- TÀI LIỆU NỘI SINH – NGUỒN TIN VÔ GIÁ TRONG CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC. - Tóm tắt: Bài viết trình bày có hệ thống các khái niệm về tài liệu nội sinh, đƣa ra quy trình số hóa nguồn tài liệu nội sinh, lựa chọn công nghệ và đƣa ra các giải pháp nhằm giúp các trƣờng đại học làm tốt công tác số hóa nguồn tài liệu nội sinh.. - Tài liệu nội sinh là những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí. - Tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ hƣớng phát triển của những đơn vị này và thƣờng đƣợc lƣu giữ ở các thƣ viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó.. - Đặc điểm của nguồn tài liệu nội sinh:. - Theo tính chất của quá trình tạo ra nguồn tài liệu nội sinh có thể chia thành 3 nhóm:. - Nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo và NCKH: Bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, NCKH, các thông tin phản ánh định hƣớng phát triển của nhà trƣờng.. - Lợi ích đối với cộng đồng quốc tế: Hỗ trợ hợp tác nghiên cứu thông qua việc tạo điều kiện trao đổi tự do cho các nguồn thông tin học thuật, giúp cộng đồng hiểu về. - các nổ lực và các hoạt động nghiên cứu, lợi ích đối với cán bộ thƣ viện, luôn phù hợp trong thời đại số với nhiều thay đổi và tiến triển, là cơ hội để thể hiện vai trò quan trọng hơn trong bối cảnh thay đổi của việc truyền tải thông tin học thuật.. - Tài liệu nội sinh bao gồm cả tài liệu đã xuất bản lẫn tài liệu chƣa xuất bản. - Nhóm tài liệu đã xuất bản: bài báo đƣợc đăng trên các báo, tạp chí. - tài liệu hội nghị hội thảo.. - Nhóm tài liệu chƣa xuất bản: bản tài liệu trƣớc khi in. - Nhóm tài liệu hỗ trợ học tập và giảng dạy: đề cƣơng, giáo án, bài giảng, ngân hàng đề thi, băng hình phục vụ các khóa học.. - Nhƣ vậy, nguồn nội sinh tốt sẽ mang đến nhiều lợi ích cho các thành viên liên quan. - do đó các thƣ viện cần tuyên truyền những lợi ích này để mọi ngƣời sử dụng ủng hộ để phát triển nguồn thông tin nội sinh.. - Quy trình số hóa nguồn tài liệu nội sinh có thể chia thành 5 bƣớc cụ thể sau:. - Lựa chọn tài liệu đầu vào:. - Đây là công đoạn đầu tiên trong quy trình số hóa tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác định những đối tƣợng tài liệu nào đƣợc đƣa vào số hóa. - Các thƣ viện cần xây dựng chính sách thu thập đối với tài liệu nội sinh ngay từ ban đầu là rất quan trọng nhằm đảm bảo tổ chức và sử dụng đƣợc một nguồn tài liệu học thuật một cách đúng đắn, cũng nhƣ đảm bảo đƣợc sự phát triển ổn định nguồn tài liệu này. - Chính sách phải đƣợc nêu lên những nội dung cơ bản sau: xác định các loại tài liệu cần thu thập;. - đối tƣợng nộp và đối tƣợng sử dụng nguồn nội sinh. - mức độ phổ biến và mức độ cho phép sử dụng nguồn nội sinh, chính sách bảo quản nguồn nội sinh, chính sách cập nhật nguồn nội sinh.. - Về bản quyền của tài liệu: trong trƣờng hợp thƣ viện cung cấp truy cập mở cho nguồn nội sinh thì các tác giả và bộ phận tiếp nhận tài liệu cần làm rõ vấn đề pháp lý liên quan đến bản quyền để bảo đảm thƣ viện không vi phạm luật bản quyền.. - Nội dung tài liệu: trên cơ sở xác định nhóm ngƣời dùng tin (Cán bộ lãnh đạo, giảng viên, cán bộ nghiên cứu, sinh viên, các đối tƣợng khác. - mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của thƣ viện mà thƣ viện lựa chọn các tài liệu nội sinh có nội dung phù hợp, tài liệu có tần suất sử dụng cao.. - Điều kiện bảo quản hiện tại: tùy tình hình cụ thể của từng thƣ viện trong tình trạng điều kiện bảo quản kết hợp với nội dung tài liệu nội sinh mà quyết định lựa chọn tài liệu để tiến hành số hóa. - Ƣu tiên số hóa các tài liệu nội sinh mà nhu cầu sử dụng của ngƣời dùng cao.. - Lựa chọn công nghệ để tiến hành số hóa tài liệu nội sinh đóng vai trò rất quan trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp các trƣờng đại học thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sƣu tập số, công nghệ để tiến hành số hóa cần đáp ứng các yêu cầu sau:. - Là công cụ, môi trƣờng để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi đƣợc tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho ngƣời dùng tiếp cận;. - Có đủ độ tin cậy cho ngƣời quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động của bộ sƣu tập;. - Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin – thƣ viện;. - Dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lƣu an toàn dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ lƣu sao an toàn dữ liệu.. - Để bộ sƣu tập số phát huy đƣợc hết tác dụng, thƣ viện khi thực hiện tạo lập bộ sƣu tập số cần phải có cơ sở hạ tầng sau:. - Hệ thống mạng intranet đƣợc kết nối internet với đƣờng truyền đủ đáp ứng cho số ngƣời dùng tối thiểu của thƣ viện;. - Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lƣu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý ngƣời dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền;. - Số hoá nguồn tài liệu:. - Việc nộp tài liệu vào nguồn nội sinh có thể thực hiện theo 2 cách: trực tuyến hoặc thông qua cán bộ thƣ viện (nộp bản giấy). - Trong trƣờng hợp thƣ viện đã áp dụng công nghệ chuẩn bị sẳn 1 giao diện nộp tài liệu nội sinhh trên website, tác giả có thể tự nộp trực tuyến. - Trƣờng hợp chúng ta thu thập đƣợc hoặc tác giả cung cấp tài liệu giấy, hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các thƣ viện có thể số hóa nguồn tài liệu với số lƣợng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lƣợng, thiết bị nhận dạng quang học OCR. - Đặc biệt là công nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu. - BookScan APT 1200 không làm hƣ hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan.. - Biên mục tài liệu số hóa (Tạo siêu dữ liệu liên kết): Mô tả dữ liệu (theo một trong các chuẩn siêu dữ liệu MARC, Dublin Core, MODS, METS, ISO 2709 trong đó chuẩn Dublin Core tƣơng đối phổ biến vì có khả năng tùy biến cho các tiêu chuẩn khác với 15 trƣờng biên mục);. - Có nhiều chuẩn biên mục mang tính chất siêu dữ liệu khá thông dụng nhƣ:. - MARC 21/ UNIMARC, Dublin Core Metadata, XML… Các dữ liệu này thƣờng đƣợc gắn vào phần đầu cho mỗi tài liệu điện tử đặt trên website và rất thích hợp cho các máy tìm kiếm, lọc ra thông tin để tổ chức thành kho dữ liệu mà không cần dùng đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu truyền thống.. - Dublin Core Metadata là chuẩn dùng mô tả nội dung của biểu ghi và dữ liệu. - Siêu dữ liệu (metadata) dùng để mô tả một tài nguyên thông tin đƣợc chia sẻ trên internet. - Một bản ghi siêu dữ liệu bao gồm một tập hợp các thuộc tính hoặc tập các phần tử cần thiết để mô tả các tài nguyên theo yêu cầu. - Tạo siêu dữ liệu theo 3 dạng (siêu dữ liệu mô tả: mô tả các thông tin về tài liệu, siêu dữ liệu cấu trúc: mô tả các liên kết giữa các đối tƣợng thông tin liên quan của tài liệu nhƣ mục lục, chƣơng, phần, trang sách, hình ảnh minh họa, phụ lục. - giúp ngƣời dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu, siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin, định dạng tài liệu (PDF), đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu).. - Siêu dữ liệu kỹ thuật: Thông tin về máy và sự vận hành trong quá trình chụp hình ảnh và thông tin này đƣợc tạo ra tự động bởi hệ thống của thƣ viện.. - Siêu dữ liệu cấu trúc: Thông tin về cấu trúc sách/trình tự sắp xếp đòi hỏi nhập liệu bằng tay.. - Siêu dữ liệu mô tả: Thông tin về cuốn sách là thông tin dƣới biểu ghi MARC tƣơng thích hoàn toàn tiêu chuẩn biên mục dữ liệu điện tử Dublin Core 2. - Dữ liệu biểu ghi MARC đƣợc nhập với khả năng đọc số ISBN bằng mã số mã vạch (Barcode) hoặc một giao diện ngƣời dùng dành cho nhập liệu mô tả nội dung (Vd., tên nhan đề, tác giả, ngày bản quyền, bảng nội dung. - Vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu: Trƣớc khi vận hành thật các công đoạn: quét (scan. - đối với các tài liệu là sách, biên mục tài liệu, tải tài liệu lên mạng. - thƣ viện sẽ thực hiện giai đoạn thử nghiệm bằng cách cho scan