu. - Bạn có thể sắp xếp bất kỳ dữ liệu nào trên bảng tính, tuy nhiên tổ chức dữ liệu dưới dạng CSDL cho phép sắp xếp dữ liệu nhanh nhất. - Bạn có thể sắp xếp tăng hay giảm.. - TIP: Để nhanh chóng sắp xếp cơ sở dữ liệu theo một trường đơn, chọn một ô bất kỳ trong trờng đó. - Bạn có thể tạo một custom list.. - Tính năng AutoFilter cho phép bạn lọc và giữ lại một tập con các bản ghi của một danh sách mà không làm ảnh hưởng đến danh sách gốc. - Cạnh mỗi trường sẽ xuất hiện một mũi tên sổ xuống để bạn chọn tiêu chuẩn lọc.. - Các mục chọn để đặt tiêu chuẩn lọc đợc liệt kê trong bảng sau:. - (Top 10) Cho phép lọc lại một số chỉ định các bản ghi có trị đứng đầu hoặc đứng cuối danh sách.. - (Custom) Hiển thị cửa sổ Custom AutoFilter để bạn tạo tiêu chuẩn AND hoặc OR.. - (Trị cụ thể) Chỉ hiển thị bản ghi có trị bằng chính xác trị bạn chọn cho trư- ờng này.. - (Blanks) Hiển thị tất cả bản ghi trắng trong trường này.. - (NonBlanks) Hiển thị tất cả các bản ghi có dữ liệu trên trường này.. - Nhấn lên mũi tên bên cạnh trường chứa dữ liệu bạn định lọc.. - Chọn tiêu chuẩn lọc cho trường theo các mục chọn trên. - Khi lọc, các hàng không thoả mãn tiêu chuẩn lọc sẽ bị ẩn đi.. - Lọc dữ liệu sử dụng lọc nâng cao. - Nếu bạn phải lọc dữ liệu với tiêu chuẩn lọc phức tạp thì bạn nên sử dụng Advanced Filter. - Để sử dụng Advanced Filter bạn phải tạo một vùng tiêu chuẩn lọc. - Tốt nhất bạn nên đặt vùng tiêu chuẩn lọc lên trên đỉnh hay dưới đáy danh sách.. - Tiêu chuẩn lọc phức tạp có hai loại:Tiêu chuẩn so sánh và Tiêu chuẩn tính toán. - y Tiêu chuẩn lọc so sánh cho phép lọc lại những bản ghi nằm trong một giới hạn nào đó. - Tiêu chuẩn lọc có thể là trị chuỗi, số logíc hay biểu thức so sánh. - y Tiêu chuẩn tính toán là tiêu chuẩn lọc mà trị so sánh phải được tính toán hoặc lọc trên cột ảo được tính từ các cột khác. - y Liên kết tiêu chuẩn: Có thể lọc, xóa hay rút trích các mẩu tin trong vùng dữ liệu bằng phép giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau Phép AND: Nếu các ô điều kiện khác cột.. - Tạo vùng tiêu chuẩn lọc. - y Trên hàng đầu nhập tên trường giống hệt nh tên trường cần lọc trên cơ sở dữ liệu.. - Vùng tiêu chuẩn tính toán có tên trường khác với mọi tên trờng của cơ sở dữ liệu.. - y Nhập các tiêu chuẩn lọc trên các hàng bên dưới chứa trị hay phép so sánh với một trị.. - Các tiêu chuẩn nằm cùng hàng nếu bạn muốn chúng cùng được thoả mãn (AND).. - Các tiêu chuẩn nằm khác hàng nếu chỉ cần một trong số đó thoả mãn (OR). - y Tiêu chuẩn tính toán bắt đầu bằng dấu bằng, sau đó là biểu thức logíc.. - Tip: Để có tên trường của vùng tiêu chuẩn giống hệt như của vùng CSDL, bạn nên copy tên trường.. - Chú ý: Vùng tiêu chuẩn và vùng cơ sở dữ liệu phải cách nhau ít nhất một hàng trắng (hay cột trắng). - Nếu cha có vùng tiêu chuẩn lọc, hãy tạo nó theo nguyên tắc nêu trên. - Chọn một ô bất kỳ trong cơ sở dữ liệu. - Criteria Range Khai báo địa chỉ vùng tiêu chuẩn lọc (cả tên trờng) Copy To Chỉ định ô đầu tiên của vùng bạn định đa kết quả ra đó Unique Record Only Nếu có nhiều bản ghi giống nhau thì chỉ giữ lại một bản 5.9. - Các hàm Database có tính chất thông kê dữ liệu các mẩu tin trong vùng dữ liệu (Database) thỏa điểu kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria).. - y Database: Là vùng dữ liệu.. - y Field: Tên tiêu đề cột hay địa chỉ ô chúa tiêu đề cột hoặc thứ tự cột ( bắt đầu từ 1) của vùng dữ liệu.. - y Criteria: Vùng tiêu chuẩn (điều kiện).. - Hàm DSUM: Hàm tính tổng trên Field (cột) của vùng dữ liệu của vùng dữ liệu tại những mẩu tin thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.. - Hàm DMAX: Hàm này tính giá trị lớn nhất trên cột (Field) của vùng dữ liệu tại những dòng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. - Hàm DMIN: Hàm này tính giá trị nhỏ nhất trên cột (Field) của vùng dữ liệu tại những dòng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. - Hàm DCOUNT: Hàm này tính số phần tử kiểu số trên cột (Field) của vùng dữ liệu tại những dòng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. - Hàm DCOUNTA: Hàm này tính số phần tử khác trống trên cột (Field) của vùng dữ liệu tại những dòng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. - Hàm DAVERAGE: Hàm này tính trung bình cộng trên cột (Field) của vùng dữ liệu tại những dòng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. - Pivot Table. - Pivot table là bảng tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu từ một danh sách hay một bảng. - Với Pivot Table ta có thể tổng hợp dữ liệu theo nhóm. - Sau khi có Pivot Table bạn có thể vẽ đồ thị từ dữ liệu tổng hợp này.. - Bạn có thể tạo một pivot table từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. - Thường nguồn dữ liệu là các bảng của Excel. - Bạn cũng có thể tạo Pivot Table từ nguồn dữ liệu ngoại, từ nhiều vùng hợp lại, hay từ chính các Pivot Table khác.. - Trong bước 1 của PivotTable Wizard, chọn nguồn dữ liệu ( Microsoft Excel List hay từ các cơ sở dữ liệu khác). - Kéo nút ứng với trường dữ liệu vào vùng DATA. - Bạn chỉ có thể thay tên của các trường.. - c) Thêm trường dữ liệu. - Bạn có thể sử dụng tính năng AutoFormat để định dạng Các bước. - Một pivot table không tự cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn.
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt