- Ví dụ, các ứng viên muốn được tuyển vào làm công chức hành chính của nhà nước, ngạch nhân viên văn phòng cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn cá nhân sau:. - Để được tuyển, ứng viên phải đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn của tổ chức, doanh nghiệp và tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở. - Ví dụ, nhiều phòng ban muốn các nhân viên phải cởi mở, chan hòa, thân thiện, biết quan tâm, giúp đỡ người khác...Những tiêu chuẩn này thường được hiểu ngầm, không viết thành văn bản và thường chỉ thể hiện rõ thông qua nội dung, cách thức đánh giá ứng viên trong phỏng vấn tuyển chọn.. - Các ứng viên đáp ứng các tiêu chuẩn cá nhân và tiêu chuẩn của doanh nghiệp sẽ được giới thiệu với các vị lãnh đạo phụ trách bộ phận ứng viên xin việc. - Phỏng vấn sơ bộ nên được tiến hành trước khi quyết định nhận hồ sơ của ứng viên. - Chúng ta không nên phát hồ sơ trước mà chỉ những ứng viên nào đạt yêu cầu ở vòng sơ bộ này mới được phát hồ sơ để điền các thông tin cần thiết vào, các hồ sơ này mới được xem là hợp lệ và sau đó được công ty nhận lại để nghiên cứu.. - Mục đích của phỏng vấn sơ bộ là tạo cơ hội cho các ứng viên tiếp xúc với những người đại diện của công ty qua đó mà tìm hiểu các thông tin cần thiết giúp cho họ có được quyết định chính xác trong việc có nên nạp đơn thi tuyển vào công ty hay không. - Mặt khác phỏng vấn sơ bộ cũng giúp cho công ty có điều kiện sơ bộ đánh giá về ứng viên như hình dáng bên ngoài, khả năng giao tiếp, tuổi tác, giới tính. - nhờ đó mà có thể loại bớt một số ứng viên không đủ tiêu chuẩn ngay từ đầu mà không cần phải qua xét hồ sơ hay thi tuyển. - Phỏng vấn sơ bộ chỉ nên kéo dài 5-10 phút cho mỗi lượt ứng viên. - Mục đích của việc nghiên cứu hồ sơ là để đánh giá một cách tổng quát những tiêu chuẩn mà ứng viên đạt được so với yêu cầu về các tiêu chuẩn như: tuổi tác, giới tính, điều kiện nhà ở. - Để đạt được các yêu cầu này, mỗi ứng viên phải nộp cho cơ quan tuyển dụng một bộ hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ theo mẫu thống nhất của nhà nước hoặc theo mẫu của riêng doanh nghiệp đã được phát cho các ứng viên trúng tuyển ở giai đoạn trước, hồ sơ này thường bao gồm:. - Sau khi nghiên cứu hồ sơ, các chuyên gia nhân sự cần ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao gồm:. - Căn cứ vào các thông tin trên, người tuyển chọn có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, nhờ đó mà có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.. - Trắc nghiệm khách quan các ứng viên. - Trắc nghiệm được áp dụng trong tuyển chọn nhân viên lần đầu tiên ở Mỹ vào năm 1918.. - Mục đích của trắc nghiệm. - Phương pháp trắc nghiệm trong tuyển chọn giúp đạt được các mục đích sau:. - Giúp tiên đoán được các ứng viên có thể thành công trong việc làm tới mức độ nào.. - Tạo cơ hội để khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên, mà đôi lức ứng viên cũng không hay biết.. - Giúp cho người tuyển dụng tìm hiểu được các sắc thái đặc biệt về cá tính, cũng như phát hiện được những năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.. - Giúp tìm ra những ứng viên có đặc điểm giống nhau, hoặc ít ra không dị biệt quá để xếp họ làm việc chung cùng một lĩnh vực. - Những ích lợi của trắc nghiệm. - Tuy nhiên nếu xét một cách tổng quát thì việc sử dụng trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân viên có khả năng mang lại những ích lợi như sau:. - Các hạn chế của trắc nghiệm. - Không cho biết vì sao ứng viên đã đạt được một số điểm nào đó.. - Rất khó đánh giá khi câu trả lời của ứng viên chưa đủ thông tin hoặc chưa rõ ràng, chính xác.. - Quá trình xây dựng bài trắc nghiệm. - Các hình thức trắc nghiệm khác nhau thường có giá trị và mức độ tin cậy khác nhau trong việc dự đoán tính cách, năng lực của ứng viên. - Những bài trắc nghiệm về trí thông minh của ứng viên, về khả năng thực hành của ứng viên như: soạn thảo văn bản trên máy vi tính, thực hành may trên vải...sẽ thường có độ chính xác cao hơn so với những bài trắc nghiệm đánh giá tính cách của ứng viên thông qua chữ ký, hoặc phát biểu cảm tưởng sau khi xem một bức hình. - bài trắc nghiệm có giá trị, đáng tin cậy, đánh giá đúng vấn đề cần tìm hiểu ở ứng viên và đánh giá chính xác về ứng viên, quá trình xây dựng các bài trắc nghiệm cần theo nội dung, trình tự sau:. - Căn cứ vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để dự đoán những đặc điểm cá nhân và những kỹ năng nghề nghiệp ứng viên cần có để thực hiện công việc tốt nhất. - Bước 2: Lựa chọn bài trắc nghiệm. - Thông thường, các bài trắc nghiệm không thực hiện theo kiểu riêng lẻ, mà được phối hợp lại thành một bài tổng hợp nhắm đánh giá ứng viên về nhiều mặt theo yêu cầu của công việc.. - Bước 3: Tổ chức thực hiện thử bài trắc nghiệm. - Trong thực tiễn có thể áp dụng hai cách tổ chức thực hiện thử bài trắc nghiệm:. - Hình thức này dễ thực hiện nhưng kết quả có thể không chính xác do các nhân viên đang làm việc có thể không đặc trưng cho các ứng viên mới vì họ đã được tuyển, đào tạo và làm việc một thời gian trong doanh nghiệp, đã thích ứng với các điều kiện làm việc và đã được chọn lọc, đánh giá theo cách chọn lọc của doanh nghiệp.. - Áp dụng đối với các ứng viên trước khi tuyển chọn chính thức. - Sau khi đạt được kết quả tốt trong các bài trắc nghiệm, ứng viên sẽ làm việc thử một thời gian trong doanh nghiệp. - Các loại trắc nghiệm thường dùng. - Trắc nghiệm kiến thức tổng quát Trắc nghiệm này được sử dụng nhằm kiểm tra. - một cách tổng quát nhất mức độ và tầm hiểu biết của một ứng viên về tất cả các lĩnh vực kiến thức. - Vì vậy trắc nghiệm này chỉ nên sử dụng trong việc đánh giá để tuyển chọn các ứng viên vào làm việc ở cương vị các cấp quản trị.. - Câu hỏi trực tiếp: Loại câu hỏi này buộc ứng viên phải trả lời rất ngắn gọn, trực tiếp mà không cần sự lý giải gì thêm.. - Đây là loại câu hỏi buộc ứng viên phải trả lời mà không thể từ chối, tuy nhiên câu trả lời có thể rất dài.. - Đây là loại câu hỏi đã được đưa ra đồng thời người chuẩn bị câu hỏi xây dựng luôn một loạt các câu trả lời, trong đó có cả những lời giải đúng và sai để ứng viên tự suy nghĩ và lựa chọn lời giải thích hợp.. - Câu hỏi trả lời nhanh đúng sai: Cũng thuộc loại câu hỏi lựa chọn lời giải sẵn nhưng ở đây chi có một lời giải và ứng viên phải xác định quan điểm của mình là đồng ý hay không đồng ý đối với những lập luận trong câu hỏi đã ra.. - Ngoài các dạng câu hỏi trên, các chuyên gia trắc nghiệm còn có thể sáng tạo các hình thức hỏi khác để tìm hiểu kiến thức tổng quát của ứng viên. - Trắc nghiệm tâm lý. - Trắc nghiệm này giúp chúng ta hiểu được động cơ và thái độ ứng xử của ứng viên: biết được ứng viên là người thật thà hay dối trá, người mạnh bạo hay người yếu đuối, người cứng rắn hay mềm mỏng nhu hòa...thông qua việc theo dõi phản ứng của ứng viên trước tác động của những tình huống, biến cố giả định đã được chuẩn bị từ trước.. - Thường thì trắc nghiệm này được áp dụng cho tất cả mọi ứng viên. - Tại Nhật, ứng viên bao giờ cũng qua kỳ thi trắc nghiệm xem có tinh thần tập thể không. - Các câu hỏi sử dụng trong trắc nghiệm tâm lý phải dược xây dựng theo kiểu những tình huống giả định cụ thể, gắn với đời thường để ứng viên tự bộc lộ phản ứng của mình trước các tình huống đó.. - Các câu hỏi phải rõ ràng không được hàm chứa ẩn ý, ý khó hiểu để ứng viên có thể hiểu và trả lời được ngay, tốt nhất là sử dụng câu hỏi có lời giải đáp chi giải thích ngắn gọn.. - Các câu hỏi nên được lặp lại ở những chỗ khác nhau trong suốt bài trắc nghiệm để làm phân tán tư tưởng của ứng viên. - Trắc nghiệm trí thông minh. - Trắc nghiệm này chỉ nên áp dụng đối với việc tuyển nhân viên nghiên cứu và nhân viên quản trị. - Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng chuyên môn. - Các loại trắc nghiệm năng khiếu thường sử dụng:. - Trắc nghiệm phản xạ tình huống: Để đánh giá khả năng phản xạ, đối phó, ứng xử...của ứng viên trước các biến cố đột ngột nguy hiểm.. - Trắc nghiệm đo thời gian phản ứng: Để đo thời gian cần thiết mà một ứng viên cần để phản xạ lại sự tác động của các biến cố bất ngờ xảy ra đối với họ.. - Trắc nghiệm về sự chú ý bị phân tán: Tìm mọi cách gây tác động nhiễu làm phân tán sự chú ý của ứng viên khi đang cung cấp cho ứng viên một thông tin nào đó, sau đó kiển tra lại mức độ tiếp nhận thông tin của ứng viên trong điều kiện bị phân tán như vậy.. - Trắc nghiệm của Anstey: Dùng 9 ô trong đó có điền trước một vài con số và yêu cầu các ứng viên phải điền số vào các ô còn lại của bảng ô chữ đã xây dựng sẵn. - Mục đích là để kiểm tra óc suy luận, khả năng viết lách, khả năng sử dụng từ ngữ, văn chương của các ứng viên…. - Trắc nghiệm thông qua hình vẽ:. - Căn cứ vào những thông tin cung cấp rồi ứng viên vẽ ra một khuôn mặt, một dáng hình, hoặc một con vật.... - Trắc nghiệm qua máy móc: Sử dụng máy ghi âm hoặc video để kể một phần của câu chuyện, bộ phim sau đó yêu cầu ứng viên phán đoán những tình tiết sẽ xảy ra tiếp theo.. - Trắc nghiệm ráp hình: Cắt rời một hình thể nào đó bằng bìa cứng ra thành nhiều mảnh rồi yêu cầu ứng viên ráp lại hình đó trong thời gian ngắn nhất.. - Trắc nghiệm khả năng chuyên môn. - Trắc nghiệm khả năng chuyên môn nhằm đánh giá kinh nghiệm, khả năng thực hành của ứng viên. - Loại trắc nghiệm này có độ tin cậy và chính xác cao. - Mẫu công việc được rút ra từ những phần công việc thực tế ứng viên sẽ thường phải thực hiện, ví dụ trắc nghiệm về khả năng soạn thảo văn bản, tài liệu đối với công việc của thư ký văn phòng. - Ứng viên khó có thể giả mạo về kinh nghiệm, kỹ năng thực hành và khả năng giải quyết vấn đề trong loại trắc nghiệm này.. - MỤC ĐÍCH VÀ ỨNG DỤNG CỦA CÁC HÌNH THỨC TRẮC NGHIỆM. - Hình thức trắc nghiệm Mục đích đánh giá Ưïng dụng trong tuyển. - loại ứng viên nào. - chính thức đều được sử dụng để chọn lựa một ứng viên thích hợp, dù ứng viên này sẽ đảm nhiệm hoặc một công việc nào từ cấp thấp nhất trong xí nghiệp cho đến cấp chi huy. - Chỉ hướng dẫn ứng viên hoàn thành chính xác các dữ kiện trong hồ sơ xin việc của đương sự.. - Cung cấp cho ứng viên một số thông tin cần thiết liên quan đến công ty và công việc sau này mà ứng viên sẽ làm, cung cấp bản câu hỏi tổng quát.... - Nhằm phối hợp, kiểm tra lại các dữ kiện mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt quá trình tuyển chọn. - Để ứng viên và cấp chi huy tương lai có dịp gặp nhau.. - Xem ứng viên có thật sự đủ khả năng, kiến thức, trình độ đảm nhận được yêu cầu của công việc hay không.. - Để đánh giá hình thức bề ngoài của ứng viên: đi lại, nói năng, dáng hình, ăn mặc, thái độ, tác phong... - của ứng viên.. - Thứ nhất: Phải nghiên cứu và chú giải vào hồ sơ của ứng viên bao gồm đơn xin việc, bản trả lời câu hỏi tổng quát, học bạ. - Thứ hai: cần phải chuẩn bị sẵn những tài liệu cần thiết phục vụ cho phỏng vấn như các mẫu khai, phiếu điểm, bảng dự kiến các câu hỏi, danh sách và kế hoạch phỏng vấn ứng viên, dữ kiện có liên quan đến những thông tin về công ty cần cung cấp cho ứng viên và các điều kiện vật chất khác.. - Thứ ba: Phải có trách nhiệm thông báo chính thức ngày, giờ, địa điểm và các tài liệu, giấy tờ mà các ứng viên cần phải chuẩn bị trước cho các ứng viên dự tuyển vòng này.. - Một cuộc phỏng vấn chính thức cần thỏa mãn yêu cầu là mang tính chất hai chiều: Người phỏng vấn tìm hiểu, nhận xét về ứng viên và ngược lại ứng viên đến là để thăm dò cũng như tìm hiểu về công ty và những điều kiện làm việc của công ty.. - Đôi khi, vì phỏng vấn viên là người có kinh nghiệm hay kiến thức tổng quát kém hơn ứng viên, do đó những câu hỏi kém của phỏng vấïn viên vô tình tạo cho ứng viên nhiều khó chịu.. - Điều này sẽ đào sâu hố ngăn cách giữa hai người, làm cho ứng viên có ý niệm xấu về công ty và đôi khi ứng viên không còn giữ ý muốn vào công ty nữa.. - Ngược lại, nếu phỏng vân viên là một người tài năng có trình độ hiểu biết quá cao và thường đặt ra những câu hỏi khó khăn để xem phản ứng của ứng viên ra sao. - Điều này phỏng vấn viên đã vô tình làm cho ứng viên lúng túng, sợ sệt, và từ khởi điểm này phỏng vấn viên đã tạo cho ứng viên một mặc cảm tự ti.. - Do đó buổi phỏng vấn phải rất thoải mái, cả phỏng vấn viên và ứng viên không nên làm việc trong một tâm trạng căng thẳng, vì vậy cần phải:. - Phỏng vấn viên khuyến khích và tạo điều kiện cho ứng viên đặt câu hỏi ngược lại vì đa số ứng viên đều thụ động, thích trả lời hơn là hỏi.. - Phỏng vấn viên không nên tiếp đón ứng viên trong phỏng làm việc của ông ta vì như vậy ứng viên sẽ có cảm giác e dè, sợ sệt...vì khung cảnh phỏng làm việc của phỏng vấn viên có thể chứng minh phần nào uy quyền của ông ta.. - Trong khi phỏng vấn, phỏng vấn viên không nên ghi chú nhiều vì như vậy vô tình làm cho ứng viên đâm ra lo sợ và rối trí.. - Hơn nữa, để giúp cho không khí được cởi mở thân mật, phỏng vấn viên có thể mời ứng viên cùng giải khát.... - Nghiên cứu kỹ lĩnh vực muốn tìm hiểu ở ứng viên.. - Tìm cách giúp đỡ ứng viên diễn đạt điều họ muốn nói.. - Nên tìm cách hướng các câu hỏi sau cho ứng viên không thể từ chối hoặc cố tình tìm cách né trành câu trả lời.