- 13 1.2 Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. - 14 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU THEO MÔ HÌNH CHO THUÊ PHẦN MỀM SAAS. - 24 2.4 Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SAAS. - 57 CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU. - 88 3.3.1 Các dịch vụ nền tảng trên OpenShift mà hệ thống quản lý tài liệu sử dụng. - 124 Tài liệu tham khảo. - 15 Bảng 2: Quy trình quản lý văn bản đi. - 19 Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu. - 20 Bảng 5: Quy trình nghiệp vụ thêm mới tài liệu. - 21 Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu. - 21 Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu. - 22 Bảng 8: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email. - 26 Hình 3: Sơ đồ use case tổng quát quản lý văn bản. - 27 Hình 4: Sơ đồ use case tổng quát quản lý tài liệu. - 28 Hình 7: UC1 -Quản lý văn bản đến. - 29 Hình 8: UC2-Use case quản lý loại văn bản. - 32 Hình 10: UC4- Quản lý văn bản đi. - 34 Hình 11: UC5-Use case phân/xem xử lý văn bản. - 35 Hình 12: UC6- Use case chia sẻ văn bản. - 37 Hình 13: UC7- Use case xử lý văn bản. - 38 Hình 14: UC8- Use case quản lý sổ văn bản. - 39 Hình 15: UC9 - Use case cập nhật tài liệu. - 40 Hình 16: UC10 - Use case quản lý thƣ mục. - 41 Hình 17: UC11 - Use case chia sẻ tài liệu. - 46 Hình 21: UC15 - Use case quản lý tài khoản. - 49 Hình 23: UC17 - Use case quản lý dịch vụ. - 50 Hình 24: UC18 - Quản lý khách hàng. - 52 Hình 25: UC19 - Quản lý dịch vụ của khách hàng. - 53 Hình 26: UC 20 - Quản lý tài liệu thuộc module. - 55 Hình 27: UC21 - Quản lý module. - 61 Hình 31: Giao, xem xử lý văn bản. - 62 Hình 32: Sơ đồ xử lý văn bản. - 63 Hình 33: Quản lý văn bản đi. - 64 Hình 34: Tìm kiếm văn bản. - 65 Hình 35: Chia sẻ văn bản. - 67 Hình 37: Quản lý ngƣời dùng. - 68 Hình 38: Quản lý phòng ban. - 71 Hình 41: Quản lý khách hàng. - 74 Hình 43: Quản lý dịch vụ của khách hàng. - 76 Hình 44: Quản lý module. - 78 Hình 45: Quản lý tài liệu liên quan đến module. - 86 Hình 47: Các Thành phần của hệ thống quản lý tài liệu. - 90 Hình 49: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu. - 100 Hình 50: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài khoản ngƣời dùng. - 102 Hình 51: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng sử dụng ứng dụng quản lý tài liệu. - 109 Hình 59: Quản lý module. - 110 Hình 60: Quản lý tài liệu hƣớng dẫn sử dụng. - 110 Hình 61: Quản lý tài khoản ngƣời dùng. - 112 Hình 66: Giao diện quản lý tài liệu. - 113 Hình 67: Giao diện chia sẻ tài liệu. - 113 Hình 68: Thêm mới tài liệu. - 114 Hình 69: Xem tài liệu mình chia sẻ. - 114 Hình 70: Xem tài liệu đƣợc nhận. - 115 Hình 71: Xem danh sách tài liệu đƣợc xem bởi ngƣời dùng. - 115 Hình 72: Gửi email link tài liệu. - 116 Hình 74: Hoàn thành chia sẻ tài liệu qua email. - 116 Hình 75: Quản lý loại văn bản. - 117 Hình 76: Thêm mới loại văn bản. - 117 Hình 77: Quản lý thƣ mục. - 119 Hình 80: Danh sách tài liệu đã bị xóa. - 119 Hình 81: Quản lý văn bản đến. - 119 Hình 82: Duyệt văn bản đến. - 120 Hình 84: Xem tình trạng xử lý văn bản. - 121 9 Hình 86: Xử lý văn bản. - 121 Hình 87: Nhập thông tin xử lý văn bản. - Đánh giá hiện trạng Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu là một nghiệp vụ cần thiết hàng ngày của các tổ chức và doanh nghiệp. - Một cách truyền thống, việc quản lý công văn, tài liệu đƣợc chuẩn hóa thành các quy trình làm việc để công văn, giấy tờ có thể đến đƣợc tay những đối tƣợng cần thiết một cách kịp thời, đồng thời cũng đảm bảo đƣợc việc lƣu trữ và tìm kiếm nhanh chóng và không mất mát. - Trong tình huống nhƣ vậy, các hệ thống quản lý công văn điện tử sẽ giúp ích nhiều cho hoạt động nghiệp vụ này với các ƣu điểm. - Có thể bổ sung thêm nhiều tiện ích phục vụ cho công tác quản lý. - Một phƣơng pháp để xây dựng hệ thống quản lý công văn điện tử cho một tổ chức là phát triển một phần mềm riêng cho tổ chức này. - Chính vì vậy nhiều doanh nghiệp cỡ nhỏ với năng lực tài chính và công nghệ thấp thƣờng bỏ qua phƣơng pháp quản lý tài liệu hiệu quả và hiện đại này. - Đề xuất giải pháp Luận văn nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo phƣơng pháp cho thuê phần mềm SaaS, trong đó việc xây dựng, phát hành, và quản lý phần mềm đƣợc thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ. - Các tổ chức cần sử dụng phần mềm sẽ thuê lại dịch vụ này, sau đó có thể tiến hành quản lý tài liệu điện tử của mình thông qua các chức năng phần mềm cung cấp qua mạng internet. - Họ không phải bỏ công sức và tài chính cho việc đầu tƣ ban đầu hay quản lý/vận hành nữa. - Trong khuôn khổ của luận văn, hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo mô hình cho thuê phần mềm đƣợc xây dựng dựa trên một dịch vụ nền tảng cho thuê là OpenShift, giúp cho công việc thiết lập nền tảng phát triển ứng dụng trở nên đơn giản. - Chƣơng này trình bày về về bài toán quản lý tài liệu với các nhu cầu thực tế và quy trình nghiệp vụ liên quan. - Chương 2: Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SAAS. - Chƣơng này tìm hiểu về mô hình SAAS và thực hiện 12 phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SAAS. - Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu. - Chƣơng này trình bày việc thiết kế hệ thống Quản lý tài liệu dựa trên nền tảng đám mây OpenShift. - Chƣơng này trình bày kết quả các thực nghiệm của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình SAAS trên nền tảng đám mây OpenShift. - 13 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Giới thiệu Hệ thống quản lý tài liệu là ứng dụng có thể nắm bắt nhiều tập tin điện tử trong khi cung cấp lƣu trữ, sử dụng, bảo mật các tài liệu. - Quá trình quản lý tài liệu bắt đầu từ việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử. - Việc chuyển đổi này sẽ loại bỏ rất nhiều khó khăn liên quan đến tài liệu bị trùng lặp, phân phối chậm chạp, tài liệu đặt không đúng chỗ và sự bất tiện khi lấy tập tin. - Việc sao chép, phân phối, lƣu trữ tài liệu tốn rất nhiều chi phí, do đó, quá trình số hóa tài liệu sẽ làm giảm thiểu những vấn đề trên. - Hầu hết quá trình quản lý tài liệu bao gồm 5 thành phần chính. - Nắm bắt và nhập tài liệu vào hệ thống Phƣơng pháp lƣu trữ và sử dụng tài liệu Công cụ xác định vị trí tài liệu Công cụ xuất tài liệu ra khỏi hệ thống Hệ thống bảo mật nhằm tránh truy cập bất hợp pháp. - Ứng dụng quản lý tài liệu cho phép phân phối và kiểm soát tài liệu xuyên suốt trong tổ chức một cách tiện lợi. - Ngoài ra, ứng dụng quản lý tài liệu còn thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp, cho phép truy cập thông tin ngay lập tức, tăng sự hợp tác giữa các phòng ban và tăng tính bảo mật cho tài liệu. - Ứng dụng quản lý tài liệu cho phép. - Quản lý và lấy ra nhiều tài liệu trong tích tắc. - Chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp trong khi vẫn bảo mật thông tin cá nhân. - Email và fax tài liệu một cách tiện lợi. - Truy cập tài liệu khi đi công tác, du lịch. - 14 1.2 Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp Trong bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đang hoạt động thì tài liệu luôn là một là công cụ hữu ích để ghi nhận, lƣu trữ, chuyển tải thông tin giữa các thành viên với nhau, giữa tổ chức, doanh nghiệp với nhau trong tất cả các hoạt động hàng ngày. - Nếu không có ứng dụng quản lý tài liệu, các tài liệu đƣợc lƣu trữ với nhiều định dạng khác nhau, dữ liệu đang đƣợc lƣu trữ phân tán trên các máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân và các thiết bị di động một cách phân tán qua thời gian sẽ trở nên khó kiểm soát và dần dần mất đi tính chính xác của tài liệu. - Sẽ rất khó khăn cho một tổ chức khi mà tài liệu đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các file video, các file hình ảnh, các file bảng tính, các file văn bản, các file nén, các file hồ sơ, file trình diễn, file vector. - Xuất phát từ nhu cầu trên, việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu là một công việc cần thiết để quản lý tài liệu hợp lý. - Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhƣ tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc cũng nhƣ tạo ra nguồn thu nhập cho doanh nghiệp. - 1.3 Quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến 15 Trách nhiệm Trình tự thực hiện Cán bộ văn thƣ Cán bộ văn thƣ Cán bộ văn thƣ Cán bộ văn thƣ Cán bộ văn thƣ Ngƣời đứng đầu Cán bộ văn thƣ Cán bộ văn thƣ Cán bộ văn thƣ Phòng chuyên môn Bảng 1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến từ bƣu điện hoặc gửi trực tiếp Phân loại văn bản đến phõn Bóc bì văn bản đến Đóng dấu văn bản đến vào sổ văn bản Trình ngƣời đứng đầu Phê duyệt văn bản đến Giao việc cho các phòng Nhận văn bản, giao cho các phòng thực hiện Chuyển văn bản Lƣu hồ sơ 16 Tiếp nhận công văn đến
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt