- Tổ chức hệ thống thông tin quản trị. - Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin quản trị: Muốn bảo đảm thông tin cho các quyết định, cần phải tổ chức một hệ thống thông tin hợp lý, nhằm:. - Mở rộng khả năng thu thập thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo để có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định đúng đắn.. - Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của thị trường và của đối tượng quản trị. - để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản trị sản xuất kinh doanh.. - Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị: tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin.. - Chức năng của hệ thống thông tin:. - Hệ thống thông tin là tổng hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền thông để thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin và quản lý các hoạt động chuyển hoá các nguồn dữ liệu thành các sản phẩm thông tin. - Hệ thống thông tin còn được định nghĩa là tổng hợp con người, công nghệ thông tin và các thủ tục được tổ chức lại để cung cấp thông tin cho những người sử dụng chúng.. - Hệ thống thông tin quản trị được quan niệm là tập hợp các phương tiện, các phương pháp và các cơ quan có liên hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo cho việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị. - Nếu coi tổ chức như một cơ thể sống thì thông tin là máu và hệ thống đảm bảo thông tin hai chiều là hệ thần kinh của nó.Với sự trợ giúp của hệ thống thông tin, người quản trị có thể truy tìm thông tin cần thiết trong khoảng thời gian và chi phí hợp lý.. - Theo định nghĩa đó, hệ thống thông tin gồm các chức năng:. - Thu thập thông tin Xử lý thông tin Lưu trữ thông tin Cung cấp thông tin. - Kiểm soát và đánh giá các hoạt động quản trị Làm cơ sở cho việc ra quyết định quản trị. - Ngày nay, công nghệ thông tin đã làm thay đổi nhiều cách thức hoạt động của các tổ chức.. - Máy tính điện tử hỗ trợ các chức năng quản trị như dịch vụ khách hàng, các hoạt động tác nghiệp, chiến lược sản phẩm và marketing, phân phối. - có thể thấy trên bàn làm việc, trong phân xưởng, trong của hàng và trong cặp của nhà quản trị. - Công nghệ thông tin đóng 3 vai trò lớn là: Hỗ trợ thực hiện các hoạt động. - Nâng cao năng lực ra quyết định cho các nhà quản trị. - Hệ thống thông tin được phân loại theo nhiều cách. - Phân loại theo chức năng và người sử dụng hệ thống thông tin được chia làm mấy loại chính sau:. - Hệ thống thông tin tác nghiệp bao gồm:. - Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System) có nhiệm vụ ghi lại và xử lý những giao dịch thông thường hàng ngày của tổ chức. - Đó là những công việc có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại và có cấu trúc chặt chẽ như thống kê doanh thu, lượng hàng mua và bán hàng ngày, quản trị tồn kho, trả lương nhân viên… Báo cáo của hệ thống TPS thường chi tiết và được nhà quản trị tác nghiệp sử dụng.. - Hệ thống giám sát quá trình: là hệ thống kiểm tra và giám sát các quá trình công nghiệp đang diễn ra như những thay đổi về nhiệt độ hay áp suất… Hệ thống này được sử dụng trong các nhà máy lọc dầu, sản xuất giấy,… nhà quản trị tác nghiệp có thể kiểm tra dữ liệu của hệ thống để tìm ra những vấn đễ cần sửa chữa.. - Hệ thống thông tin văn phòng (OIS: Office Information System) là hệ thống kết hợp các phần cứng và phần mềm, thư điện tử, phòng họp ảo… để xử lý và thực hiện những nhiệm vụ công bố và phân phối thông tin. - Hệ thống này giúp cho việc giao tác lẫn nhau giữa các nhân viên và những nhà quản trị các cấp. - Thông tin được truyền trong hệ thống dưới hình thức là những thủ tục, báo cáo hay thư báo và có thể bằng miệng, viết hay hình ảnh.... - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống dựa vào việc sử dụng máy tính để cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị hiệu quả. - Hệ thống này bao gồm:. - Hệ thống báo cáo thông tin: là hệ thống tổ chức thông tin dưới dạng các báo cáo theo một số mẫu định trước và được các nhà quản trị sử dụng để ra quyết định hàng ngày. - Những báo cáo của hệ thống là tổng hợp các dữ liệu được cập nhật từ hệ thống TPS, có cả dữ liệu lịch sử để so sánh kỳ này với kỳ trước. - Các báo cáo được làm định kỳ để trợ giúp cho nhiều nhà quản trị thuộc các lĩnh vực chức năng.. - Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS: Decision Support Systems) là hệ thống tương tác dựa trên các mô hình quyết định và những dữ liệu được chuyên môn hoá để hỗ trợ những người ra quyết định đối với những vấn đề có cấu trúc lỏng lẻo. - Hệ thống là tập hợp các chương trình hay công cụ mà người sử dụng có thể chọn ra những cái phù hợp nhất với vấn đề đang giải quyết. - Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS: Executive Support Systems) là hệ thống thông tin quản lý giúp cho việc ra quyết định chiến lược ở cấp cao nhất. - Hệ thống này được thiết kế để giúp cho các nhà điều hành có thể truy cập nhanh chóng những dữ liệu bên trong cũng như bên ngoài tổ chức. - ESS tạo điều kiện cho nhà điều hành đào sâu các thông tin chi tiết cụ thể về vấn đề đang tìm hiểu để tìm ra xu hướng cơ bản của vấn đề.. - Hệ thống hỗ trợ hoạt động nhóm (GSS: Group Decision Support Systems) là phần mềm được thiết kế để giúp mọi người làm việc tập thể hay độc lập thông qua việc chia sẻ thông tin.. - Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin.. - Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản trị các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin. - Vì hệ thống thông tin là một bộ phận của hệ thống quản trị, nó thực hiện chức năng cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị.. - Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản trị, dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản trị và với tác phong của người lãnh đạo.. - Đưa tin vào một lần và sử dụng nhiều lần.Thông tin chỉ đưa vào một lần và phải thường xuyên. - Từ thông tin ban đầu hệ thống thông tin chế biến và cung cấp cho các bộ phận quản trị khác nhau.. - Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống. - Hệ thống thông tin cần bảo đảm sự trao đổi qua lại giữa các bộ phận trong tổ chức. - Muốn có sự tương thích giữa các hệ thống thông tin, phải thống nhất về phân loại đối tượng, nội dung của chỉ tiêu, cách ghi chép, thu thập, phân tổ, hình thành các biểu mẫu thống kê.. - Mô hình hóa các quá trình thông tin. - Hệ thống thông tin hiện nay làm việc theo chế độ thông tin tham khảo, trả lời các câu hỏi về hiện trạng của đối tượng quản trị. - Mô hình hoá các quá trình thông tin để có thể xây dựng hệ thống thông tin làm việc theo chế độ thông tin cố vấn, trả lời các câu hỏi về phương hướng phát triển của đối tượng quản trị trong tương lai.. - Kết hợp xử lý thông tin: Làm sao cho cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng không phải tận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào các hoạt động sáng tạo như xây dựng và lựa chọn các phương án, quyết định.. - Đảm bảo sự phát triển liên tục, không ngừng của hệ thống thông tin, phải từng bước hợp lý hoá hệ thống thông tin để có thể bảo đảm thu thập, xử lý và cung cấp cho quản trị những thông tin chính xác và kịp thời. - Muốn vậy phải từng bước hiện đại hoá hệ thống thông tin, áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong khâu xử lý và truyền tin, áp dụng các phương pháp toán trong công tác thu thập và phân tích thông tin.. - Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin. - Chỉ bản thân họ mới xác định được thành phần, mức độ chi tiết và hình thức biểu hiện của thông tin - cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải hiểu biết máy tính và các phương pháp toán. - Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin. - Hệ thống thông tin cần được xây dựng theo quan điểm hệ thống chú ý phối hợp các chức năng và các bộ phận của cơ quan quản trị. - Mọi thay đổi trong hệ thống thông tin đều phải có luận cứ khoa học, xác định rõ nhu cầu thông tin: Chi phí thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, mục đích hoàn thiện và kết quả dự kiến có thể mang lại.. - Những trở ngại trong thông tin:. - Thứ nhất, thông tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung: Nội dung sai sẽ làm cho người nhận tin không hiểu hoặc hiểu sai thông tin, từ đó không thể ra quyết định hoặc ra quyết định dễ bị mắc sai lầm.. - Thứ hai, thiếu kế hoạch đối với thông tin: Có nghĩa là một thông tin tốt ít khi xảy ra một cách ngẫu nhiên mà cần phải có sự suy nghĩ trước, chuẩn bị trước, tức cần có kế hoạch trước.. - Thứ ba, những giả thiết không được làm rõ: Có những giả thiết rất quan trọng, là cơ sở cho việc thông báo nhưng lại thường bị bỏ qua và không làm rõ, dẫn đến người nhận và người gửi thông tin hiểu lầm nhau. - Thứ tư, các thông tin diễn tả kém về ý tưởng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, không rạch ròi ý nghĩa…. - Thứ sáu, sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém.. - Thứ tám, sự không tin cậy, đe dọa và sợ hãi sẽ phá hoại thông tin liên lạc.. - Thứ chín, thời gian không đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích của thông tin là phản ảnh các thay đổi xảy ra.. - Quản trị thông tin vượt qua những trở ngại:. - Điều chỉnh dòng tin tức: Nhà quản trị phải thiết lập một hệ thống lọc thông tin theo các cách sau:. - Cách 1: Giao số thông tin cho cấp dưới, chỉ những thông tin nào không đúng mục tiêu mới trình lên nhà quản trị.. - Cách 2: Thông tin đến nhà quản trị phải hết sức cô đọng.. - Cách 3: Phân loại thông tin thành những tên, hành động theo thứ tự ưu tiên. - Mục đích “điều chỉnh dòng tin tức” là tránh cho nhà quản trị bị quá tải về thông tin, cả về số lượng lẫn chất lượng thông tin. - Sử dụng sự phản hồi: Trong tiến trình thông tin, để tránh sự hiểu sai và không chính xác, nhà quản trị sử dụng vòng phản hồi để đánh giá tác dụng của thông tin đến người nhận như thế nào?. - Hạn chế cảm xúc: Hạn chế mọi cảm xúc trong việc tạo thông tin. - Sử dụng dư luận: Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dư luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ.