Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực

- Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực.
- Trên cơ sở phân tích môi trường bên ngoài và bên trong mà hình thành chiến lược của công ty trước khi tiến hành hoạch định nguồn nhân lực.
- Một điều đáng lưu ý và hiển nhiên là các nhà quản trị nguồn nhân lực cũng tham gia vào tiến trình đó.
- Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược chung của tổ chức..
- Theo kết quả của cuộc khảo sát gần đây tại Mỹ về các tổ chức hàng đầu thì phương pháp tốt nhất để cải thiện chất lượng và hiệu suất chung của toàn tổ chức có liên quan trực tiếp đến kết quả hoạch định nguồn nhân lực.
- Vì vậy, chất lượng nguồn nhân lực là chìa khóa để cải thiện chất lượng và hiệu suất..
- Sau khi kế hoạch chiến lược của tổ chức được trình bày rõ ràng thì hoạch định nguồn nhân lực một cách chi tiết hơn có thể được bắt đầu.
- Dựa theo kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân lực cho bộ phận mình, và nhà quản trị TNNL sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn công ty.
- Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu.
- Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực.
- Nhu cầu về nhân sự trong tương lai của tổ chức là trung tâm của hoạch định nguồn nhân lực..
- Hầu hết các công ty đều xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai (ít nhất là một sự ước lượng) ngay cả khi họ không ước đoán được nguồn cung cấp..
- Nguồn gốc của nhu cầu.
- Có rất nhiều nguyên nhân làm xuất hiện nhu cầu về nhân sự của tổ chức.
- Ta có thể hình dung nguồn gốc của nhu cầu qua sơ đồ sau:.
- Các thách thức bên ngoài: Phân tích môi trường là cơ sở cho việc xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nói chung và của hoạch định nguồn nhân lực nói riêng.
- Thật là khó khăn cho các chuyên gia nhân sự để xác định sự phát triển của doanh nghiệp và dự đoán nhu cầu nhân sự trong nhắn hạn và thỉnh thoảng ước đoán trong dài hạn.
- Một sự thay đổi của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp và từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự của công ty.
- Công nghệ làm phức tạp công tác hoạch định nguồn nhân lực vì nó có khuynh hướng làm giảm thiếu số nhân công trong một phòng ban (như phòng kế toán chẳng hạn) trong khi lại gia tăng trong một phòng khác (như phòng máy tính).
- Sự phát triển việc sử dụng máy vi tính và ứng dụng nó trong kinh doanh đặc biệt là mạng máy tính cục bộ và rộng hơn nữa là mạng Internet đã cho phép nhiều công ty tổ chức sắp xếp lại và tinh giản, điều này tạo ra sự phức tạp trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực.
- Sự cạnh tranh là nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến nhu cầu về nguồn nhân lực.
- Các quyết định thuộc về tổ chức: những quyết định tổ chức chính ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự.
- Về phương diện nguồn nhân lực, các mục tiêu và chiến lược sẽ chú trọng đến toàn bộ quá trình: thu hút- đào tạo và phát triển- duy trì nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ người, với những phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các công việc..
- Một dự án mới cũng làm thay đổi nhu cầu về nguồn nhân lực.
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực.
- Mặc khác căn cứ vào dự báo và phân tích công việc mà nhà hoạch định tiến hành dự báo, xác định nhu cầu nhân lực.
- Dự báo nhu cầu là phỏng đoán và tính toán số lượng và loại công nhân mà công ty cần trong tương lai.
- Nhu cầu nhân lực được dự báo sau khi nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ đã được dự báo.
- Nhu cầu nhân lực là số lượng người cùng với những kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành mục tiêu đặt ra.
- Vấn đề dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp thường được áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và được thực hiện trên cơ sở các dự báo về:.
- Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên..
- Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên..
- Trong thực tế các tổ chức thường áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu nhân viên sau:.
- Nghiên cứu nhu cầu nhân viên trong các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên trong giai đoạn sắp tới.
- Dự báo nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lượng về quy mô sản xuất kinh doanh như khối lượng sản phẩm, hàng hóa, doanh số bán hàng...và số lượng nhân viên cần thiết tương ứng.
- Nếu có sự tương quan, nhà quản trị có thể dụ báo mức độ kinh doanh của mình, đồng thời có thể dự báo nhu cầu nhân sự.
- Phương pháp này ít chính xác do không tính đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lượng nhân viên cũng như những thay đổi về quy trình công nghệ, tổ chức kỹ thuật của doanh nghiệp..
- Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn và giữ vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân viên.
- Các chuyên gia dự báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở phân tích ảnh hưởng của yếu tố môi trường và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của sản phẩm dịch vụ..
- Kể từ khi các quyết định thuê mướn nhân công được thực hiện bởi các nhà quản trị, nhà hoạch định nguồn nhân lực lựa chọn phương pháp để đự báo nhu cầu nhân sự.
- Trong các tổ chức nhỏ, giám đốc sản xuất hoặc nhà quản trị nhân sự sẽ thực hiện việc ước đoán nhu cầu nhân sự.
- Trong các tổ chức lớn, phương pháp đơn giản nhất là khảo sát các nhà quản trị, những chuyên gia quyết định về nhu cầu nhân sự trong tương lai của phòng ban họ..
- Sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nhân viên..
- Cách tiếp cận phức tạp nhất trong dự báo nhu cầu nhân lực liên quan đến máy tính.
- máy vi tính, doanh nghiệp có thể dự báo được nhu cầu nhân viên tương ứng cần thiết cho tương lai..
- Có bốn giai đoạn phức tạp trong dự báo nhu cầu nguồn nhân lực.
- Kỹ thuật phức tạp trên được khám phá ra trong các tổ chức lớn có nhiều kinh nghiệm trong hoạch định nguồn nhân lực.
- Những tổ chức nhỏ hoặc mới bắt đầu dự báo nguồn nhân lực thường bắt đầu với giai đoạn 1 và tiếp tục các giai đoạn khác về sau..
- Sau khi tiến hành dự báo nhà quản trị nguồn nhân lực đưa ra số lượng cụ thể về nhu cầu nhân lực trong tương lai và trong từng giai đoạn cụ thể..
- thảo luận về mục tiêu, kế hoạch và cả số lượng cũng như loại nhân lực cần thiết trong ngắn hạn - Các dự báo không chính quy và phần nào mang tính chủ quan.
- Tiến trình ngân sách và kế hoạch hàng năm bao gồm nhu cầu nguồn nhân lực..
- Số lượng và chất lượng cụ thể về kỹ năng và năng lực của nguồn nhân lực cần thiết đến chừng mực có thể được.
- dữ kiện về kinh tế, nhân lực và xã hội)..
- Dự báo khả năng sẵn có về nguồn nhân lực.
- Dự báo nhu cầu TNNL cung cấp cho cấp quản trị các phương tiện ước tính phải cần bao nhiêu công nhân viên và loại công nhân nào.
- Muốn như vậy nhà quản trị nguồn nhân sự phải tiến hành phân tích hiện trạng nhân lực tại công ty..
- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp.
- Nhưng làm cách nào để biết khả năng của nhân viên? Đối với xí nghiệp nhỏ, cấp quản trị hầu như biết rất rõ tất cả công nhân viên.
- Tuy nhiên, nếu là một công ty lớn hoặc khi xí nghiệp phát triển lên, cấp quản trị cần phải quản trị hồ sơ một cách khoa học, bởi vì muốn biết rõ một nhân viên không phải là vấn đề đơn giản.
- Sau đây là một số phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên..
- Với hệ thống này, nhà quản trị sử dụng để hiểu rõ khả năng của nhân viên.
- Loại thứ nhất được gọi là hồ sơ nguồn nhân lực và hồ sơ phát triển nguồn nhân lực..
- Loại hồ sơ thứ hai mà một số nhà quản trị sử dụng để biết rõ các ứng viên trong nội bộ xí nghiệp đối với các vị trí quan trọng nhất, đó là sơ đồ sắp xếp lại nhân lực (hay còn gọi là biểu đồ thuyên chuyển nhân viên sẽ được trình bày ở chương sau).
- Sơ đồ sắp xếp lại nhân lực sẽ cho ta thấy rõ khả năng hoàn thành công tác hiện nay và khả năng thăng tiến đối với những người sẽ thay thế một số vị trí quan trọng nào đó trong công ty..
- Đối với các công ty lớn, duy trì và xử lý bằng tay hồ sơ tóm tắt lý lịch chuyên môn của hàng trăm hoặc hàng ngàn công nhân viên rất khó khăn và khó đạt kết quả.
- Tóm lại, nhở các loại hồ sơ và hệ thống lưu trữ hồ sơ nêu trên, nhà quản trị dễ dàng dự báo về tài nguyên nhân lực của công ty mình..
- Sau khi các chuyên gia phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng về nhân lực của công ty nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận TNNL sẽ đề xuất một số chính sách, thủ tục và các kế hoạch cụ thể.
- Trong trường hợp dư thừa nhân viên công ty có.
- Trên cơ sở so sánh dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong các kế hoạch dài hạn và nguồn nhân lực sẵn có, doanh nghiệp sẽ đưa ra một số chính sách và chương trình, kế hoạch nguồn nhân lực nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh, thích nghi với các yêu cầu mới.
- Khi đó, doanh nghiệp sẽ quyết định áp dụng một hoặc kết hợp một số biện pháp như: sử dụng chính sách trả lương cao để thu hút lao động giỏi có sẵn trên thị trường, tiến hành đào tạo lại một số nhân viên của doanh nghiệp.
- Nên lưu ý là các dự báo nguồn nhân lực không phải là những con số cố định, chúng cần được xem xét lại theo các điều kiện, bối cảnh cụ thể của doanh nghiệp..
- Hoạch định nguồn nhân lực sẽ cho biết doanh nghiệp sẽ thừa hay thiếu các nhân viên cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của mình.
- Tuy nhiên, để đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lượng lao động với các phẩm chất kỹ năng cần thiết và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực đó, doanh nghiệp phải chú trọng không chi các công việc thuộc về tuyển dụng, tinh giản biên chế, mà còn phải thực hiện phối hợp các chính sách, kế hoạch chương trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác như: đào tạo và phát triển, trả công, động viên, kích thích tại nơi làm việc.....
- Thiếu nhân viên.
- Trong trường hợp thiếu nhân viên, nghĩa là thiếu các nhân viên đúng theo khả năng, nhà quản trị cần phải thực hiện chương trình thuyên chuyển nhân viên nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ, hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả năng và nhu cầu công ty.
- Trong trường hợp thiếu hẳn nhân viên, nhà quản trị phải thực hiện cả một chương trình tuyển mộ tuyển chọn nhân viên từ nguồn bên ngoài.
- Thuyên chuyển: Nhờ các loại hồ sơ lưu trữ mà nhà quản trị dễ dàng trong việc thuyên chuyển nhân viên.
- sản xuất và thuyên chuyển nhân viên.
- Còn thuyên chuyển nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu của nhân viên..
- Tuyển một tuyển chọn: Sau khi sắp xếp lại mà công ty vẫn thấy nguồn TNNL không đủ theo nhu cầu, công ty sẽ tiến hành chương trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên..
- Thừa nhân viên.
- Nghỉ tạm thời xảy ra khi khối lượng công việc giảm xuống, không đảm bảo có đủ việc cho mọi nhân viên.
- ngay khi khối lượng công việc trở lại bình thường, nhân viên sẽ được gọi lại làm việc.
- Nghỉ không ăn lương: Đây là một trong số những biện pháp làm giảm chi phí lao động, thường áp dụng đối với những nhân viên không có khó khăn về tài chính và cần có thời gian để giải quyết các vấn đề cá nhân.
- Ngoài ra, những nhân viên có các kỹ năng hoặc thực hiện những công việc không có triển vọng tốt ở doanh nghiệp trong tương lai có thể nghỉ để đi học văn hóa, ngoại ngữ, học thêm một nghề mới, đi tìm việc khác hoặc tự kinh doanh..
- Giảm bớt giờ làm hoặc làm chung việc: Để tránh cho nhân viên khỏi bị nghỉ việc khi khối lượng công việc giảm xuống, lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp có thể thỏa thuận để giảm bớt giờ làm việc hoặc hai nhân viên thay nhau cùng làm chung một công việc.
- Hình thức này có tác dụng giúp nhân viên tin tưởng hơn vào doanh nghiệp và củng cố lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp..
- Nghỉ hưu sớm: Thường áp dụng đối với những nhân viên còn hai, ba năm nữa sẽ đến tuổi nghỉ hưu, đặc biệt là đối với đội ngũ quản trị gia cấp cao.
- Có hai cách thực hiện: (a) doanh nghiệp có thể đề nghị nhân viên nhận lương hưu thấp hơn mức bình thường cho đến khi nhân viên hoặc thâm niên phục vụ để nghỉ hưu.
- (b) doanh nghiệp cũng có thể mua số năm phục vụ còn lại của nhân viên cho đến khi nhân viên đạt tuổi về hưu bằng cách trả cho những nhân viên nghỉ hưu sớm số tiền tương ứng với số lương hưu của họ..
- Không bổ sung nhân viên cho các chức vụ trống: Khi có nhân viên rời bỏ vị trí công việc vì bất cứ lý do gì như nghỉ hưu, bỏ việc, thuyên chuyển công tác...doanh nghiệp sẽ không bổ sung nhân viên mới cho vị trí công việc đó nữa.
- Tuy nhiên dù áp dụng bất cứ hình thức giảm biên chế nào kể trên, doanh nghiệp cũng nên có chương trình trợ cấp, hướng dẫn cho những nhân viên này mau chóng thích nghi với điều kiện mới bằng cách: đào tạo hướng dẫn cho nhân viên một nghề đơn giản đang có nhu cầu trong xã hội.
- cố vấn, hướng dẫn cho nhân viên cách đi xin việc làm.
- Theo quy định, các doanh nghiệp trong khu vực quốc doanh phải thành lập quỹ việc làm để đào tạo, bồi dưỡng nghề, hỗ trợ cho nhân viên đi tìm việc làm mới.
- Điều này không những có tác dụng tốt đối với những nhân viên trong diện giảm biên chế mà còn có tác dụng tích cực đối với những nhân viên khác trong doanh nghiệp, kích.
- thích nhân viên nâng cao ý thức trung thành, làm việc tận tâm và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp..
- Các đánh giá bằng định lượng thường có tính khách quan hơn và giúp cho doanh nghiệp thấy được các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện một cách rõ ràng hơn trong các lĩnh vực sau: số lượng và chất lượng nhân viên.
- tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới tuyển.
- chi phí tuyển dụng đối với nhân viên.
- sự hài lòng của nhân viên đối với công việc