khoảng 10 đơn vị tài liệu với đủ các loại hình: sách, tạp chí, bản thảo, tài liệu hành chính, tranh ảnh,…. - Trong quá trình quét tài liệu, tạo sản phẩm số cho đến biên mục tài liệu số nên đƣợc sao lƣu, cất giữ bảo quản ở các dạng: bộ nhớ lớn của máy chủ, trên CD-ROM, trên ổ cứng di động.... - Cung cấp, tải dữ liệu lên mạng là khâu cuối cùng của tiến trình số hóa, bao gồm việc đƣa bộ sƣu tập lên mạng của thƣ viện để phục vụ trực tuyến và thiết kế giao diện với ngƣời dùng: tạo ra các công cụ sử dụng, chính sách khai thác đối với ngƣời dùng, ý kiến đóng góp, đánh giá của ngƣời sử dụng, xây dựng các ứng dụng tùy biến, chính sách phát triển nguồn tài liệu… Tất cả các kết quả này cần đƣợc thông qua trƣớc hội đồng số hóa để hoàn chỉnh lần cuối trƣớc khi công bố kết quả bộ sƣu tập đối với ngƣời dùng tin.. - Tuy nhiên, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro nhƣ: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa…Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lƣu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử nhƣ là một bộ phận tổng thể các hồ. - sơ tài liệu, thông tin của cơ quan và cần có khuôn khổ chiến lƣợc đối với tài liệu lƣu trữ điện tử. - Theo khái niệm của các chuyên gia, hệ thống lƣu giữ tài liệu điện tử là một quy trình khép kín giúp các tài liệu đƣợc an toàn và đƣợc quản lý để tài liệu đó cùng với các thông tin, hoàn cảnh và cấu trúc của nó sẽ đƣợc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với các đối tƣợng dữ liệu có liên quan, tính hữu dụng và khả năng tiếp cận). - Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) đã chính thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế về công tác văn thƣ ISO 15489, trong tiêu chuẩn này cũng đã đƣa ra một chuẩn mực để các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn và hệ thống lƣu trữ tài liệu điện tử.. - Để công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử ít tốn kém, công việc đầu tiên chúng ta cần phải làm là hồ sơ, tài liệu hình thành trong xử lý công việc của từng cá nhân phải đƣợc phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu. - Tuyệt đối không tự ý xóa hoặc thay đổi thông tin của tài liệu, hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lƣợng và chống xâm nhập của tác nhân gây hại. - Các hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nộp lƣu sẽ đƣợc chuyên giao đầy đủ cho cơ quan phụ trách lƣu trữ phân loại, lập mã số điện tử bảo quản trong hệ thống lƣu trữ điện tử. - Nhƣ vậy chúng ta sẽ giảm đi công đoạn tốn kém số hóa từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử.. - Để công việc số hóa tài liệu nội sinh thành công một nội dung quan trọng là nhiệm vụ của nhân viên thƣ viện- những ngƣời quản lý và phục vụ nguồn nội sinh trong trƣờng đại học. - Nhân viên thƣ viện là ngƣời soạn thảo chính sách quy định việc thu thập, quản lý và sử dụng cho nguồn nội sinh và thuyết phục các đối tƣợng liên quan chấp thuận và thực thi chính sách này. - Nhân viên thƣ viện thiết lập mối quan hệ hợp tác với tác giả của nguồn nội sinh để khuyến khích và hỗ trợ họ trong việc nộp cũng nhƣ trong việc sử dụng. - Nhân viên thƣ viện cần phải thành thạo các kỹ thuật, các thao tác sử dụng công nghệ, cũng nhƣ tự xử lý hoặc đƣa ra hƣớng giải quyết cho các sự cố có thể xảy ra.. - Khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử và vấn đề bản quyền trong thƣ viện trƣờng đại học, Kỷ yếu hội thảo “ chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử trong hệ thống thƣ viện cao đẳng, đại học Việt Nam”.. - Sách điện tử: thách thức của phát triển. - Tạp chí Thông tin tƣ liệu, số 4/2004. - “OCLC- cầu nối thƣ viện Việt Nam ra thế giới”, Văn hóa và nguồn lực, số 5(2016):tr89-93. - Vấn đề bản quyền tác giả trong kỷ nguyên số: góc nhìn từ thƣ viện. - Kỷ yếu hội thảo “tăng cƣờng công tác tiêu chuẩn hóa trong hoạt động thông tin tƣ liệu.. - Từ khóa: Thƣ viện trƣờng đại học, số hóa tài liệu, tài liệu nội sinh.