Những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản bằng phần mềm Microsoft Word

- Nh ng l i ph bi n khi so n th o văn b n b ng ữ ỗ ổ ế ạ ả ả ằ ph n m m Microsoft Word ầ ề.
- H u nh t t c tùy ch n c u hình c a Microsoft Word đ u n m trong ầ ư ấ ả ọ ấ ủ ề ằ h p tho i Options và Autocorect Options mà b n có th truy c p vào h p tho i ộ ạ ạ ể ậ ộ ạ này b ng menu l nh Tool đ tùy ch nh c u hình.
- Th View: Trong th này b n b ch n 2 tùy ch n: ẻ ẻ ạ ỏ ọ ọ.
- Startup Task Pane: n u ch n th này thì m i khi m Word lên màn hình ế ọ ẻ ỗ ở s hi n th b ng tr giúp Word Help làm chi m ch không làm vi c c a Word.
- Smart tag: là nút nhãn hi n lên t đ ng m i khi b n nh p m t text nào gi ng ệ ự ộ ỗ ạ ậ ộ ố v i nh ng nhãn đ nh nghĩa trong Smart Tag.
- Ví d nh khi b n đánh đ a ch nhà ớ ữ ị ụ ư ạ ị ỉ theo đ nh d ng n ị ạ ướ c ngoài thì th này s xu t hi n.
- Nó gi ng nh vi n c a ố ư ề ủ đo n v y.
- Nh ng khi in ra vùng biên này không đ ạ ậ ư ượ c in.
- B ch n nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes: ỏ ọ Đây là cái khung mà c xu t hi n m i khi b n Insert m t Text box.
- Tuy nhiên, khi b n làm vi c v i 1 hình đ n.
- Insert/Past Pictures: Ch này qui đ nh cách th c m c đ nh c a hình nh ổ ị ứ ặ ị ủ ả xu t hi n trên văn b n c a b n nh th nào.
- M c đ nh hình nh s đ ấ ệ ả ủ ạ ư ế ặ ị ả ẻ ượ c xem nh 1 ký t (In the line with text), nh ng thông th ư ự ư ườ ng chúng ta ch n cách ọ Square đ text bao quanh hình nhi u h n.
- B n thay đ i cách th hi n nào b n ể ề ơ ạ ổ ể ệ ạ th ườ ng dùng nh t.
- B ch n Smart cut and past: Tùy ch n này là nguyên nhân gây ra l i cách ỏ ọ ọ ỗ kho n trong khi so n th o.
- B ả ạ ả ị ỗ ữ ẽ ị ở ả ắ ỏ tùy ch n này, b n s không bao gi g p l i này.
- Grammar ẻ : b ch n t t c các m c có ch Check ỏ ọ ấ ả ụ ữ đ ng đ u đ làm m t nh ng đ ứ ầ ể ấ ữ ườ ng g ch chân màu đ d ng g n sóng lăn tăn.
- Ch n Always create backup copy: Đây là m t tính năng h p d n c a MS ọ ộ ấ ẫ ủ Word 2003.
- Ch n Auto Save Recover info every: B n ch n tùy ch n này và xác đ nh ọ ạ ọ ọ ị th i gian cho ch ờ ươ ng trình t Save l i thay đ i khi b n làm vi c.
- Xong ph n Options, gi thì b n tr v Tool vào AutotCorrect Options đ ầ ờ ạ ở ề ể ti p t c.Th AutoCorrect: ế ụ ẻ.
- B ch n Show AutoCorrect Options button: Cái này cũng gi ng nh nút ỏ ọ ố ư Smart Tag.
- Nó làm r i m t b n khi làm vi c.
- Nh ng nh khi b n dùng tính ố ắ ạ ệ ư ớ ạ năng này thì ph i b t nó lên l i.
- Trong h p tho i này b n hãy b ch n 2 tùy ch n: Label text with smart ộ ạ ạ ỏ ọ ọ tag và Show Smart tag Action button đ vô hi u hóa ch năng này! ể ệ ứ.
- Các b n s không còn g p nh ng l i thông ế ư ổ ạ ẽ ặ ữ ỗ th ườ ng c a Microsoft Word 2003 n a!Th AutoFormat As You Type: ủ ữ ẻ.
- Hi n t ệ ượ ng ch sau cách xa ch tr ữ ữ ướ c khi gõ font Unicode:.
- Nhi u khi, văn b n b n so n th o s b cách ra sau khi gõ d u, dù ch a ề ả ạ ạ ả ẽ ị ấ ư h nh n phím cách.
- Đ kh c ph c tình ề ấ ể ắ ụ tr ng ạ này, b n vào Tools >.
- ạ Edit r i b d u ch n dòng “Smart cut and paste”, nh n OK.
- Ch hoa đ u câu là nguyên âm có d u ti ng Vi t b th t xu ng: ữ ầ ấ ế ệ ị ụ ố Tr ướ c khi gõ t có ch hoa ừ ữ nguyên âm đ u câu, b n vào Tools >.
- Mu n gõ ch th ố ữ ườ ng đ u dòng nh ng Word t s a thành ch ở ầ ư ự ử ữ hoa:.
- B n vào Tools >.
- Nó cũng không xu t hi n trong b n in.
- khá r i m t nên b n có th b đi b ng cách vào Tools >.
- Ch "i".
- th ữ ườ ng t đ ng bi n thành ch "I".
- Mô t hi n t ả ệ ượ ng : Khi b n đánh t có ch "i".
- hoa, dù v trí cu i ch ữ ấ ự ộ ế ữ ở ị ố ữ nh : g I, t ư ọ ươ I, tôI....
- Cách kh c ph c ắ ụ : B n vào Tools ->.
- AutoCorrect Options, ch n tab ạ ọ AutoCorrect, m c Replace đánh ch "i".
- l p t c bên ph n With s xu t hi n ở ụ ữ ậ ứ ầ ẽ ấ ệ ch "I", kích vào nút Delete là xong.
- Hi n t ệ ượ ng l ch d u trên ký t ch hoa ệ ấ ự ữ.
- Khi s d ng các font ch thu c b ng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc ử ụ ữ ộ ả chúng ta b d u thì s th y d u b l ch sang bên ph i làm cho văn b n thi u ỏ ấ ẽ ấ ấ ị ệ ả ả ế th m m .
- Tr ẩ ỹ ườ ng h p này là do ti n ích AutoCorrect c a Word.
- Vào menu Tools - AutoCorrect Options.
- Ch n th AutoCorrect, b đánh ọ ẻ ỏ d u m c Correct TWo INitial CApitals.
- Nh n OK.
- Đ i đ n v đo l ổ ơ ị ườ ng.
- M c đ nh đ n v đo l ặ ị ơ ị ườ ng trong MS Word là inch, nh ng VN chúng ta ư ở dùng đ n v đo l ơ ị ườ ng là cm, trong th th c văn b n theo qui đ nh c a nhà n ể ứ ả ị ủ ướ c cũng tính b ng đ n v đo là cm.
- Vì v y chúng ta c n chuy n đ i đ n v đo ằ ơ ị ậ ầ ể ổ ơ ị.
- l ườ ng trong MS Word sang cm..
- Vào menu Tools - Options, ch n th General.
- L u tài li u đang so n th o và kh i đ ng l i MS Word đ thi t l p có hi u ư ệ ạ ả ở ộ ạ ể ế ậ ệ l c l n so n th o ti p theo.
- Font ch m c đ nh ữ ặ ị.
- Hi n nay, trong h u h t các văn b n chúng ta đi u s d ng b ng mã ệ ầ ế ả ề ử ụ ả Unicode và font ch chân ph ữ ươ ng nh t nh Arial, Times New Roman, Verdana, ấ ư.
- nh ng đôi khi chúng ta kh i đ ng Word ra và th y trên font ch trên thanh ư ở ộ ấ ữ công c Formating không ph i là font chúng ta c n dùng, ho c chúng ta đã ụ ả ầ ặ ch n nh ng khi nh n Enter đ qua đo n văn b n khác thì font ch l i thay đ i.
- ọ ư ấ ể ạ ả ữ ạ ổ Đ ti t ki m th i gian và đ m b o tính th ng nh t v ki u ch trong toàn văn ể ế ệ ờ ả ả ố ấ ề ể ữ b n chúng ta c n ch n font ch m c đ nh, t c m i khi chúng ta kh i đ ng MS ả ầ ọ ữ ặ ị ứ ỗ ở ộ Word văn b n s dùng là font ch v i kích c và đ nh d ng nh chúng ta đã ả ẽ ữ ớ ỡ ị ạ ư ch n t tr ọ ừ ướ c..
- Vào menu Format, ch n Font.
- Ch n th Font, ch n ki u ch th ọ ọ ẻ ọ ể ữ ườ ng dùng nh t t i m c Font, ch n ki u dáng t i m c Font style, ch n kích c t i ấ ạ ụ ọ ể ạ ụ ọ ỡ ạ m c Size.
- Nh n OK đ k t thúc thao tác thi t l p font ch ạ ệ ấ ể ế ế ậ ữ m c đ nh.
- L u tài li u đang so n th o và kh i đ ng l i MS Word đ thi t l p ư ệ ạ ả ở ộ ạ ể ế ậ.
- T t khung bao quanh hình v ắ ẽ khi v m t đ i t ẽ ộ ố ượ ng đ h a vào ồ ọ.
- Đây là m t tính năng m i c a MS Word, khi chúng ta v m t đ i t ộ ớ ủ ẽ ộ ố ượ ng đ h a ồ ọ nh Autoshape, Textbox vào văn b n thì MS s t t o m t khung vi n bao ư ả ẽ ự ạ ộ ề quanh vùng con tr so n th o đang đ ng, khung vi n này có tác d ng nhóm các ỏ ạ ả ứ ề ụ đ i t ố ượ ng v thành m t kh i th ng nh t đ khi chúng ta di chuy n, thay đ i ẽ ộ ố ố ấ ể ể ổ thì c nhóm đ i t ả ố ượ ng đ h a đi theo nó thay th cho vi c chúng ta ph i ch n ồ ọ ế ệ ả ọ nh ng đ i t ữ ố ượ ng đ h a và click ph i ch n Grouping… Nh ng đôi khi khung ồ ọ ả ọ ư vi n này xu t hi n không h p lý và gây khó khăn cho chúng ta, đ t m th i t t ề ấ ệ ợ ể ạ ờ ắ khung vi n nh n phím ESC.
- Xu t hi n mũi tên trong văn b n ấ ệ ả.
- Do ch đ hi n th các ký t đ nh d ng, trong màn hình so n th o b n ế ộ ệ ị ự ị ạ ạ ả ạ có th th y các mũi tên màu đen n m gi a các kho ng tr ng trong văn b n, đó ể ấ ằ ữ ả ố ả là các ký t th hi n đ nh d ng đi m d ng c a phím Tab (Tab Stop).
- Đ t t ch đ hi n th này, vào Tools - Options, ch n th View, b ể ắ ế ộ ể ị ọ ẻ ỏ đánh d u m c Tab characters.
- T ươ ng t khi xu t hi n các ký t l t i các v trí kho ng tr ng trong ự ấ ệ ự ạ ạ ị ả ố văn b n mà b n không xóa đ ả ạ ượ c thì có th đó là các ký hi u đ nh d ng c a ể ệ ị ạ ủ Word, vào b t t c các đánh d u trong nhóm Formatting marks (xem hình ỏ ấ ả ấ bên)..
- 11.Xu t hi n ký t đánh d u đ u dòng: ấ ệ ự ấ ầ.
- ví d : khi b n xu ng dòng l i xu t hi n kí t ụ ạ ố ạ ấ ệ ự.
- Mô t hi n t ả ệ ượ ng: M t s b n th c m c là t i sao trong trình so n th o ộ ố ạ ắ ắ ạ ạ ả văn b n c a tôi, c xu t hi n d u ch m ho c ký t l trong văn b n, m c dù ả ủ ứ ấ ệ ấ ấ ặ ự ạ ả ặ khi in ra thì văn b n v n s ch đ p nh ng làm cách nào đ chúng bi n m t đi ả ẫ ạ ẹ ư ể ế ấ trong lúc so n th o văn b n đ nhìn đ r i m t ạ ả ả ể ỡ ố ắ.
- Cách kh c ph c: Đó là do thi t l p ch đ "Show all".
- trong quá trình ắ ụ ế ậ ế ộ so n th o Word, b n ch kích m t l n n a vào bi u t ạ ả ạ ỉ ộ ầ ữ ể ượ ng đó trên thanh Standard đ b ch n đi là v n đ đ ể ỏ ọ ấ ề ượ c gi i quy t.
- 12.nh n phím space(kho ng tr ng) ấ ả ắ xu t hi n d u ch m trên đ u? ấ ệ ấ ấ ầ B n vào tool--options--nh p vào th view ph n Formatting marks b n ch n ạ ấ ẻ ở ầ ạ ọ all.
- Đ nh d ng m t dòng/đo n, b áp d ng cho toàn văn b n ị ạ ộ ạ ị ụ ả.
- Ví dụ: ch đ nh d ng (font, c ch , màu s c, căn trái ph i gi a, v.v…) ỉ ị ạ ỡ ữ ắ ả ữ bôi đen m t dòng/đo n nh ng b áp d ng cho toàn văn b n ộ ạ ư ị ụ ả.
- Gi i pháp kh c ph c ả ắ ụ : Vào menu Format, ch n ọ Styles and Formatting sẽ hi n ra nh sau: ệ ư.
- Khi nh n phím Home hay End ấ thì không có tác d ng:- Kh c ụ ắ ph c: Vào menu Tools >.
- Ch n th Genaral r i h y d u ki m trong ô ụ ọ ẻ ồ ủ ấ ể Navigation keys for Wordperfect users >.
- nh n OK.
- Trên văn b n có màu n n là màu xanh ả ề và ch màu tr ng:- Kh c ữ ắ ắ ph c: Vào menu Tools >.
- Ch n th Genaral r i h y d u ki m trong ô ụ ọ ẻ ồ ủ ấ ể Blue background, white text >.
- Chèn hình vào văn b n nh ng không th y hình nh hi n lên:- Kh c ả ư ấ ả ệ ắ ph c: ụ Vào menu Tools >.
- Ch n th View r i h y d u ki m trong ô ọ ẻ ồ ủ ấ ể Picture Placeholders >.
- Khi in văn b n nh ng l i in t cu i trang lên đ u trang:- ả ư ạ ừ ố ầ Kh c ph c ắ ụ : Vào menu Tools >.
- Ch n th Print r i h y d u ki m ọ ẻ ồ ủ ấ ể trong ô Reverse Print order >.
- Đánh ch nh ng không th y ch và trên th ữ ư ấ ữ ướ ạ c l i không th y ấ s (t t c đ u bi n thành màu tr ng)- Kh c ph c: Trên Destop b n nh n ố ấ ả ề ế ắ ắ ụ ạ ấ chu t ph i ch n Properties >.
- ch n th Appearance >.
- nh n OK l n n a..
- Chữ “i” b ướ ng b nhSo n th o v i font TCVN3-ABC ỉ ạ ả ớ có thể xu t hi n ấ ệ tình hu ng nh p t k t thúc có ch “i” l i hóa “i hoa” ví d t ố ậ ừ ế ữ ạ ụ ừ.
- Th ph m gây ra hi n t ộ ẽ ủ ạ ệ ượ ng đó là do tùy ch n s a t đ ng AutoCorrect c a MS Word hi u nh m t ng c a ọ ử ự ộ ủ ể ầ ừ ữ ủ ta v i c a Tây, ch cái bi u th ngôi th nh t trong Anh văn luôn đ ớ ủ ữ ể ị ứ ấ ượ c vi t ế hoa là “I”.
- Kh c ph c nó, c n truy c p trình đ n Tool c a MS Word, l a ch n ắ ụ ầ ậ ơ ủ ự ọ AutoCorrect Option, b d u tick Replace text as you type.
- đó là do tùy ch n t đ ng vi t hoa ký t đ u ớ ẽ ữ ậ ọ ự ộ ế ự ầ cũng trong AutoCorrect c a MS Word.
- Đánh ch i ô Replace, n u th y hai ch ữ ở ế ấ ữ i, I xu t hi n dòng bên d ấ ệ ở ướ i thì b m ch n vào dòng đó ->.
- Đ s a l i đ n v khi đ nh d ng trang t Inches sang ể ử ạ ơ ị ị ạ ừ Centimeters : Vào Tools ->.
- 21 Đ có đ ể ườ ng bao quanh văn b ả n: Vào Tools ->.
- Đ xóa tri t đ các đ ể ệ ể ườ ng zíc z c đ g ch chân d ắ ỏ ạ ướ i dòng ch : Vào Tools ->.
- Đ chuy n n n văn b n sang màu xanh, ch tr n ể ể ề ả ữ ắ g: Vào Tools ->.
- Cách đ nh d ng trang văn b n ị ạ ả ( nh th c hi n b ớ ự ệ ướ c này n u ế không khi in ra không nh mong mu n): Vào File ->

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt