- GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH. - Cuốn tài liệu “KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH” được biên soạn nhằm giúp các bạn sinh viên trong cách tư duy và phản xạ trước những vấn đề phát sinh trong cuộc sống lẫn công việc để gặt hái thành công trong mọi hoàn cảnh, nhất là trong bối cảnh kinh tế có nhiều biến động và phức tạp như hiện nay.. - Tổng quan giải quyết vấn đề. - Vấn đề là gì. - Các nguyên nhân vì sao vấn đề không được giải quyết. - Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề. - Bước 1: Xác định vấn đề. - Bước 5: Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề. - Tổng quan về Giải quyết vấn đề Quy trình sáu bước giải quyết vấn đề. - Tổng quan giải quyết vấn đề 1.1.1. - Vấn đề là gì?. - “làm sao để?” thì nghĩa là chúng ta đang đối đầu với vấn đề. - Được giao một đề án với thời gian giới hạn, đó cũng là vấn đề. - Và trong cuộc sống hàng ngày, vấn đề luôn xuất hiện cái quan trọng hơn là cách chúng ta tiếp cận để giải quyết chúng.. - Cũng có thể vấn đề được xem là khoảng cách giữa THỰC TẠI và KỲ VỌNG của. - Các loại vấn đề:. - Thông thường vấn đề được chia thành 2 loại:. - Vấn đề ho n thiện là việc cần cải thiện để đạt được một mục tiêu đo lường được.. - o Nâng cao tỉ lệ nhân viên có trình độ đại học Ngoài ra có quan điểm khác chia vấn đề thành 3 loại:. - Vấn đề trước mắt: là khó khăn cần được xử lý ngay tại thời điểm gần với hiện tại.. - Vấn đề dự báo: là những khó khăn dự kiến sẽ xảy ra dựa trên tình hình hiện tại.. - Vấn đề suy diễn: là những giả định có thể xảy ra trong tương lai nếu tình hình hiện tại thay đổi.. - Với mỗi loại vấn đề khác nhau sẽ đòi hỏi ta phải có những nỗ lực, phương pháp khác nhau để tiếp cận và giải quyết.. - Chúng ta thường có xu hướng giải quyết vấn đề không hiệu quả bởi vì rất nhiều nguyên nhân về chủ quan lẫn khách quan:. - Không có phương pháp m chỉ giải quyết vấn đề một cách ngẫu nhiên:. - Tâm lý con người có xu hướng đề ra một giải pháp ngẫu nhiên theo kinh nghiệm và đôi khi giải pháp này không phù hợp với những vấn đề mang tính phức tạp.. - Thiếu sự cam kết trong giải quyết vấn đề: Chúng ta thường có thái độ xem nhẹ những vấn đề nhỏ, cá nhân…Bởi xem nhẹ tầm quan trọng của những vấn đề, ý chí sẽ không có động lực, tìm lý do trì hoãn việc giải quyết chúng. - Chỉ khi vấn đề đó gây ra hậu quả nghiêm trọng, con người mới chú ý đến nó. - Lúc này ta sẽ khó có đủ thời gian để xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề, phương án giải quyết dẫn đến việc dễ dàng ra những quyết định giải quyết vấn đề một các vội vàng, phiến diện và kém hiệu quả.. - Nhiều khi chúng ta chỉ giải quyết những phần nhỏ, phần ngọn của vấn đề nhưng điều này ảnh hưởng các yếu tố khác trong hệ thống. - Hệ quả của các giải quyết này là vấn đề chỉ được giải quyết một phần. - cho đến khi ta nhìn nhận ra vấn đề cốt lõi và giải quyết chúng. - Do đó khả năng tư duy mang tính hệ thống là một yếu tố mà những người giải quyết vấn đề cần trang bị.. - Thiếu kiến thức và kỹ thuật cho qui trình giải quyết vấn đề, hiểu sai vấn đề hoặc sử dụng phương pháp sai trong một vấn đề nào đó cũng là yếu tố làm ảnh hưởng đến kết quả. - Khi đó bạn sẽ không thể giải quyết được vấn đề hoặc những giải pháp đưa ra để giải quyết vấn đề có thể lại gây ra thêm những hậu quả nghiêm trọng, tạo thêm vấn đề khác mà ta lại phải tốn nguồn lực để giải quyết những vấn đề phát sinh này.. - Nếu ta chờ có đầy đủ thông tin mới giải quyết vấn đề thì có khi giải pháp của ta đã không còn ý nghĩa, còn nếu ta đưa ra giải pháp trong điều kiện không có đủ thông tin thì có thể những giải pháp đó có thể sẽ là chủ quan, duy ý chí và không hiệu quả. - Không có khả năng phân tích v sáng tạo: Những vấn đề khó, phức tạp thường đòi hỏi ta phải phát huy khả năng sáng tạo, hoặc để có thể giải quyết vấn đề hiệu quả chúng ta thường cần những giải pháp đột phá. - Nếu chúng ta làm theo những cách cũ thì khó có thể giải quyết những vấn đề mới. - Những thói quen cố hữu của chúng ta khi giải quyết vấn đề sẽ làm suy giảm khả năng sáng tạo của chúng ta.. - Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề giúp chúng ta nhìn nhận và giải quyết những vấn đề rắc rối và phức tạp. - Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề 1.2.1. - Việc giải quyết vấn đề sẽ mang đến lợi ích gì, nếu không giải quyết thì hậu quả ra sao?. - Liệu vấn đề có đáng đầu tư công sức để giải quyết không?. - Đó là một vấn đề đơn lẻ hay là một phần của vấn đề rộng lớn hơn?. - Mục tiêu cần đạt được khi giải quyết vấn đề là gì?. - b) Thừa nhận vấn đề. - Tại sao lại như vậy? Khi họ nhận thức được rằng việc “đi làm trễ” là vấn đề mà họ cần giải quyết, họ sẽ tìm được giải pháp để giải quyết chúng: họ sẽ dậy sớm hơn, cho con đi. - Một cách rất hiệu quả để ta chú ý đến vấn đề chính là việc thừa nhận là có vấn đề. - Thay vào đó, điều cần làm rõ ở đây là nói lên được vấn đề ở đây là gì và đó là vấn đề của những người liên quan như thế nào.. - c) Phát biểu mô tả vấn đề. - Ở trường hợp này bạn cho rằng VẤN ĐỀ của mình chính là bị sốt cao và bạn thường mô tả với bác sĩ bệnh tình của bạn theo hướng giải quyết vấn đề bạn MUỐN là hạ sốt. - Họ là người được đào tạo, huấn luyện để có thể xác định chính xác được vấn đề thực sự là gì từ những “triệu chứng” như vậy. - mới đưa ra cách giải quyết “tận gốc vấn đề” là đơn thuốc thích hợp để bạn mạnh khỏe trở lại.. - Hãy tách vấn đề cần giải quyết với yếu tố trách nhiệm và con người.. - Do đó bạn sẽ hành động trên cơ sở là chính mình sẽ phải là người giải quyết vấn đề này.. - Phòng Marketing làm sai mà, sao lại bắt tôi phải giải quyết vấn đề của họ?”. - Chúng ta hãy cùng nhau tìm cách giải quyết vấn đề này”. - Với cách mô tả như vậy, mọi người bạn sẽ thấy mọi người đều thấy mình có trách nhiệm tham gia giải quyết vấn đề này, chứ không chỉ riêng phòng marketing. - Và sự hợp tác giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn nhằm hướng đến giải quyết vấn đề chung của công ty.. - Việc phủ nhận sự tồn tại của vấn đề lại có hại nhiều hơn lợi. - Vấn đề sẽ không luôn luôn tự mất đi chỉ đơn giản bằng cách phủ nhận chúng. - Bạn sẽ nghĩ sao nếu bạn nói với người khác rằng đang có vấn đề xảy ra và họ trả lời bạn bằng một trong những câu như trên. - Mặt khác, phủ nhận vấn đề cũng có thể là yếu tố ngăn cản sự thành công. - Nó có thể dẫn đến việc ta không tận dụng được tiềm năng có được từ chính vấn đề đó.. - b) Xác định phạm vi vấn đề. - Đó là việc bạn phải đi xác định những yếu tố ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi vấn đề: ai, cái gì gây ra vấn đề. - vấn đề xảy ra tác động tới ai… từ đó bạn đánh giá được mức độ của vấn đề bạn đang đối mặt.. - c) Phương pháp tìm nguyên nhân vấn đề Phương pháp 5 Tại Sao?. - khi xem xét bất kỳ vấn đề nào. - Đối với những vấn đề phức tạp, ta có thể cần nhiều hơn 5 câu hỏi “tại sao?”. - Phát biểu vấn đề: Những người lao công không dọn dẹp phòng hội nghị lớn mỗi đêm.. - Bạn chắc vẫn còn nhớ là chúng ta đang tìm cách để giải quyết vấn đề chứ không phải là tìm người để truy trách nhiệm đúng không nào.. - Thực trạng/Vấn đề:. - Phương pháp biểu đồ xương cá (fishbone diagram), hay biểu đồ Ishikawa (Ishikawa diagram), biểu đồ nguyên nhân - kết quả (cause-and-effect diagram), là một phương pháp nhằm nhận diện nguyên nhân vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. - Bước 1: Nêu tên vấn đề: hãy ghi lại chính xác vấn đề một cách chi tiết (có thể áp dụng 5w: what, who, when, where, how để xác định). - Viết vấn đề vào ô bên phải tờ giấy. - của vấn đề mà bạn cần phải giải quyết.. - Liệu vấn đề được cải thiện tới mức nào khi thực hiện giải pháp này.. - Tùy từng vấn đề khác nhau mà mức độ quan trọng các tiêu chí cũng được đánh giá khác nhau. - Tùy vào cơ cấu, nguồn lực của tổ chức và mức độ đặc trưng của từng vấn đề mà chúng ta cho trọng số nhất định.. - Các yếu tố cần lưu ý khi lập kế hoạch giải quyết vấn đề:. - Một kế hoạch trình bày từng bước một hoặc là trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể để giải quyết vấn đề;. - Ra quyết định là một tiến trình xác định các vấn đề hay các cơ hội để giải quyết chúng.. - Với cái nhìn khách quan, bạn có thể xem xét quan điểm của người khác, nghĩ ra các phương án giải quyết vấn đề hoặc cách dàn xếp ổn thỏa.. - Lãnh đạo có kinh nghiệm: Trong trường hợp nhà lãnh đạo là người từng trải, có nhiều kinh nghiệm giải quyết những vấn đề - đặc biệt là vấn đề phức tạp - thành công, họ sẽ nhận được sự tín nhiệm của nhân viên trong công ty hay thành viên trong nhóm. - Vấn đề quan trọng là việc thực thi quyết định đó sẽ được thực hiện như thế nào. - Khi gặp bất kỳ khó khăn nào, họ đều hỏi người lãnh đạo giải pháp để giải quyết vấn đề đó mà không cần phải suy nghĩ gì cà.. - Các thành viên trong nhóm, tổ chức do không có quyền tự quyết nên mọi vấn đề lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giản đều được các thành viên trong tổ chức hỏi ý kiến chỉ đạo của nhà lãnh đạo. - Theo phương pháp này, khi tổ chức gặp phải khó khăn cần giải quyết,nhân viên có quyền thảo luận và đề nghị giải pháp cho vấn đề. - Nhân viên ít quyết tâm: Bạn nghĩ như thế nào khi nhóm thảo luận phương án giải quyết vấn đề theo một hướng và nhà lãnh đạo ra quyết định theo một hướng hoàn toàn khác?. - Tuy nhiên ưu điểm rõ ràng của phương pháp này là trước khi ra quyết định chính thức, bạn có điều kiện để hiểu rõ vấn đề hơn, thu thập được nhiều thông tin đa chiều hơn khi cho phép thành viên trao đổi cởi mở về vấn đề. - Một khi bạn có nhiều thông tin hơn thì bạn sẽ dễ dàng đưa ra được phương án giải quyết vấn đề tốt hơn.. - Vấn đề ở đây là làm thế nào nhà lãnh đạo có thể lựa chọn thành viên tham gia vào nhóm này? Những thành viên tham gia vào nhóm này là những người mà nhà lãnh đạo cho rằng họ có đầy đủ điều kiện, khả năng để cùng tham gia với nhà lãnh đạo trong quá trình ra quyết định liên quan đến tổ chức.. - Xung đột vẫn duy trì: Một khi đã xuất hiện hai quan điểm khác nhau về cách giải quyết vấn đề trong tổ chức thì xung đột sẽ xuất hiện. - Ai là chuyên gia? Vấn đề nan giải đầu tiên là bạn cần phải xác định được rõ ràng khả năng của các thành viên trong nhóm cùng tham gia ra quyết định, vì mỗi thành viên sẽ có những thế mạnh liên quan đến lĩnh vực mà họ hoạt động.. - Nó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải phân biệt, phân tách thật rõ ràng hai vấn đề khác nhau là vấn đề liên quan đến con người và sự việc cần phải giải quyết. - Nhất trí là một phương pháp quyết định để sử dụng hết nguồn lực sẵn có của nhân viên và để giải quyết một cách sáng tạo những xung đột và các vấn đề chủ yếu.. - Người thông minh giải quyết vấn đề như thế nào – Ken watanabe, First New 2012 Quyết đoán – Dan Heath và Chip Heath, Nhà xuất bản Trẻ- 2012. - Lại Thế Luyện (2011), Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, Nhà xuất bản Tổng hợp TP.HCM.. - Kỹ năng giải quyết vấn đề - Bộ sách Cẩm nang Business Harvard Review, 2012
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt