Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ

- Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ.
- Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiếnlập trong nămvăn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồsơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xácvà cóchất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, củacơ quan, đơn vị và công việccủa từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thầntrách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồsơ.
- Quản lýchặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ.
- Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt độngcủa cơ quan công ty cần căn cứ vào.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty.
- Các loại tài liệu đã hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danhmục hồ sơ của năm trướcvà bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: têngọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian(xem phần phương pháp lập hồ sơ).
- Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách * Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ chotừng đơnvị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến.
- Cán bộvăn thư, lưu trữgiúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xétduyệt và ban hành.Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưngkhó khăn trong việc dự kiến cáchồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưutrữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụthể của từng cán bộ, nắm được yêucầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến đượcdanh mục hồ sơ sát hợp.*Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồsơ mình cần lập trongnăm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến.Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các.
- bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu,.
- bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặckhông cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị .
- Cán bộ văn thư, lưutrữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ.
- của các đơnvị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp.
- thành bảndanh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chínhxác hơn nhưng để.
- bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủđộng hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lậpdanh mục hồ sơ.
- Văn phòng cơ quan cần cókế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốcthường xuyên các đơn vị.Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối nămtrước.
- Những cơ quan có tổ chức bộmáy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi,cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, 1 những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợpvới nhiệm vụ,chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng.(Mẫu danh mụchồ sơ - xem phụ lục số 1).
- Cách sử dụng danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản: Trưởng phòng tổchức hành chính giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồsơ.Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụtrách đồngthời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vàocông văn đến) và cộtlưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn đi, đến.Cán bộ lưu trữgiữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm mà chuẩn bị.
- bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộtrong cơ.
- quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ.Phòng Tổ chức hành chín h sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phòng trong công ty một bản đểthực hiện.Cán bộnghiệp vụ căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập nhữnghồ sơ gì, đểchuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồsơ (như trong danh mục hồ sơ).Trong quá trình giải quyết công việc tài liệuthuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ.
- ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi côngviệc được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối vớicác tập lưu côngvăn đi.
- Một số điểm cần lưu ý - Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước nêncó thể có trường hợp chưa sát với thực tế, vìvậy trong quá trình giảiquyết công việc nếu có những vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung ngay vào danh mục (trong danh mục cần để một số hồ sơ trống để dự phòng.
- Cuối nămnếu có trường hợp hồ sơ đã dự kiến trong danh mục như ng trong thực tếkhông thực hiện công việc, không lập được hồ sơ thì ghi vào cột ghi chútrong danh mụchồ sơ: không hình thành hồ sơ.
- Nếu hết năm công việc chưa giảiquyết xong, chưa kết thúc hồ sơ thì ghi vào cột ghi chútrong danh mục hồ sơ:chuyển sang năm sau.Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọngvà thiết thực trong công tác lập hồsơ.
- Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tácdụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trongcơ quan thực hiện được dễ dàng,khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần từng bước,tránh làm qua loa,đại khái, hình thức.
- Đối với những cơ quan nhỏ, mộtnhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấnđề có thể phânđịnh thành nhiều hồ sơ.Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản xuất nôngnghiệp, công tác an ninh, trậttự, công tác văn hóa.
- Đây là những nhiệm vụ cụ thể màỦy ban nhândân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thểxem là mộtvấn đề và lập thành một hồ sơ.
- Ngược lại, đối với nhữngcơ quan lớn, có chức năng,nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn,văn bản phản ánh về một nhiệm vụ côngtác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ,mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể.Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Ủy bannhân dân tỉnh không thể chỉ lập một hồsơ như ở Ủy ban nhân dân xã, mà phải phânđịnh thành hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đềcụ thể như

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt