- LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. - LẬP HỒ SƠ.. - Khái niệm về hồ sơ.. - Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.. - Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ.. - Nội dung của lập hồ sơ.. - Mở hồ sơ;. - Kết thúc và biên mục hồ sơ.. - Yêu cầu của lập hồ sơ.. - Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:. - Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ.. - Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình thức của văn bản.. - Ví dụ: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995”. - Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản.. - Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.. - Phương pháp lập hồ sơ.. - Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. - Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ.. - Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác. - Phương pháp lập Danh mục hồ sơ.. - Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ.. - Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.. - Mẫu danh mục hồ sơ:. - DANH MỤC HỒ SƠ CỦA. - Danh mục hồ sơ này có. - hồ sơ bao gồm:. - hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.. - hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài.. - hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.. - hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn. - Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục.. - Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau:. - Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ.. - Phân định hồ sơ.. - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.. - Viết bìa hồ sơ.. - Phân định hồ sơ:. - Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ.. - Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể. - Vận dụng đặc trưng này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.. - Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. - Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân định hồ sơ. - Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả.. - Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có các văn bản sau:. - Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ nêu trên lần lượt được sắp xếp như sau:. - Ví dụ: Trong hồ sơ có các văn bản sau:. - Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau:. - Ví dụ: Trong một hồ sơ có các văn bản của các cơ quan sau:. - Theo cách sắp xếp này, các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau:. - Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ.. - trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi. - Mục lục văn bản trong hồ sơ có cấu tạo như sau. - MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số:. - (1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.. - (2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.. - (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ.. - Hồ sơ số. - Hồ sơ này có. - Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây:. - Mẫu trang đầu của bìa hồ sơ như sau:. - Tên cơ quan là tên đơn vị hình thành phông đã hình thành hồ sơ đó (không phải tên cơ quan chủ quản). - HỒ SƠ. - Hồ sơ số:. - Tiêu đề hồ sơ.. - Thuật ngữ viết tiêu đề hồ sơ.. - dụng các thuật ngãu sau để viết Tiêu đề hồ sơ:. - Ví dụ: Hồ sơ Công trình. - Hồ sơ Vụ án. - Hồ sơ của ông (bà. - Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ.. - Vì vậy khi viết Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu sau:. - Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn để lập hồ sơ đó. - Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ.. - Tiêu đề hồ sơ thường gồm các yếu tố thông tin sau đây:. - Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ trên có thể viết như sau:. - Chẳng hạn, tiêu đề hồ sơ trên có thể viết:. - Còn trong hồ sơ có tiêu đề:. - Trường hợp hồ sơ gồm các văn bản cùng loại (Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản. - hiện tượng mà các văn bản trong hồ sơ đề cập đến.. - Trong tiêu đề, địa danh cần viết theo đúng tên được nêu trong các văn bản của hồ sơ. - Bởi vậy, loại thời gian này cần được thể hiện lên tiêu đề hồ sơ.. - Trường hợp hồ sơ chỉ có một văn bản và là văn bản quan trọng.. - Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu là thời gian.. - Thứ tự của các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ.. - Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác xuất bản năm 1995.. - Trường hợp hồ sơ gồm các công văn trao đổi thì sau tên loại văn bản (tức công văn trao đổi) là cơ quan giao dịch - nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có).. - Khi trong hồ sơ có những văn bản có giá trị nhưng không trọn vẹn thì. - Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ.. - Thời hạn bảo quản của hồ sơ có 03 loại: Vĩnh viễn. - Lập hồ sơ nguyên tắc.. - Tác dụng của hồ sơ nguyên tắc.. - Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc.. - lĩnh vực công tác để lập thành hồ sơ. - Hồ sơ nguyên tắc không cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan.. - GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN. - Mẫu mục lục hồ sơ như sau:. - hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn.. - hồ sơ bảo quản lâu dài.. - hồ sơ bảo quản tạm thời.. - hồ sơ Tiêu đề hồ sơ
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt