Tổ chức dữ liệu đầu vào kế toán quản trị trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

- TỔ CHỨC DỮ LIỆU ĐẦU VÀO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 ORGANIZATION OF INPUT DATA ACCOUNTING MANAGEMENT.
- Chính vì vậy, tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT đang ngày càng được quan tâm và coi trọng tại các doanh nghiệp.
- Đặc biệt, trong bối cảnh làn sóng công nghệ 4.0, tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT cần có sự thích nghi, đổi mới để có thể đáp ứng tốt hơn cho quá trình xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp..
- Mục đích của bài viết nhằm đưa ra mô hình tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT trước làn sóng công nghệ 4.0.
- Trước hết bài viết khái quát hóa về các loại dữ liệu đầu vào KTQT và các nội dung tổ chức các loại dữ liệu đầu vào KTQT.
- Trên cơ sở cách thức diễn ra cuộc cách mạng lần thứ 4, bài viết sẽ đưa ra mô hình tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT gắn liền với công nghệ 4.0 như là hệ thống tích hợp dữ liệu, hệ thống ERP để giúp hỗ trợ các nhà quản trị trong doanh nghiệp ra quyết định..
- Từ khóa: Tổ chức, dữ liệu đầu vào, kế toán quản trị, cách mạng công nghệ 4.0.
- Trong xu thế hội nhập và cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ như hiện nay, dữ liệu đầu vào KTQT trong doanh nghiệp là một trong loại dữ liệu rất cần thiết đối với nhà quản trị doanh nghiệp..
- Loại dữ liệu này qua quá trình xử lý và phân tích sẽ tạo ra những thông tin vô cùng hữu ích hỗ trợ các nhà quản trị trong việc xây dựng kế hoạch, lập định mức, kiểm tra, đánh giá và đưa ra các quyết định.
- Dữ liệu đầu vào KTQT càng được thu thập và hệ thống hóa đầy đủ, chính xác thì sản phẩm thông tin càng đa dạng, từ đó mang lại hiệu quả cao hơn và giúp cho các doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh..
- Với sự chỉ đạo từ phía cơ quan Nhà Nước cùng với sự quyết tâm của các doanh nghiệp trong việc đón đầu làn sóng công nghệ 4.0, dữ liệu đầu vào KTQT cần được xem xét tổ chức để có thể đảm bảo khả năng tích hợp với dữ liệu lớn trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp hệ thống dữ liệu đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ quá trình xử lý và cung cấp thông tin và phù hợp với bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay..
- Để xem xét và đưa ra các gợi ý về tổ chức dữ liệu đầu vào trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nhóm tác giả đã đưa ra các câu hỏi nghiên cứu: (1) Tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT bao gồm các nội dung gì? (2) Có sự cải tiến gì trong nội dung tổ chức dữ liệu KTQT trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0?.
- Để trả lời các câu hỏi nghiên cứu này, nhóm tác giả tiến hành nghiên cứu cơ sở lý luận từ đó phân tích, luận giải để áp dụng vào tổ chức dữ liệu KTQT trong các doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0..
- Tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT luôn nhận sự quan tâm nghiên cứu, phát triển từ phía các nhà khoa học để có thể xây dựng một cơ sở lý luận vững chắc giúp cho các doanh nghiệp vận dụng.
- Tác giả Ijiri(1975) và Sorter (1969) cùng chung quan điểm cho rằng các sự kiện kinh tế là những yếu tố thông tin quan trọng của hệ thống kế toán và nên được nắm bắt trong một hình thức rất chi tiết để cung cấp một cơ sở dữ liệu phong phú.
- Họ có thể là những người ở trong doanh nghiệp (tổ chức kinh tế) và ngoài doanh nghiệp.
- Laudon (2012) đã mô tả tổ chức dữ liệu trong môi trường tập tin truyền thống.
- Mô hình cơ sở dữ liệu được phát triển từ mô hình tệp tin với dữ liệu được lưu trữ ở máy.
- chủ, do đó người sử dụng có thể truy cập vào hệ thống để tiếp cận dữ liệu mà họ cần.
- Một hệ thống quản trị dữ liệu sẽ được thiết lập để giúp người sử dụng có thể tiếp cận dữ liệu một cách linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát thông tin..
- Mô hình ERP là một giải pháp công nghệ cho phép tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng văn phòng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực.
- Hầu hết tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện trên hệ thống ERP.
- Cơ sở dữ liệu tập trung của hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất dữ liệu của doanh nghiệp trở nên thuận tiện và dễ dàng.
- Do đó, việc áp dụng mô hình ERP rất phù hợp với doanh nghiệp hiện nay để ứng dụng trong việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin kế toán quản trị một cách hiệu quả.
- Cuộc cách mạng công nghiêmp 4.0 và tổ chức dữ liệu đầu vào KGQT.
- Klaus Schwab, Chủ tịch Diễn đàn Kinh tế Thế giới, Industry 4.0 hay Cuộc CMCN lần thứ 4, là một thuật ngữ bao gồm một loạt các công nghệ tự động hóa hiện đại, trao đổi dữ liệu và chế tạo.
- Internet kết nối vạn vật công nghiệp (IIoT) với các cảm biến và phần mềm sẽ tạo ra dữ liệu số lớn từ đó sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành hoạt động kinh doanh hiệu quả..
- KTQT cần tăng cường việc ứng dụng công nghệ từ CMCN 4.0 cho quá trình làm việc các công nghệ như Internet kết nối vạn vật và công nghệ đám mây cho phép khai thác dữ liệu và làm cho kho dữ liệu trở nên phong phú và rất có giá trị.
- Nhờ kỷ nguyên số hóa, KTQT cũng đã sử dụng hệ thống Internet kết nối vạn vật và công nghệ đám mây để thu thập thông tin từ các ứng dụng và cơ sở dữ liệu khác nhau sau đó sử dụng trí tuệ nhân tạo cho ra các báo cáo nhanh chóng..
- Tổ chức dữ liệu đầu vào kế toán quản trị 4.1.
- Dữ liệu đầu vào KTQT.
- Theo tác giả Marshall B, Romney, Paul John Steinbart (2012) dữ liệu đầu vào là các dữ liệu về bản thân doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của nó.
- James A.Hall (2011) trong cuốn Accounting Information Systems đưa ra khái niệm dữ liệu là những thực tế có thể đã hoặc chưa qua xử lý và không có ảnh hưởng đến người sử dụng chúng.
- Jame P.Laudon (2012), dữ liệu là các luồng dữ liệu thô đại diện cho các sự kiện xảy ra trong tổ chức hoặc môi trường vật chất trước khi chúng được tổ chức và sắp xếp thành một dạng mà mọi người có thể hiểu và sử dụng.
- Vậy, dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng góp phần quyết định chất lượng thông tin KTQT.
- Dữ liệu đầu vào bao gồm các dữ liệu thực hiện, kế hoạch, dự báo hay là dữ liệu tài chính, phi tài chính.
- Tùy theo mức độ xử lý, dữ liệu được phân thành các cấp độ, bao gồm:.
- Cấp 1: Dạng dữ liệu thô.
- Ở cấp độ này, dữ liệu là hệ thống chứng từ đang ở dưới dạng thô, sơ cấp, chưa qua bất kỳ quy trình xử lý nào ở các khâu.
- Dạng dữ liệu này được thể hiện dưới hình thức chứng từ, văn bản gốc,….
- Cấp 2: Dạng dữ liệu thứ cấp.
- Dạng dữ liệu này chính là hệ thống chứng từ tổng hợp, văn bản tổng hợp,….
- Cấp 3: Dạng dữ liệu đệ tam cấp.
- Dữ liệu ở cấp độ này được xử lý khoa học và chặt chẽ hơn so với dữ liệu ở cấp 2.
- Dữ liệu cấp 3 chủ yếu chính là hệ thống sổ, báo cáo..
- Trong bối cảnh cuộc CMCN 4.0, dữ liệu đầu vào KTQT có nhiều sự biến đổi.
- Dữ liệu KTQT đầu vào được kết hợp với các dữ liệu khác để tạo nên một dữ liệu lớn (big data) với kích thước, quy mô vô cùng lớn và đa dạng.
- Dữ liệu đầu vào KTQT lúc này không chỉ là phục vụ cho việc xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh theo kiểu truyền thống mà dữ liệu còn phục vụ cho quản trị chiến lược bởi KTQT sẽ trực tiếp tham gia vào quy trình quản lý chiến lược trong doanh nghiệp.
- Bên cạnh đó, các công nghệ hiện đại cùng tốc độ đường truyền internet cao sẽ giúp tạo ra dữ liệu thô khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau làm cho dữ liệu đầu vào KTQT trở nên không có cấu trúc và được cung cấp theo thời gian thực thay cho việc cung cấp theo định kỳ..
- Nội dung tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT.
- Tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT gồm có tổ chức thu thập, hệ thống hóa dữ liệu và tổ chức lưu trữ dữ liệu:.
- Tổ chức thu thập và hệ thống hóa dữ liệu được thực hiện theo 4 bước thể hiện qua sơ đồ sau:.
- Sơ đồ 1: Tổ chức thu thập và hệ thống hóa dữ liệu.
- Xác định những dữ liệu cần thu thập: Trước tiên bộ phận KTQT cần dựa vào nhu cầu thông tin KTQT được thu thập từ phía nhà quản trị doanh nghiệp.
- Ngoài ra, bộ phận KTQT cũng cần xem xét đến khả năng thu thập dữ liệu của hệ thống..
- Xác định nguồn thu thập dữ liệu: Bộ phận KTQT sẽ thực hiện việc xác định các nguồn thu thập dữ liệu.
- Xác định rõ nguồn thu thập dữ liệu là cơ sở để thiết lập sự phối hợp nguồn nhân lực của hệ thống.
- Nguồn thu thập dữ liệu rất đa dạng vì nó liên quan tới nhiều bộ phận và các kênh dữ liệu khác nhau nhưng có thể chia nguồn thu thập dữ liệu làm hai nguồn, đó là: Nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp và nguồn dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp..
- Xác định cách thức thu thập dữ liệu: Các dữ liệu KTQT sẽ được biểu hiện trên các tài liệu là các chứng từ kế toán và các loại văn bản, báo cáo.
- Có thể chia công việc thu thập dữ liệu thành hai khâu, thứ nhất là tiếp nhận tài liệu, thứ hai là kiểm tra tài liệu..
- Xác định cách thức hệ thống hóa dữ liệu: Các dữ liệu sẽ được ghi chép thông qua hệ thống các tài khoản kế toán và bộ mã.
- Bộ mã được xây dựng nhằm hệ thống những dữ liệu phi tài chính và kinh tế như là các quầy hàng, các khách hàng, các nhà cung cấp, các loại nguyên vật liệu,….
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu: Là việc sắp xếp, bảo quản các dữ liệu một cách đầy đủ, cẩn thận và có hệ thống.
- Dữ liệu KTQT có thể được lưu trữ trên hai loại vật mang tin, đó là trên giấy và trên các tập tin..
- Một số gợi ý tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
- Tổ chức thu thập và hệ thống hóa dữ liệu Cải tiến cách thức xác định dữ liệu cần thu thập.
- Dữ liệu đầu vào trong doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phức tạp nên việc xác định dữ liệu đầu vào KTQT cần thu thập là công việc khá thử thách đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan gồm có nhà cung cấp phần mềm hệ thống quản trị dữ liệu, quản trị viên CSDL, người vận hành hệ thống dữ liệu, người sử dụng cuối cùng.
- Trong bối cảnh thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, để xác định đầy đủ các loại dữ liệu cần thu thập trước tiên cần tiến hành khảo sát nhu cầu thông tin của người sử dụng thông tin để làm sao dữ liệu thu thập được, qua xử lý và phân tích có thể đáp ứng tối đa những nhu cầu đó.
- Tiếp theo đó, việc khảo sát khả năng thu thập những dữ liệu của phần mềm hệ thống cũng cần được thực hiện.
- Vùng giao thoa giữa dữ liệu thu thập theo nhu cầu từ phía nhà quản trị và dữ liệu theo khả năng cung cấp chính là dữ liệu đầu vào KTQT cần thu thập.
- Để tăng vùng giao thoa thì doanh nghiệp nên áp dụng các phần mềm quản.
- trị CSDL như là MS-Access, Lotus Approach có khả năng tích hợp với nhiều phân hệ khác nhau và có thể thu thập các dữ liệu quá khứ hoặc tương lai, dữ liệu tài chính và phi tài chính..
- Cải tiến cách thức xác định nguồn thu thập dữ liệu:.
- Ngoài các dữ liệu bên trong doanh nghiệp, bộ phận KTQT cần khai thác các dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp góp phần cung cấp những thông tin chất lượng cho các nhà quản trị.
- Ví dụ, ngoài thu thập dữ liệu bên trong doanh nghiệp để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu doanh thu so với dự toán (kế hoạch) đề ra, bộ phận KTQT cũng có thể thu thập dữ liệu bên ngoài như là chỉ tiêu doanh thu bình quân của ngành để đánh giá tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp so với bình quân chung của ngành qua đó thấy được năng lực của doanh nghiệp và có cơ sở lập chiến lược kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo..
- Nhóm tác giả cho rằng phần mềm giải pháp quản trị tổng thể (ERP) nên được ứng dụng tại các doanh nghiệp để khai thác và quản lý hiệu quả nguồn dữ liệu thu thập.
- Các bộ phận cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo quy trình khép kín, cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- phần mềm sẽ thực hiện mô hình dữ liệu tập trung (Online) để đảm bảo tối ưu việc phân luồng dữ liệu phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ để quy trình nghiệp vụ vận hành được chính xác, thuận lợi..
- Đối với HTTT hiện đại, dữ liệu đầu vào KTQT sẽ được thu thập trực tiếp trên hệ thống Hoạch định nguồn nhân lực (ERP) của doanh nghiệp.
- Mô hình nguồn dữ liệu đầu vào KTQT tại các doanh nghiệp dựa trên hệ thống ERP được xây dựng như sau:.
- (Nguồn: Tự tổng hợp) Sơ đồ 2: Nguồn dữ liệu đầu vào KTQT dựa trên Hệ thống ERP.
- Nguồn dữ liệu dựa trên Hệ thống ERP bao gồm hai phân hệ xử lý có mối quan hệ tương tác với nhau là Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) và phân hệ xử lý phân tích trực tuyến (OLAP).
- CSDL tác nghiệp do phân hệ OLTP cung cấp như là số lượng hàng bán, hạn mức tín dụng của khách hàng, tình trạng hàng tồn kho,… là nguồn dữ liệu quan trọng đối với HTTT KTQT đưa ra các quyết định tác nghiệp của các nhà quản trị trong doanh nghiệp.
- Hai phân hệ xử lý của hệ thống ERP sẽ là nguồn dữ liệu hữu ích giúp bộ phận KTQT thiết lập các báo cáo đặc thù phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và chính xác nhất..
- Cải tiến cách thức thu thập dữ liệu.
- Với sự phát triển của kết nối mạng, khâu tiếp nhận tài liệu của công việc thu thập dữ liệu sẽ cần có sự thay đổi so với cách thức tiếp nhận truyền thông thông qua các giấy tờ.
- Cải tiến cách thức hệ thống hóa dữ liệu.
- Hệ thống tài khoản và bộ mã cũng giúp liên kết các dữ liệu với nhau từ đó có thể truy vấn dữ liệu với nhiều mục đích khác nhau.
- Dữ liệu sau khi được hệ thống hóa sẽ được tích hợp với CSDL tập trung không những phục vụ cho nhu cầu truy vấn của bộ phận KTQT mà còn phục vụ nhu cầu truy vấn của các cá nhân, bộ phận khác trong doanh nghiệp..
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu.
- Trong giai đoạn hiện nay, cách thức lưu trữ chủ yếu trong các doanh nghiệp là lưu trữ dữ liệu trên phần cứng của máy tính.
- Trong đó, các doanh nghiệp có thể lựa chọn cách lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp mình theo cách thức tiện lợi, đơn giản và tiết kiệm hơn đó là dịch vụ “đám mây”.
- Dữ liệu của doanh nghiệp không những được lưu trữ mà còn được chia sẻ ngay lập tức với những đối tượng liên quan.
- Dữ liệu doanh nghiệp được quản lý tập trung, luôn được cập nhật thông tin mới nhất từ bất kỳ thành viên nào trong doanh nghiệp và có thể truy cập sử dụng ở mọi lúc mọi nơi mang lại hiệu quả làm việc cao.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu nhanh giữa máy tính và website, việc này tránh trường hợp ổ cứng hư hỏng, mất máy tính, dữ liệu vẫn được lưu trữ an toàn trên “đám mây”.
- Để thực hiện các gợi ý được đề xuất ở trên, nhóm tác giả cho rằng, các nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp cần có sự cam kết, hỗ trợ tích cực vào việc tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT ở các khía cạnh, đó là:.
- Đầu tư và ứng dụng các công nghệ hiện đại đáp ứng tốt hơn việc tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT.
- Áp dụng mô hình tổ chức dữ liệu KTQT gắn liền với công nghệ 4.0 như là một giải pháp hữu hiệu, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động KTQT, bao gồm hệ thống tích hợp dữ liệu, hệ thống ERP để giúp hỗ trợ các nhà quản trị trong doanh nghiệp ra quyết định..
- Vũ Thị Thu Phương (2018), Cách tiếp cận tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp, Tạp chí Tài chính, tháng 4/2018..
- Nguyễn Thị Thu Hương (2020), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần sản xuất bánh kẹo trên địa bàn Hà Nội, LATS

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt